Современные средства связи хоть и могут полностью продемонстрировать то, что происходит в дальних филиалах компании, либо совершить какую либо сделку, но они никогда не заменят личного присутствия и общения. Поэтому сотрудников всегда будут отправлять в командировки для подписания договоров, выбора места для нового филиала, контроля работы, личной проверки сырья, материалов, техники и многого другого.
К такой поездке важно подготовиться, что бы быть в ресурсе к назначенному времени. Особенно если ожидается смена часовых поясов.
БОЛЬШОЕ ЗНАЧЕНИЕ ИМЕЕТ ИМЕННО САМА ПОДГОТОВКА.
Приобретение билетов и бронирование отеля- если в компании этим заниматься некому, то вся эта рутина ложится на Вас. По своей стране можно всё сделать онлайн. Но при командировке в другую страну лучшим вариантом будет обратиться к туроператору, который подберёт для вас оптимальный вариант и повысит класс обслуживания, при необходимости.
Трансфер по прибытии- рабочая командировка подразумевает деловой дресс-код. В некоторых странах рискованно брать такси из аэропорта до гостиницы. Хорошо одетый иностранец – легкая мишень для мошенников. Лучший вариант – личный водитель, который встречает в аэропорту с табличкой (на которой указано ваше имя) и отвозит в гостиницу. Запишите имя и номер телефона водителя на случай непредвиденных проблем.
Ежедневный график- обязательно составьте график всех мероприятий, где всё распланировано и учтено. Что бы ни о чем не забыть. Напишите туда все адреса, телефоны, места, которые планируете посетить. Прикрепите расписание самолётов, брони гостиниц, копии документов необходимых в поездке.
Подготовьте визитки- в России всё понятно, а в другой стране каждый захочет взять визитку, важно, что бы она была на языке страны, куда летите. Это оценят.
Необходимые документы- что бы всё было под рукой, обязательно проверьте наличие презентации компании, коммерческого предложения, договоров (если уже летите подписывать).
Культура - перед заграничной командировкой следует ознакомиться с культурой, традициями и историей страны, что бы случайно не попасть в неловкую ситуацию.
Смена часовых поясов- заранее начните к этому готовиться. Если разрыв в часах большой, то где- то за 3 дня начинайте ложиться раньше, вставайте примерно в то время, когда утро наступает в месте прибытия. Это хорошо Вас организует и Вы будете чувствовать себя намного легче, чем после долгого вечернего перелёта, после которого сразу намечается встреча.
В АЭРОПОРТУ.
Багаж- Самое томительное, это стоять в очереди на регистрацию и сдачу багажа и потом ожидать его получения, поэтому стоит очень осмысленно подойти к гардеробу и вещам, которые берете с собой. Немнущиеся рубашки 2-3 штуки и костюм из пиджака и брюк (+юбка для женщин, вторые брюки, для мужчин) обувь и ежедневные принадлежности - туалетные, нижнее бельё, лекарства. Бутылочки уложите в прозрачные пакеты, их обязательно проверят при досмотре. Все ёмкости не более 100 мл (в ручную кладь).
Если без багажа не получается- смена климата и требуется больше вещей, либо планируете кроме работы посмотреть достопримечательности, привезти подарки и сувениры родным, то позаботьтесь заранее об онлайн регистрации, что бы сдать багаж. А так же не лишним будет защитить свой чемодан от сколов и открывания защитным чехлом. К тому же с ним вы намного быстрее обнаружите багаж на транспортной ленте.
При частых командировках участвуйте в различных программах поощрения, налетав определённое количество миль, вы получите VIP- статус (у каждой компании своё название), что поможет без очереди сдавать багаж, проходить в самолёт и доступы в бизнес-залы аэропортов. К тому же в этих программах имеются условия повышения класса обслуживания- пользуйтесь, но сначала всё изучите.
В САМОЛЕТЕ
В любом случае, перелёт который проходит ночью, намного легче переносится, чем дневной. Особенно если ожидается смена часовых поясов. На этих рейсах можно выспаться и хорошо отдохнуть. Поэтому в дальние командировки лучше планировать именно ночной перелёт.
В бизнес-классе отдохнуть удастся намного эффективнее, поэтому стоит выбирать именно его. Ведь отдохнувший человек способен сразу взяться за дело. А к чему вообще в командировке неспособный к размышлениям оппонент?
Берите с собой воду- на контроле пронести её нельзя, поэтому либо пустая бутылка для воды с собой, либо приобретённая в зале ожидания. В полёте важно не допустить обезвоживания, поэтому пейте достаточно воды. Нет алкоголю.
НА МЕСТЕ
Соблюдая все изложенные выше правила, Вы не только останетесь в ресурсе, но и сможете качественно подготовиться к любой поездке, даже не связанной с командировками.
Во время мероприятий в дальних странах всегда помните про свой режим, и старайтесь не задерживаться на них допоздна. Уходите раньше, что бы наутро быть в тонусе.
В зависимости от страны, старайтесь меньше перемещаться самостоятельно. Будьте благоразумны. Выбирайте трансфер отеля, либо машину любезно предоставленную принимающей стороной.