Упоминания о первой программе контроля сотрудников относятся к 1888 году. Сегодня каждый третий работодатель следит за деятельностью подчиненных за рабочими ПК с помощью тайм-трекеров, анализаторов трафика и других решений. И делают это не только параноики и сторонники гиперконтроля.
Задачи программ
Начальники следят за подчиненными по разным причинам:
- Согласно статистике, сотрудники 89% мировых компаний передавали конфиденциальные сведения. В 61% случаев это привело к финансовым потерям.
- Решения позволяют выявить неэффективных работников. Из-за одного подчиненного, который во время трудового дня ведет переписку в мессенджерах или просматривает социальные сети, компания терпит убытки в размере 10 тысяч рублей каждый месяц.
- Программы определяют людей, которые подрывают авторитет руководства, что вызывает падение производительности труда. Избежать подобных ситуаций помогает своевременное выявление и решение проблемы.
Кроме того, пандемия коронавируса стала причиной перевода многих сотрудников на дистанционку. Теперь руководителям сложнее отслеживать работу подчиненных. Поэтому им требуется программное обеспечение для мониторинга удаленных членов команды.
Законные основания для установки программ контроля на рабочие ПК
Частная жизнь человека неприкосновенна — сообщения, которые люди отправляют друг другу, читать нельзя. Но это не относится к ситуациям, которые происходят на работе.
По факту руководитель арендует личное время подчиненного. Следовательно, оно становится рабочим и на него не распространяется соответствующая статья Конституции. Компания имеет права на корпоративный трафик и все, что через него проходит.
Поэтому закон стоит на страже интересов работодателя. Последний может контролировать деятельность подчиненных, но при этом должен помнить про морально-этический аспект. Если следить за фрилансером в его личное время, то можно попасть под уголовную статью. Поэтому следует внимательно выбирать такие программы.
Систему контроля персонала ИНСАЙДЕР можно использовать только в коммерческих целях. Для слежки она не применяется. Главное, чтобы программа не стала причиной возникновения стресса у человека и он не уволился. Кроме того, тайм-трекер не получится использовать для контроля деятельности творческих работников.
Программное обеспечение для мониторинга выгодно не только руководителям, но и подчиненным. Например, благодаря ему самым эффективным сотрудникам дают премию, что повышает мотивацию. С помощью видеозаписи экрана в онлайн-режиме честные работники снимают с себя подозрения. А пользователи, который забыли пароли, легко их восстанавливают благодаря кейлоггеру.
Разновидности решений для контроля подчиненных
Производители предлагают несколько вариантов ПО:
Программы для удаленного доступа
С помощью таких софтов руководители получают доступ к рабочим ПК, в том числе компьютерам специалистов на аутсорсе. Трекеры позволяют в онлайн-режиме контролировать одного или нескольких сотрудников. При этом неважно, на каком расстоянии друг от друга расположены соединенные компьютеры. Популярные софты: Ammyy Admin, Supremo Remote Desktop, mRemoteNG, TightVNC, Remote Utilities. Все ПО работают в открытом режиме. Члены коллектива знают, что действия на рабочем ПК под контролем.
Решения для контроля ввода текста — кейлоггеры
Более эффективные программы, которые скрыто отслеживают активность работников. Чаще устанавливаются в небольших компаниях. Кейлоггеры, или клавиатурные шпионы, регистрируют нажатия кнопок, а затем отправляют наблюдателям log-файлы. Документы содержат информацию обо всем, что сотрудники вводили на клавиатуре. Системные администраторы компаний помещают софты в невидимые процессы или скрывают под задачи систем. Последние регистрируют действия в почте, социальных сетях, браузере, офисных программах и фиксируют все, что писали работники. Кейлоггеры позволяют отслеживать упоминание членами команды любых ключевых слов, будь то имя руководителя или клиента. Популярные клавиатурные шпионы: Ardamax Keylogger, Actual Spy, Spyrix Personal Monitor, Spytech SpyAgent, Refog Personal Monitor, All In One Keylogger, Elite Keylogger, Spytector.
Еще одно подобное решение – видеологер. ПО работает в скрытом режиме и делает записи с заданной периодичностью. Программу можно настроить под определенные цели. Результаты отправляются на ПК руководителя.
Некоторые программы-шпионы фиксируют историю посещения сайтов и файлы, которые сотрудник отправляет на печать. Самые востребованные из них — NeoSpy, Real Spy Monitor, Spy Go.
Их недостатком является отсутствие многопользовательского режима, поэтому такие решения в основном используют мелкие компании.
Программы учета рабочего времени за ПК
Решения формируют табели в автоматическом режиме. Занесение других данных — рабочий график, отпуск, отгул, больничный — производится вручную или путем синхронизации с кадровыми системами.
Один из популярных софтов фиксации занятости сотрудников – ИНСАЙДЕР. Аналогичные функции есть у CrocoTime — ПО для контроля работы персонала и оценки расхождений с конкретным алгоритмом.
Еще одно известное решение — StaffCop. Благодаря его внедрению повышается информационная безопасность компании, руководитель получает удаленный доступ к ПК подчиненных, отмечает их бездействие и результативность.
Программа «Стахановец» с функцией GPS-трекинга имеет много общего с ИНСАЙДЕР и настраивается под каждого члена коллектива.
ПО с подобными опциями — Kickidler, Disciplina, Lanagent Enterprise, Mipko Employee Monitor, NeoSpy. Популярные англоязычные решения — Teramind, HubStaff, ActivTrak, Time Doctor, Toggl, Skype Time, Activity Monitor.
Мониторинг персонала в режиме онлайн
Функция позволяет следить за действиями работников на ПК. Начальник видит, какие приложения и сайты открывает подчиненный.
Скриншоты
Фотографии дисплея позволяют фиксировать активности работника за компьютером в течение трудового дня. Скриншоты сохраняются на сервере в сжатом проиндексированном формате. Благодаря этому руководитель может не только увидеть работу сотрудника, но и обнаружить нарушение установленного порядка.
DLP-решения
У программ–шпионов есть много полезных опций, но они не способны проводить анализ трафика на предмет передачи данных. Такую задачу выполняют DLP-системы.
В переводе с английского Data Leak Prevention означает «предотвращение утечки данных». Софты контролируют трафик на рабочих ПК сотрудников, занимаются анализом входящих и исходящих потоков на предмет кражи конфиденциальной информации. Функция учета рабочего времени в них является лишь дополнением.
Лидирующие разработчики DLP-решений — Symantec Corporation, Verdasys Inc и Websense Inc. Известные российские программы информационной безопасности — InfoWatch от «Лаборатории Касперского», SecureTower от Falcongaze, «МФИ Софт» и Trafica. ПО востребованы в банках и государственных организациях, на промышленных и энергетических объектах.
DLP-системы анализируют данные формальным и контентным способами. Первый предполагает распознавание специальных меток, грифов на документации и хеш-функций. Второй оценивает внутренние и внешние пересылки и фильтрует информацию. Комбинация двух методов гарантирует высокий, но не стопроцентный уровень защиты данных. Разработчики рекомендуют использовать DLP совместно с программами контроля персонала.
GPS-трекеры и системы слежения
Устройства контролируют перемещение сотрудников в офисе. С их помощью руководитель предупреждает проникновение подчиненных без соответствующего доступа в определенные зоны.
На служебные машины устанавливаются GPS-маячки, которые помогают отслеживать передвижения транспорта, защищают от халатности и нарушений должностной инструкции при разъездном характере работы.
Известные российские производители GPS-браслетов — «Аргус-Спектр», «Эффективные решения» и другие. Приборы работают так же, как популярные детские трекеры Kid SmartWatch. Информация с GPS-браслетов поступает на центральный сервер, ПК или смартфон руководства.
Для более серьезной защиты навигационные системы дополняются сканерами биометрии или картами доступа. Такие комплекты устанавливаются на военных базах, атомных станциях и других стратегических объектах. Обычные компании используют более простую систему Boss Control и ее аналоги. С помощью сканеров отпечатков пальцев работников ПО регистрирует время прихода и ухода. Данные системы Boss Control хранятся в облаке.
Мониторинг мобильных аппаратов
Корпоративные смартфоны, которые используются в качестве трекеров, позволяют следить за местоположением работника по карте, оценивать соответствие реального маршрута плановому.
Анализ эффективности персонала с помощью ПО
Решения для онлайн-мониторинга фиксируют работу сотрудников за ПК в автоматическом режиме. ПО следят не только за посещением сайтов, приложений и программ, но и за временем простоя — перекуром, кофе-брейком и т. д.
ИНСАЙДЕР делит все действия на «Продуктивные» и «Отвлечения». Если сотрудник ничего не делал, она фиксируют это время как «Простой». Такая функция нравится сенсорикам, которым легче воспринимать информацию в структурированном виде. Аналитика показывает эффективность каждого сотрудника или целого отдела. Программа автоматически составляет отчеты.
Решение формирует диаграммы и разными оттенками отмечает продуктивные и неэффективные действия персонала. Деление происходит на основе сайтов и приложений для выполнения должностных обязанностей работника, которые занесены в базу. Например, для деятельности дизайнера необходимы фотостоки и специальные сообщества, бухгалтера — приложение 1С, юриста — «Консультант Плюс».
По такому же принципу выявляются непродуктивные источники. Например, чтение ленты в социальной сети «ВКонтакте» ПО отметит как неэффективное занятие, если сотрудник не является SMM-специалистом.
Сайты, которые посещаются как в полезных, так и ненужных целях, ИНСАЙДЕР считает нейтральными. Например, Google и Яндекс.
Решения для слежки за работой сотрудников бывают двух видов. К первому относятся программы контроля выполнения задач. Человек отмечает в системе текущий проект, а софт фиксирует время работы. Например, Time Doctor отслеживает количество часов, которое уходит на определенную задачу. Однако такие программы можно обмануть.
Второй тип — софты, в основе которых лежит метод Zero Trust. ПО отмечают сайты или приложения, которые посещал сотрудник, и разделяют работу на продуктивную, неэффективную и нейтральную. Отсутствие активности они считают бездействием. Например, ИНСАЙДЕР начинает отсчитывать время уже после одной минуты простоя.
Интеграция решений для контроля сотрудников
Внедрять подобные программы проблематично не только технически, но и с точки зрения руководства командой. Не всегда сотрудники положительно относятся к нововведениям, поэтому их следует готовить заранее. Начальнику нужно объяснить подчиненным достоинства такой работы и обеспечить прозрачность контроля.
Как выбрать подходящую программу
Существует множество софтов для контроля действий персонала. Если вам нужно комплексное решение, которое отслеживает производительность, анализирует и мониторит, рекомендуем обратить внимание на ИНСАЙДЕР. Программа предназначена для для компаний любого размера: ей пользуются руководители, HR-менеджеры, юристы и специалисты служб безопасности.
Вы можете воспользоваться бесплатной 14-дневной триал-версией ИНСАЙДЕРа, чтобы протестировать сервис и ознакомиться с его функционалом.