Тебе, как и мне, хотелось работать в обстановке, где руководители или заказчики правильно ставят задачи (например, по SMART), заводят таски в Jira или Битрикс24, уточняют промежуточные статусы задачи и дают развернутую обратную связь по завершению. Но, к сожалению, такие компании существуют только в книгах про то, как стать успешным руководителем.
Если тебе дали задачу, которую понять сложнее, чем инструкцию по сборке шведской мебели, не отчаивайся. Вот несколько советов, как выйти из этого тумана неопределенности:
1. Проясни задачу
Первое дело – разговорить заказчиков. Скажи им, что ты – не маг и не экстрасенс. Пора выяснить, что же от тебя хотят получить в финале.
- Цель: Что за таинственный результат они ждут? Может, это новый отчёт, а может – план по захвату мира?
- Сроки: Когда им это нужно? И не вздумай принимать ответ "еще вчера". Машина времени не входит в комплект оборудования, который можно заказать через helpdesk
- Ресурсы: Какие волшебные палочки у нас есть в арсенале? Бюджет, люди, еда, сон?
- Критерии успеха: Как мы поймём, что миссия выполнена? Может, от тебя хотят стратегию обхода всех санкций, а может – просто нужно поменять шрифт в отчете?
Некоторые вопросы, которые ты можешь задать чтобы прояснить ситуацию:
- Какой конечный результат вы хотите увидеть?
- Когда вы хотите, чтобы это было готово?
- Какие у нас ограничения по ресурсам?
- Как будем оценивать успех выполнения задачи?
Если тебе показалась эта часть знакомой, то возможно, ты где-то читал про методологию SMART. Она действительно работает не только, когда ты ставишь задачи, но и когда их принимаешь от других.
2. Запиши всё это
После того как тебе расскажут все детали, перестрахуйся – запиши всё. Отправь заказчику на email с подтверждением, чтобы потом тебе не сказали “Я же этого не говорил!". А в идеале – заведи задачу в любом трекере, который используешь, и отправь на согласование заказчику.
Что должно быть отображено в задаче:
- Описание задачи
- Цели и критерии успеха
- Сроки и дедлайны
- Ответственные лица и ресурсы
3. Оцени и планируй
Потрать немного времени на оценку объема работы и составь план. Разбей все на ключевые этапы и временные рамки для каждого. Так ты сможешь избежать путаницы и пропусков важных шагов.
Важный совет. Показывай промежуточные результаты. Пусть это будет 2-3 слайда отчета или наброски макета, документация по задаче ТЗ подрядчику и т.д. Потому что твой взгляд на задачу все равно может отличаться от того, как заказчик видел это у себя в голове.
Согласись, переделывать 30% выполненной работы не так обидно, как переделывать конечный результат.
Фраза “Все круто, но нужно переделать” может прикольно смотреться на футболке, но не в email от заказчика.
4. Коммуникация – наше всё
Поддерживай связь с командой и заказчиком. Если что-то идёт не так – говори об этом. Нужно больше ресурсов? Сообщи. Появились проблемы? Поделись. Пусть знают, что ты не сидишь в одиночестве в тёмном углу и не обливаешься слезами в подушку.
Чего делать не стоит, так приходить с позиции проигравшего с фразами типа: “Я не знаю, что делать, меня все подставили, сроки вообще невыполнимы”. Забудь и выкини из своей жизни, никто не любит плакс.
Лучше предложи несколько вариантов, как можно решить проблему. Даже если они не подойдут, это лучше, чем промолчать или обвинить в этом весь мир.
5. Будь гибким
Даже если план надежный как швейцарские часы, что-то может пойти не так. Обсуди изменения с руководителем и обнови план действий. Жизнь – это не идеальный мир, где все идет по плану.
Любой руководитель тебе скажет, что лучше заранее узнать, что в дедлайны не укладываемся, чем в момент, когда задача должна быть выполнена.
А еще лучше, приди с предложением – как можно поменять задачу, чтобы все выполнить вовремя. Часто, в рамках задачи, то время которое ты потратишь на какие то мелочи и украшательства, могут абсолютно не повлиять на финальный результат. Был даже сформулирован закон Парето, кратко он сформулирован на картинке ниже.
Но так как не у всех есть дар предвидения, лучше уточни у того что тебе задачу поставил, куда лучше приложить максимум усилий, а что является вторичным.
Заключение
Ну вот, теперь ты вооружён знаниями и готов принимать любые задачи, даже если они поставлены как попало. Шути, улыбайся, задавай вопросы и делай свою работу с удовольствием. Ведь работа – это не только обязанности, но и возможность проявить свои суперспособности! Вперёд, к новым свершениям!