По мере развития и расширения бизнеса большинство организаций приходят к пониманию необходимости описания и оптимизации бизнес-процессов, а затем эффективной автоматизации их исполнения и контроля. Возможно 5 разных вариантов.
1. Внедрить только систему моделирования и оптимизации бизнес-процессов. Если говорить точнее, то подразумевается программный продукт бизнес-моделирования (далее – ППБМ), второе название – система моделирования корпоративной архитектуры (Enterprise Architecture). ППБМ предназначен для разработки и оптимизации комплексной цифровой модели организации (корпоративной архитектуры), а не только процессов. Пример самого распространённого и многофункционального отечественного ППБМ – Business Studio.
Исполнение процессов организовать в действующих ИТ-системах организации (например, класса front-office, back-office и других в зависимости от специфики бизнеса).
2. Внедрить только систему исполнения процессов (например, ELMA, Comindware, Directumи др.). Если говорить точнее, то это класс BPMS(business process management systems). Система этого класса включает небольшой модуль для разработки моделей процессов (обычно только в одной нотации – BPMN). Но полноценный функционал для описания, анализа, оптимизации, регламентации бизнес-процессов и тем более для разработки комплексной цифровой модели организации в системе BPMS отсутствует.
3. Внедрить обе системы (ППБМ + BPMS), сделать их полную интеграцию, которая заключается в следующем:
- передача моделей процессов на исполнение из первой системы во вторую;
- передача разных справочников (например, организационная структура и списки сотрудников) из первой системы во вторую;
4. Внедрить обе системы (ППБМ + BPMS) без их интеграции. Т.е. параллельно разрабатывать модели процессов в двух системах для разных целей: в первой – для анализа, оптимизации и регламентации, во второй – для исполнения и управления.
5. Не внедрять системы (ППБМ + BPMS), а внедрить трекер задач (например, Яндекс.Трекер, Kaiten, ЛидерТаск и др.) для автоматизации планирования и контроля задач в рамках бизнес-процессов без их моделирования.
Какой из этих 5 вариантов выбрать и какую ИТ-систему внедрять, должна решать каждая организация исходя из своих особенностей, задач и ресурсов. Важно не только правильно выбрать ИТ-систему для внедрения, но и правильно выбрать класс ИТ-систем, который необходим организации в первую очередь. Автор встречал в работе следующие типовые ситуации. Организация тщательно выбирала систему BPMS и уже собиралась начинать внедрение. Но краткий аудит и общение с высшим руководством показывало, что в организации сначала необходимо оптимизировать бизнес-процессы, т.к. они были неэффективные, медленные (с задержками и очередями), ненадёжные (много операционных рисков), некачественные (не соответствовали требованиям). Также необходимо оптимизировать организационную структуру, формализовать цели и показатели KPI, построить правильную корпоративную архитектуру и взаимосвязи всех её компонентов. Т.е. сначала выполнить работы в ППБМ, а потом уже переходить к BPMS системе. Есть известное правило: если проблемный бизнес-процесс автоматизировать, то количество проблем и рисков может возрасти в несколько раз, а также значительно возрастут операционные убытки (претензии клиентов, штрафы и т.п.).
Сравнительный анализ программных продуктов бизнес-моделирования приведён в следующей статье. Примеров сравнительного анализа систем класса BPMS достаточно много в открытом доступе в сети Интернет. Одними из главных критериев выбора любой ИТ-системы, кроме функциональной части и стоимости, должны быть:
- опыт организаций-пользователей и успешные проекты;
- наличие большого сообщества профессионалов, которые в течение многих лет применяют ИТ-систему;
- экосистема (наличие дополнительных полезных сервисов, продуктов, интеграций);
- постоянное развитие ИТ-системы и регулярность выпуска новых версий.
Данная статья не является рекламой каких-либо ИТ-систем и подготовлена в информационных целях.
Автор: Исаев Роман, www.isaevroman.ru.
Полезные учебно-практические материалы и примеры из проектов по процессному управлению и организационному развитию в нашем телеграм-канале «Бизнес-аналитики, специалисты по бизнес-процессам и орг. развитию». Подключайтесь!
