Будем честны, систем учёта рабочего времени сейчас огромное множество. С одной стороны, это хорошо – можно подобрать максимально подходящий вариант для работы компании. С другой стороны, в таком разнообразии легко потеряться… Разбираемся, как же выбрать систему учёта рабочего времени и не прогадать.
Системы учёта рабочего времени всё больше набирают популярность. Объяснение этому простое: руководители компаний тщательно следят за тем, чтобы рабочие часы проходили с пользой. И в то же время почти половина управленцев говорят о том, что в коллективе находятся бесполезные сотрудники, причём 12% отмечают, что тех, кто тратит время и ресурсы компании в пустую, много.
Системы учёта рабочего времени показывают кто и чем занимается в рабочее время, помогая тем самым точно рассчитывать заработную плату, повышают уровень дисциплины в коллективе, стимулируют персонал быть более эффективным. А если это автоматизированные системы учёта рабочего времени, то они дополнительно экономят ресурсы, собирая данные и анализируя их без участия людей.
Плюсов масса, осталось только выбрать подходящий софт.
Пошаговая инструкция для выбора системы учёта рабочего времени
1. Определить потребности бизнеса.
На этом этапе важно учесть все тонкости будущего использования системы. Обязательно определить, на какой штат рассчитан софт – будет ли он одинаково успешно работать в компании из 50 и 1050 человек. Бизнес имеет свойство расти и развиваться, и чтобы не искать спустя время замену, стоит выбирать программы, которые отлично масштабируются.
Также важно учесть возможности интеграции. Например, если компания разделяет доступ сотрудников к разным помещениям, важно чтобы система учёта рабочего времени легко стыковалась со СКУД.
2. Изучить функционал.
Разные системы учёта рабочего времени предоставляют разный функционал. Если пропустить этот этап, он может оказаться недостаточным или, наоборот, излишним. Нужно ли, чтобы система только собирала данные или она должна предоставлять готовую аналитику? Достаточно ли будет цифро-буквенных отчётов или лучше графики и диаграммы? Насколько объёмно система должна учитывать рабочие часы: только время, проведённое за ПК, или совещания, планёрки, летучки тоже должны справедливо отмечаться?
Если разработчик предлагает демонстрацию системы или демоверсию для ознакомления с функционалом – вообще отлично.
3. Ознакомиться с пользовательским опытом.
Во-первых, он должен быть. Если его нет, это может говорить о том, что софт «сырой», его ещё нигде не внедряли. Даже если вендор говорит, что система – «ракета, бомба, петарда», а реальных отзывов нет, стоит задуматься. Где искать отзывы? Запросить у самого разработчика контакты компаний, которые уже опробовали софт. И это не странно. Это обычная практика качественных вендоров.
Теперь непосредственно про опыт. Пользование системой не должно вызывать трудностей у персонала. Для учёта рабочего времени сотрудникам не должно приходиться исполнять «танцы с бубном» и тратить на это дополнительное время. Лёгкий интерфейс, минимум отвлечений команды, минимальная нагрузка на IT-инфраструктуру компании.
4. Соответствие закону.
Казалось бы, к чему это, но! Многие системы учёта рабочего времени «перегибают палку» в мониторинге и буквально напичканы «шпионскими» функциями – делают скриншоты экранов с заданной периодичностью, позволяют незаметно подключаться к аудио- и видеозвонкам, перехватывают сообщения на электронную почту, «запоминают» порядок нажатия клавиш на клавиатуре. Такой подход может вызвать проблемы, поскольку есть вероятность нечаянно вторгнуться в личную жизнь, неприкосновенность которой гарантирует Конституция России.
5. Узнать про техническую поддержку.
Качественная техническая поддержка – залог «здоровья» системы. Во-первых, она пригодится на этапе внедрения. Во-вторых, будет актуальна при обучении сотрудников работе с программой. В-третьих, поможет при обновлениях.
Выбираем CrocoTime
Система CrocoTime работает в российских компаниях уже 10 лет. И все 10 лет разработчик развивает систему – делает её удобнее и информативнее.
Чек-лист по вышеописанной инструкции
Система CrocoTime:
- одинаково успешно внедряется и работает в малом, среднем и крупном бизнесе;
- более 1500 тысяч клиентов и положительных отзывов;
- не нагружает IT-инфраструктуру компании;
- запускается автоматически при включении ПК и не требует отметок от сотрудников в течение рабочего дня – всю статистику собирает самостоятельно;
- полностью берёт под контроль рабочий день персонала: мониторит начало и окончание рабочего времени, активность и простои, учитывает некомпьютерное время, поведённое на совещаниях и встречах с клиентами;
- при этом не вторгается в личную жизнь персонала – не делает скриншотов, не подслушивает и не перехватывает сообщения и письма;
- предоставляет развёрнутую аналитику: сравнивает успехи сотрудников на одноимённых должностях, создаёт наглядные графики и диаграммы по результатам мониторинга;
- автоматически формирует табели для расчёта зарплаты
- интегрируется с различными системами, в том числе и бухгалтерскими, чтобы быстро и просто передавать табели учёта рабочего времени.
Компания-разработчик сама использует собственную систему учёта рабочего времени, а в штате есть целый отдел техподдержки и единый телефон горячей линии для решения любых вопросов на всех этапах внедрения и пользования системой. И бесплатный тестовый период для знакомства с программой тоже есть.