Руководители — это люди, на которых, на самом деле, держится весь бизнес. У вас должно быть время на принятие стратегически важных решений, но вместо этого, чаще всего, драгоценные минуты уходят совсем на другие задачи. Выгорание, нехватка ресурсов на семью и близких, да и просто хоть на какую-то жизнь. И все это из-за неправильной организации управленческого времени.
Правило, которое поможет не выгорать на работе
Первое и самое главное правило планирования для руководителей — занимайся своим делом!
Наша работа делится на управленческую и неуправленческую деятельность. Мы, как руководители, большую часть времени должны заниматься управленческой деятельностью и меньшую — оставшимися неуправленческими задачами. Управленческая деятельность — это то, что относится к циклу менеджмента:
- планирование
- организация
- руководство
- контроль
Все, что относится к этим четырем функция менеджмента является управленческой деятельности. И абсолютно нормально, если эта деятельность преобладает в вашем списке дел. Но если в вашем списке задач больше такой работы, как «сам еду на переговоры», «сам, за моих сотрудников, выполняю их обычные задачи», то в этот момент вы занимаетесь неуправленческой деятельностью. Здесь очень важно выдерживать баланс: считается, что соотношение должно быть 70 на 30.
То есть неуправленческие дела должны занимать не больше 30% времени от всего вашего рабочего дня.
Иначе большую часть времени вы начнете заниматься задачами сотрудников. А как мы помним, работа управленца стоит одних денег, а работа рядовых специалистов — других. Поэтому когда вы начинаете выполнять слишком много задач рядового сотрудника, вы становитесь слишком высокооплачиваемым специалистом для компании. Так что, лучше занимайтесь своим делом и следите за балансом управленческой и неуправленческой деятельности.
Второе правило тайм-менеджмента для руководителей
И это — соблюдение правила ежедневного планирования: вы не имеете права занимать задачами более 50% вашего рабочего времени. Например, если вы планируете уделять работе 8 часов в день… Правда, обычно вы работаете 12—14 часов, поэтому давайте будем реалистами. Если вы хотите посвятить работе 12 часов, это значит, что запланированных дел (встреч, переговоров и т.д.) на этот день должно быть не более, чем на 6 часов. Почему? Потому что еще 50% времени у вас займут «внеплановые» задачи, которые итак прилетят в ваше расписание.
К сожалению, обычно мы планируем совершенно по-другому: сразу плотно забиваем все свое расписание задачами на весь день, а потом удивляемся, почему мы не успели их выполнить. И естественно, часть задач вы не сделаете, и они будут перенесены на следующий день. Из следующего дня в следующий, и так далее, и так далее.
Третье правило эффективного тайм-менеджмента
Третье правило вытекает из предыдущего: раз мы любим планировать сразу и много, значит идей у нас действительно ого-го. Понятно, что реализовать все и сразу не удастся, а значит, мы должны уметь расставлять приоритеты.
Третье правило — это правило расстановки приоритетов. Раз я не могу сделать все, я должен уметь выбирать важное и самое главное.
Лучше всего здесь помогает матрица Эйзенхауэра, который рассказал нам, что для определения дела, действительно заслуживающего внимания, нужно сравнить задачи между собой по двум критериям. Первый критерий — важность. Что действительно важно, а что на самом деле не очень? Второй критерий — срочность. В результате получится четыре вида дел, которые могут встретиться в вашем расписании:
- важные и срочные;
- важные, но несрочные;
- срочные, но на самом деле не важные;
- неважные и несрочные.
Часто мы, как руководители, считаем, что чем больше в нашем расписании важных и срочных дел, тем более мы продуктивны. На самом деле это ошибка и заблуждение.
Основной деятельностью руководителя должны быть важные, но несрочные задачи.
Если в вашем календаре только важные и срочные дела, это говорит о том, что вы все время находитесь в режиме пожара и цейтнота, в который вы сами же себя и загнали. Выйти из него возможно лишь тогда, когда вы начнёте отдавать приоритет делам, которые важны, но не горят. Именно тем моментам, когда вы можете остановиться, например, и подумать: куда вы хотите двигаться дальше? Или как улучшить тот или иной процесс?
Правило четвертое
Оставьте 25% на незапланированные дела, встречи и переговоры.
Возвращаемся к нашему правилу ежедневного планирования, в котором мы уже определили, что 50% нашего времени мы занимаем делами, а оставшиеся 50% должны оставить свободными. Так вот для чего нам эти свободные 50% — 25 % из них мы самостоятельно займем не запланированными задачами, а 25% у нас как раз останется для внеплановых для, которые как раз прилетят сами собой. Так у вас всегда будет запас времени, когда вы, находясь в ресурсе, сможете без какого-либо цейтнота решать эти незапланированные дела.
Правило пятое — спонтанная творческая деятельность
Вы удивитесь, но у вас должен быть запас по задачам, на случай, если вдруг не прилетели вот эти незапланированные 25%. Тогда вы просто открываете свой запасной список и выбираете задачи, до которых все никак «не доходили руки», для выполнения. Это тот самый лайфхак, который, в том числе, убережет вас от выгорания.
У этого правила даже есть забавное научное название — спонтанная творческая деятельность.
Спонтанная творческая деятельность в работе руководителя это то, что вам нравится, то, от чего вы получаете удовольствие, но что невозможно делать каждый день. В нашей бесконечной гонке за результатами, мы в первую очередь хватаемся за то, что «надо», и все время находимся в позиции «я должен». У нас просто не доходят руки, и не остается времени на вот те задачки, которые на самом деле доставляют удовольствие и радость. Из-за которых, вы, возможно, вообще занялись когда-то этим делом.
По итогу это приводит к тому, что через некоторое время работа становится вам не интересна, и вы сталкиваетесь с профессиональным выгоранием. Чтобы себя от него защитить, вы имеете полное право, я бы даже сказала, что вы должны и обязаны, оставшиеся 25% времени вашего расписания занять именно теми задачами, от которых вы получаете удовольствие и кайфуете.