КЭДО (кадровый электронный документооборот) – это создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (N 377-ФЗ ст. 22.1).
Минтруд обеспечивает компаниям методологическую поддержку по переходу на КЭДО. Основная цель – внедрение цифровых технологий в сферу кадрового учета для оптимизации процессов и повышения эффективности контроля за исполнением трудового законодательства.
Формализация КЭД позволит государственным системам быстро и эффективно обрабатывать информацию о трудовой деятельности граждан, а также упростит процедуру контроля и выявления возможных нарушений трудового законодательства.
Как это работает?
Когда организация переходит на КЭДО, процесс работы с документами значительно упрощается: специалист по кадрам формирует документы в учетной системе, после чего отправляет их сотруднику и отслеживает статусы подписания в режиме онлайн.
Одним нажатием кнопки сотрудник может легко подписывать эти документы на своем компьютере или смартфоне, а также направлять заявления в отдел кадров через личный кабинет сервиса, находясь при этом в любой точке мира.
Как появился КЭДО: предпосылки и прецеденты
Законодательные инициативы по развитию кадрового электронного документооборота постепенно стимулировали компании к переходу на новые системы учета и обработки документов.
Первый эксперимент по электронному кадровому документообороту, регламентированный приказом Минтруда № 194, был проведен еще в 2018 году. По его условиям документы и сведения о работнике переводились в электронную форму с дублированием на бумажном носителе.
В ходе эксперимента были выявлены некоторые технические и правовые сложности, а также обозначена потребность перехода на ЭДО без дублирования на бумаге.
Не менее важным здесь оказался и сопутствующий фактор цифровизации бизнеса крупными компаниями. Постепенно они начинали внедрять современные технологии в свои бизнес-процессы для повышения качества работы.
Значительное влияние на развитие электронного документооборота оказала пандемия коронавируса в 2020 году. Компании оказались вынуждены переходить на удаленный формат работы, что потребовало быстрой и эффективной реорганизации процессов.
Поэтому в 2021 году был принят действующий закон 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской федерации", описывающий ЭДО в сфере трудовых отношений.
В результате появился электронный документооборот, который становится незаменимым инструментом для обеспечения бесперебойного обмена документами в режиме дистанционного сотрудничества.
Создавать, хранить, подписывать и отправлять в электронном виде можно почти все кадровые документы. Однако есть и исключения.
Какие документы переводятся в КЭДО, а какие – нет?
Чтобы электронные документы обладали юридической силой, они должны быть составлены в соответствии с действующим законодательством.
КЭДО регламентируют:
· Трудовой кодекс РФ (ст. 22.1–22.3);
· Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
· Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов».
Зачем переходить на КЭДО?
Основные преимущества:
Ускоряет кадровое делопроизводство. Электронный документооборот позволяет значительно ускорить процесс обработки кадровых документов, сократив время на их обработку и передачу.
Снижает риск утраты документов. Рукописи не горят, если они переведены в электронный формат. Здесь они надежно защищены, что снижает риск потери важных данных.
Обеспечивает безопасность документа. Документ, подписанный электронной подписью, изменить нельзя. Это обеспечивает его подлинность и невозможность несанкционированного изменения.
Обеспечивает прозрачную логистику. Можно легко отслеживать весь маршрут движения документа и контролировать на каждом этапе.
Позволяет дистанционно управлять кадровыми процессами. КЭДО дает возможность эффективно управлять персоналом и кадровыми вопросами, используя современные информационные технологии, если вы находитесь далеко от офиса.
Сокращает расходы. Использование электронного документооборота позволяет сократить расходы на бумагу, отправку документов и хранение архивных материалов.
Дает доступ к личным данным всегда и везде. В любой момент сотрудник может посмотреть расчетные листки по заработной плате или даты ближайшего отпуска.
Как перейти на КЭДО?
Переход на КЭДО в среднем занимает 2-3 месяца. Что нужно сделать, чтобы легко и оперативно его совершить:
- В первую очередь необходимо уведомить сотрудников. Если работник по каким-то причинам не согласен использовать КЭДО, его документы нужно продолжить вести в бумажном виде.
- Подготовить внутренние документы – положение об электронном документообороте, ЛНА и соглашения с сотрудниками. В них указать сроки перевода организации на КЭДО, данные о выбранном сервисе, список должностей сотрудников и документы, которые переводятся в электронный формат.
- Выбрать сервис для кадрового ЭДО. Важно выбрать ту систему электронного документооборота, которая наилучшим образом сочетается с уже используемыми программами в вашей компании.
Отличным вариантом может стать 1С:Кабинет сотрудника. Сервис отличается удобным интерфейсом, поддержкой всех типов электронных подписей, надежной защитой данных и качественным техническим сопровождением от специалистов при возникновении каких-то вопросов. Подробнее о сервисе можно узнать в нашей статье.
Отличным вариантом может стать 1С:Кабинет сотрудника. Сервис отличается удобным интерфейсом, поддержкой всех типов электронных подписей, надежной защитой данных и качественным техническим сопровождением от специалистов при возникновении каких-то вопросов. Подробнее о сервисе можно узнать в нашей статье.
4. Выбрать подпись в зависимости от:
· информационной системы, в которой вы будете работать;
· категории сотрудников (офисные или на удаленке);
· типа кадрового документа, который необходимо заверить.
Добровольно-принудительно или по желанию: будет ли КЭДО обязательным для всех компаний?
На данный момент КЭДО не является обязательным для российских компаний.
Тем не менее видна тенденция к развитию и продвижению КЭДО со стороны государства:
С 1 марта 2023 года начал действовать Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, который требует от кадровиков подготовку электронных приказов, договоров и соглашений в официально утвержденных форматах. Согласно новым правилам, кадровые электронные документы должны быть представлены в виде трех файлов: основной части в формате PDF, электронной подписи в формате SGN и описания документа в XML.
1 июня 2023 года начался эксперимент Минцифры по переводу на КЭДО отдельных органов государственной власти. Участниками пилотного проекта стали Минцифры, Федеральное казначейство, ФНС, а также федеральные госслужащие и те, кто желает работать в ведомствах.
Подведение итогов должно было состояться 31 мая 2024. Однако принято решение продлить эксперимент по внедрению КЭДО до 27 ноября 2024 года. Связано это с новым положением о предоставлении кадровым службам государственных органов права на прием заявлений на выдачу сертификатов ключей проверки электронной подписи.
По результатам проекта будет принято решение о статусе КЭДО для всех компаний.
Учитывая данные инициативы, имеет смысл обратить внимание на цифровой документооборот уже сегодня.
______________________________________________________________________________________
О нас
Мы свыше 20 лет помогаем предприятиям улучшать и автоматизировать бизнес-процессы. Кадровый электронный документооборот не стал исключением: мы помогаем нашим клиентам перейти на упрощенное взаимодействие с работниками. Оставляйте свои данные в форме обратной связи, и мы поможем вам подключить тестовый период сервиса "1С:Кабинет сотрудника".