Kick-off – это стартовое собрание проекта, которое проводится для того, чтобы все участники проекта могли ознакомиться с его целями, задачами и планом реализации. Это важный этап в управлении проектом, так как он задает тон дальнейшей работы и позволяет команде выработать общее понимание и согласованность действий.
В ходе kick-off встречи обсуждаются основные моменты проекта, распределяются роли и обязанности, устанавливаются ключевые этапы и сроки выполнения. Это стратегически важное мероприятие. Оно помогает создать крепкий фундамент для успешной реализации проекта.
Зачем нужен Kick-off
Kick-off необходим для достижения нескольких важных целей и решения ряда задач, которые в дальнейшем будут способствовать успешной реализации проекта.
Цели и задачи Kick-off
Общая картина проекта
- Ознакомление команды с общими целями и задачами проекта.
- Представление ключевых этапов и сроков выполнения.
- Предоставление полной информации о проекте и его значимости.
- Обсуждение методологии ведения проекта и используемых инструментов
Согласование ожиданий
- Определение общих ожиданий по результатам и качеству работы..
- Выработка единого понимания и подхода к выполнению задач.
- Идентификация потенциальных рисков и проблем.
- Установление контрольных точек и критериев успеха.
Командное единство
- Сплочение команды и установление эффективной коммуникации.
- Определение ролей и ответственности каждого участника.
Проблемы, которые решает Kick-off
Непонимание целей и значимости проекта
- Позволяет избежать недопонимания и разногласий в команде.
- Обеспечивает ясность в ожиданиях и результатах.
Проблемы коммуникации
- Способствует установлению эффективных каналов коммуникации.
- Устраняет барьеры и способствует открытости в обсуждении проблем.
Риски и неопределенность
- Помогает выявить и обсудить потенциальные риски на ранней стадии.
- Позволяет разработать план действий для их минимизации.
Структура презентации Kick-off
Kick-off проводит руководитель проекта.
Участниками презентации должны быть как минимум участники проекта, а также сотрудники, которых это касается. Многое зависит от культуры компании и проекта.
Продолжительность Kick-off определяется составом участников и размером проекта. Надо стремиться, чтобы это вписывалось в 2 часа.
В моем опыте по Kick-off наименьшее количество участников было 3: Директор департамента и два его руководителя. Заняло это 30 минут. Наибольшее количество участников превысило 85 человек и Kick-off длился весь день, с кофе-брейками и перерывом на обед.
Для проведения Kick-off готовится презентация с такой вот структурой:
- План презентации
- Вступительное слово.
- Методология проекта
- Команда проекта
- Обзор проекта
- Открытые вопросы
- Дальнейшие шаги
План презентации
Это первый проектный артефакт, который показывает насколько точно соблюдается срок. Вторая важная часть - план презентации позволяет структурировать выступление: люди смогут задать вопросы в отведенное время, можно аппелировать к плану, если что то затягивается.
Когда высылается в календарь встреча участникам, этот план также выкладывается.
Вступительное слово
Вступительное слово на kick-off встрече обычно произносит самый главный человек в проекте: собственник компании, генеральный директор или топ-менеджер. Выбор спикера зависит от размера и значимости проекта. Важно заранее попросить выступающего подготовить речь и дать ему тайминг по ней – обычно 10-15 минут хватает. В моей личной практике был пример, когда собственник компании выступал более 1.5 часов, что значительно затянуло мероприятие.
Кроме того, текст вступительного слова часто используется в резюме проекта как предпосылка проекта. Это помогает зафиксировать начальные намерения и ожидания от проекта, а также создать общий контекст для всей команды.
Речь должна быть мотивирующей, задавать настрой и помогать людям осознать значимость проекта. Важно, чтобы выступающий вдохновил команду на продуктивную работу и подчеркнул важность каждого участника в достижении общих целей.
Пример плохого вступительного слова из моей практики:
"Всем привет! Проект направлен на совершенствование процессов стратегического планирования, мерчендайзинга и планирования магазинов на основе передового опыта и оптимизации сотрудничества между отделами мерчендайзинга, планирования и финансов."
Объяснение, почему это плохой пример:
- Отсутствие мотивации:
- Начало фразы "Всем привет!" слишком неформально для важного мероприятия, что может не задать нужного тона. Вступительное слово должно быть более торжественным и мотивирующим.
- Нет попытки вдохновить команду или объяснить значимость проекта для всей компании.
- Сложные формулировки:
- Слишком сложное и перегруженное деталями описание целей проекта. Используются специфические термины, которые могут быть непонятны всем участникам.
- Фраза "проект направлен на совершенствование процессов стратегического планирования, мерчендайзинга и планирования магазинов на основе передового опыта и оптимизации сотрудничества между отделами мерчендайзинга, планирования и финансов" слишком длинная и сложная для восприятия.
- Лишние детали на старте:
- Вступительное слово не должно сразу вдаваться в детали и технические аспекты проекта. Важно сначала представить общую картину, вдохновить команду и только затем перейти к конкретике.
- Отсутствие ясности и конкретики:
- Нет четкого указания на конечные цели и ожидаемые результаты проекта. Понять, к чему конкретно приведет проект, трудно.
- Лишние и общие фразы, которые не дают ясного представления о значимости проекта и вкладе каждого участника.
Как улучшить вступительное слово:
Пример улучшенного вступительного слова:
"Доброе утро, коллеги! Сегодня мы начинаем важный проект, который призван значительно улучшить наши процессы стратегического планирования и мерчендайзинга. Этот проект поможет нам не только повысить эффективность работы, но и укрепить сотрудничество между ключевыми отделами нашей компании. Ваша роль в этом проекте крайне важна, и я уверен, что вместе мы добьемся впечатляющих результатов. Давайте приложим все усилия для достижения наших общих целей и сделаем этот проект успешным!"
Пояснения к улучшенному вступительному слову:
- Мотивация и позитивный настрой:
- Начало с позитивного приветствия устанавливает торжественный и важный тон для встречи.
- Мотивирующие слова о важности проекта и вкладе каждого участника настраивают команду на продуктивную работу.
- Ясность и краткость:
- Четко и просто изложены основные цели проекта, без излишних деталей и сложных формулировок.
- Фраза "Этот проект поможет нам не только повысить эффективность работы, но и укрепить сотрудничество между ключевыми отделами нашей компании" ясна и понятна всем участникам.
- Общая картина:
- Представление общей картины проекта и его значимости для компании.
- Четкое указание на важность вклада каждого участника.
- Конкретика и вдохновение:
- Указание на конкретные результаты, которых ожидается достичь.
- Вдохновляющие слова о командной работе и достижении общих целей.
Методология проекта
Раздел "Методология проекта" в презентации kick-off является критически важным, особенно если в компании или проектной команде нет устоявшейся методологии ведения проектов. Он помогает установить общие правила и подходы к выполнению задач, что значительно повышает эффективность и согласованность работы всей команды.
Зачем нужен раздел "Методология проекта"
- Установление единого подхода:
- Определяет стандарты и процессы, которых будет придерживаться вся команда.
- Устраняет неопределенности и помогает избежать разногласий.
- Повышение эффективности:
- Позволяет оптимизировать процессы за счет использования проверенных практик.
- Снижает риски ошибок и дублирования работы.
- Обеспечение прозрачности:
- Устанавливает четкие правила и этапы работы, что делает процесс более предсказуемым.
- Помогает вовлечь всех участников и заинтересованных сторон в единый рабочий процесс.
Команда проекта
Это раздел презентации помогает всем участникам и заинтересованным сторонам понять, кто отвечает за различные аспекты проекта и к кому обращаться по тем или иным вопросам. Этот раздел обеспечивает прозрачность и способствует лучшей координации работы команды.
Зачем нужен раздел "Команда проекта"
- Установление структуры управления:
- Определяет, кто принимает ключевые решения и отвечает за стратегические вопросы.
- Помогает избежать неопределенности в распределении ролей и ответственности.
- Укрепление доверия и сплоченности команды:
- Представление участников команды помогает создать атмосферу доверия и сотрудничества.
- Способствует лучшему взаимопониманию и взаимодействию между членами команды.
- Обеспечение эффективной коммуникации:
- Четкое определение ролей и обязанностей облегчает процесс коммуникации.
- Помогает участникам проекта знать, к кому обращаться по конкретным вопросам.
Управляющий комитет
Управляющий комитет проекта – это группа ключевых руководителей, ответственных за стратегические решения и общее направление проекта. Он включает в себя:
- Руководитель проекта: Иванов Иван Иванович, Генеральный директор.
- Куратор проекта: Петров Петр Петрович, Директор по операциям.
- Финансовый куратор: Сидоров Сергей Сергеевич, Финансовый директор.
Управляющий комитет проводит регулярные встречи для оценки прогресса проекта, принятия решений по ключевым вопросам и управления рисками.
Проектная команда
Проектная команда – это группа специалистов, непосредственно участвующих в реализации проекта. Они отвечают за выполнение задач и достижение поставленных целей. В команде предусмотрены следующие роли:
- Руководитель проекта: Смирнова Анна Викторовна.
- Бизнес-аналитик: Кузнецов Алексей Михайлович.
- Технический лидер: Николаев Дмитрий Александрович.
- Разработчик: Васильев Максим Сергеевич.
- Тестировщик: Орлова Наталья Владимировна.
- Менеджер по качеству: Захарова Ольга Павловна.
Каждый член команды имеет четко определенные обязанности и зону ответственности, что обеспечивает эффективное выполнение задач и достижение целей проекта.
Представление команды на kick-off встрече помогает установить четкую структуру управления проектом и наладить эффективную коммуникацию между всеми участниками.
Обзор проекта
Эта часть презентации предоставляет команде и заинтересованным сторонам ясное представление о том, что будет достигнуто и как будет организован процесс выполнения. В этом разделе даются две ключевые вещи:
Результат проекта
На одном слайде представляются 3-5 ключевых бизнес-результатов проекта.
Для примера проекта "Автоматизация работы склада" это могут быть:
- Сокращение времени обработки заказов на 30%.
- Увеличение точности инвентаризации до 99.5%.
- Снижение операционных затрат на 20% за счет оптимизации процессов.
План проекта
На одном слайде представляются ключевые вехи проекта на верхнем уровне. Это позволяет всем участникам увидеть общую картину и понять основные этапы выполнения проекта. Хорошей практикой является предоставление информации о загрузке проектной команды на разных этапах проекта – когда и кто на сколько участвует.
На примере ниже показ и план проекта и указание процента загрузки сотрудников на разных этапах проекта.
Пример плана проекта с процентом загрузки в проект по сотрудникам. Цифры - это количество рабочих дней в неделю, которые члены команды потратят на проект.
Для каждой фазы проекта можно расписать ключевые результаты и работы на данной фазе. Это полезно для больших проектов, которые имеют большие сроки.
Если проект меняет кросс функциональное взаимодействие, то имеет смысл привести целевую архитектуру, которая будет в результате проекта и объяснить ключевые изменения.
Этот структурированный подход обеспечивает ясность и понимание для всех участников проекта, помогает установить реалистичные ожидания и способствует более эффективной организации работы команды.
Открытые вопросы
Раздел "Открытые вопросы" важен для обеспечения диалога с участниками kick-off встречи. Он помогает выявить и зафиксировать нерешенные вопросы, которые требуют внимания для успешного продолжения проекта.
Вопросы записываются, определяется ответственный и срок ответа. Если на момент kick-off такие вопросы уже есть, их необходимо озвучить. Пример такого вопроса: "Кто будет бизнес-экспертом в новом для компании процессе 'Управление машинным двором на складе'?"
В конце встречи спросите участников о наличии вопросов и запишите их. На встрече вопросы фиксируются, а не решаются, чтобы обеспечить их дальнейшее рассмотрение и решение.
Дальнейшие шаги
На финальном слайде предоставляется информация о регулярных встречах проекта, таких как статус-отчет и управляющий комитет. Обязательно указываются дата и время проведения этих встреч. После Kick-Off необходимо выслать приглашения в календарь всем участникам проекта.
Регулярные встречи проекта
- Статус-отчет:
- Дата и время: Каждый пятничный день в 10:00
- Участники: Вся проектная команда
- Управляющий комитет:
- Дата и время: Первое понедельник каждого месяца в 14:00
- Участники: Руководитель проекта, кураторы проекта, финансовый куратор
План встреч на следующую неделю
- Подготовка детального плана проекта:
- Дата и время: Понедельник, 26 июля, 11:00
- Место: Конференц-зал "Альфа"
- Участники: Руководитель проекта, бизнес-аналитик, технический лидер
- Обсуждение первого спринта разработки:
- Дата и время: Среда, 28 июля, 15:00
- Место: Онлайн через Zoom
- Участники: Разработчики, тестировщики, технический лидер
- Пилотное тестирование:
- Дата и время: Пятница, 30 июля, 13:00
- Место: Складской офис
- Участники: Тестировщики, бизнес-аналитик, представители ключевых заинтересованных сторон
Этот план действий помогает всей команде иметь четкое представление о ближайших шагах и участниках, обеспечивая эффективное выполнение проекта и своевременное достижение целей.
Как провести отличный Kick-off
Обеспечить участие собственника компании или генерального директора
Участие собственника компании или генерального директора на kick-off встрече обозначает значимость проекта. Это демонстрирует всей команде, что руководство поддерживает проект и придает ему большое значение. Такое участие помогает установить приоритеты и мотивацию, а также способствует укреплению доверия к проекту среди сотрудников.
Тренировка проведения
Тренируйтесь один перед зеркалом. Вы должны рассказывать четко, без запинок и без бумажки. Это позволит получить уверенность и соблюдать тайминг. Личный пример: я тренировался перед зеркалом два дня, но все время сбивался и терялся. Затем написал речь и уже по ней все получилось. Такая подготовка помогает уверенно выступить на kick-off встрече и произвести впечатление на команду.
Тестовое выступление
Попросите знакомых или друзей поучаствовать в вашем выступлении и дать вам обратную связь. Тестовое выступление позволяет выявить слабые места в вашей презентации и улучшить её до основного мероприятия. Обратная связь поможет скорректировать ваши слова, жесты и интонацию, сделав выступление более убедительным и профессиональным.
Дополнительные рекомендации
- Используйте визуальные материалы:
- Подготовьте слайды, диаграммы и графики, чтобы лучше донести информацию до участников. Визуальные материалы помогают удерживать внимание и делают презентацию более наглядной.
- Заблаговременная подготовка:
- Подготовьте все необходимые материалы и оборудование заранее. Проверьте технику, чтобы избежать технических сбоев во время выступления.
- Интерактивность и вовлеченность:
- Включите интерактивные элементы в свою презентацию, чтобы вовлечь аудиторию. Это могут быть вопросы к участникам, небольшие обсуждения или голосования.
Заключение
Проведение kick-off встречи является важным этапом любого проекта, так как она задает тон дальнейшей работы и помогает команде достигнуть общих целей. Важно помнить, что успешное проведение kick-off требует тщательной подготовки и учета множества факторов.
- Подготовка к встрече:
- Тщательно продумайте структуру презентации и включите в нее все необходимые элементы, такие как план презентации, вступительное слово, методология проекта, представление команды, обзор проекта, открытые вопросы и дальнейшие шаги.
- Заблаговременно разошлите участникам план встречи и другие материалы, чтобы они могли подготовиться и задать вопросы.
- Проведение kick-off:
- Обеспечьте участие ключевых лиц, таких как собственник компании или генеральный директор, чтобы подчеркнуть значимость проекта.
- Подготовьте мотивирующее вступительное слово, которое задаст позитивный настрой и вдохновит команду.
- Представьте четкий и подробный план проекта, обозначив ключевые этапы и сроки выполнения.
- Коммуникация и взаимодействие:
- Установите эффективные каналы коммуникации и определите роли и обязанности каждого участника.
- Способствуйте открытому обсуждению проблем и рисков, чтобы вовремя выявить и устранить возможные препятствия.
- Поощряйте взаимодействие и сплоченность команды, что поможет достичь более высокого уровня продуктивности и качества работы.
- Последующие шаги:
- Запланируйте регулярные встречи для отслеживания прогресса и обсуждения текущих вопросов.
- Убедитесь, что все участники понимают свои задачи и сроки выполнения.
- Постоянно поддерживайте мотивацию команды, напоминая о значимости проекта и вкладе каждого участника.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете провести успешную kick-off встречу, которая станет прочным фундаментом для реализации проекта. Удачи в достижении ваших целей!