Как ретроспектива поможет улучшить рабочие процессы и взаимопонимание команды?
Дмитрий Бохан — руководитель отдела инновационных проектов ПГК Диджитал — делится своим опытом управления командой и рассказывает, как провести успешное ретро.
Зачем проводить ретро
Ретроспектива — ценная практика в сфере гибкого управления проектами. Такие встречи помогают улучшить работу и взаимопонимание команды.
Они помогают проанализировать выполненную работу и выявить области для улучшения. Ретро — это безопасное пространство для открытого диалога, где каждый член команды может свободно поделиться своими мыслями, проблемами и идеями.
Это способствует культуре прозрачности, доверия и сотрудничества.
Ретроспектива поможет:
- Поддержать непрерывное развитие. Определение того, что прошло хорошо, а что можно было бы сделать лучше, позволит команде постоянно совершенствовать свои процессы и практики.
- Улучшить вовлечённость команды. Участие членов команды в процессе принятия решений даёт им новые возможности и увеличивает их чувство владения проектом.
- Найти и решить проблемы. Своевременное выявление проблем и препятствий не позволит им разрастись до критического масштаба.
Инструменты ретро
Для проведения эффективной ретроспективы понадобится:
1. Подготовка. До встречи соберите соответствующие данные, такие как показатели проекта, отзывы команды и любые заметные инциденты. Используйте эту информацию, чтобы структурировать обсуждение во время ретро.
2. Запланировать встречу. Ретроспективы происходят в конце каждого этапа, обычно длятся 1-2 часа для стандартного двухнедельного спринта.
3. Frameworks. Используйте шаблоны, которые вы найдёте ниже.
4. Назначить фасилитатора (лидера), который гарантирует, что все участники сосредоточены на ретро, поощряет участие всех членов команды и ведет разговор к действенным результатам.
Лидеры играют важную роль и продвигают следующие улучшения процесса:
- Лидерство. Лидеры задают тон ретроспективам, продвигая культуру открытости, уважения и подотчетности.
- Поддержка. Важно оказывать эмоциональную поддержку команде, без поддержки ретро не достигнет своих целей.
- Расширение прав и возможностей. Поощрение тех, кто готов взять на себя ответственность за процесс улучшения, даёт им возможность активно способствовать успеху команды.
- Последующее наблюдение / поручения. Лидеры должны следить за поставленными поручениями и предоставлять необходимые ресурсы или помощь для обеспечения их успешной реализации.
Включив эти элементы в свои ретроспективы, вы сможете стимулировать значимые улучшения в процессах и производительности вашей команды.
В конечном итоге использование этих элементов приводит к большему успеху проекта и удовлетворению команды.
Ретроспективы без четкого понимания цели и с отсутствием психологической безопасности рассматриваются командой как бесперспективные встречи без осязаемых решений. Команды могут застрять в дискуссиях, не продвигаясь к действенным планам изменений. Поэтому важно сосредоточиться на постепенных шагах и использовании разных подходов в проведении ретроспектив, это поможет объединить команду и подчеркнуть ценность ретроспективы для успеха проекта.
С помощью привлекательных, актуальных и ориентированных на действия ретроспектив, команды могут полностью использовать свой потенциал для продвижения позитивных изменений.
Frameworks (Шаблоны)
Игра 1: Почему вы пришли на ретро? Исследователи, покупатели, отдыхающие, заключённые (ESVP)
Команде с помощью стикеров необходимо определить роль, с которой они пришли на ретро:
1. Исследователи оптимистичны и взволнованы тем, что узнают из ретроспективы
2. Покупатели заинтересованы в том, чтобы узнать, что происходит, и быть частью группы
3. Отдыхающие приходят просто, чтобы отвлечься от работы на время, но не очень заинтересованы в улучшении чего-либо
4. Заключённые не хотят быть здесь, они приходят только потому, что их руководитель или коллеги настаивают на их участии
Игра 2: Три поросёнка
Команде с помощью стикеров необходимо определить, на что стоит обратить внимание в проекте:
- Солома → Что мы делаем, что немного дрожит, но всё ещё работает?
- Палки → Что мы делаем, что имеет достойный фундамент, но могло бы быть ещё лучше?
- Кирпичи → Какие процессы выстроены действительно хорошо?
Игра 3: Start / Stop / Continue (Начать / Прекращать / Продолжать)
Команде с помощью стикеров необходимо определить, какие задачи в проекте нужно начать, остановить или продолжить в следующем спринте:
- СТАРТ → Что команда должна начать делать?
- СТОП → Что команда должна прекратить делать?
- ПРОДОЛЖИТЬ → Что команда должна продолжать делать?
Игра 4: Выпусти пар (Разозлило / Расстроило / Порадовало)
Команде с помощью стикеров необходимо рассказать про эмоции, которые они испытывали в рамках спринта:
- Разозлило (Mad) → Что вас разозлило в этом спринте?
- Расстроило (Sad) → Что вас расстроило в этом спринте?
- Порадовало (Glad) → Что вас порадовало в этом спринте?
Игра 5: 4L (Liked, Learned, Lacked, Longed For)
Команде с помощью стикеров необходимо рассказать про изменения, которые были в рамках спринта:
- Понравилось (Liked) → Что понравилось в прошедший спринт? В частности, что получилось лучше, чем ожидалось.
- Научился (Learned) → Что нового вы узнали за прошедший спринт? Это могут быть как технические навыки, так и личностные.
- Не хватало (Lacked) → Что вам не хватало для продуктивной работы? Например, «Не хватало детализации задач...», «Не хватало рабочих тестовых стендов...» и т.д.
- Хотелось бы (Longed For) → Какие вещи/артефакты команда хотела бы иметь во время спринта, которые были недоступны? Например, чтобы владелец продукта был больше погружён в команду.
Игра 6: Письмо в будущее
Команде с помощью стикеров необходимо рассказать про изменения, которых она хочет добиться за период:
- Идея. Попросите участников написать письмо о своих успехах на данный момент или о том, каких результатов они ожидают в будущем на определённый период времени (месяц или три месяца).
- Поощряйте их писать в светлом ключе и фокусироваться на достижениях и результате, а не на описании проблем.
Игра 7: Опиши спринт, как фильм
Команде с помощью стикеров необходимо рассказать про спринт с помощью образов:
- В этом упражнении вы просите всех описать последний спринт так, как будто это название фильма, команда, как герои боевика или злодеи, или спринт, как историческое событие.
- Например, если участники команды работали над тем, чтобы запуск мобильного приложения прошёл гладко, вы можете получить ответы вроде: «Финальный отсчёт», «Ухабистая дорога к релизу», «Спринт из ада», «Большой крах», «Дорога к восстановлению» и т.д.
Игра 8: Расскажи, про своё состояние
Команде с помощью стикеров необходимо рассказать про свою производительность и настроение.
Бонусная игра! Игра 9: Выбери мем и расскажи о нём
Каждый выбирает мемы под своё состояние! И с их помощью рассказывает о том, как прошёл спринт. Специально для этого мы подготовили библиотеку мемов.
Поручения — важный завершающий этап ретро
Ретроспектива — это стадия «плана» цикла PDCA (Plan-Do-Check-Act), которая задаёт тон для экспериментов и постоянного улучшения, а не ожидает немедленных глобальных решений, возникших на собрании.
Наличие чёткой цели и структуры для ретроспектив, подчеркивает, как ретро должно стать встречей не только для обсуждения проблем, но и создания действенных планов улучшения посредством экспериментов. Уточнение цели ретроспективы, как средства для создания планов, может помочь команде избежать ловушки простого разочарования без достижения значимых результатов. Фиксация плана в виде поручений подчёркивает важность ориентированных на действия планов, полученных от ретроспектив.
Ретро без учёта конечной цели может привести к неэффективности и упущенным возможностям для улучшения. Например, ретроспективы эффективны только тогда, когда команды знают, что озвученные идеи будут осуществлены.
Крайне важно понимать, что методологии не являются жёсткими догмами. Они предназначены для адаптаций, которые помогают организовать и облегчить эффективные процессы управления. Лидеру важно быть проницательным и гибким, не жестко придерживаться набора правил, а стараться выбирать лучше инструменты и практики, подходящие к ситуации и моменту.
Если вы хотите развиваться в IT и ищете компанию с по-настоящему интересными проектами, переходите на карьерный сайт ПГК и выбирайте вакансию по вашему профилю!
Больше статей про IT:
