Представьте ситуацию: вы хотите расширить ассортимент и нашли подходящий товар. Пытайтесь уточнить цену у поставщика — написали и ждете ответа полдня. Хотите оформить заказ — еще день. Пока заказывали, кто-то другой купил товар и приходится искать все по новой. Как итог, поиск и выкуп товара вместо 2–3 дней занимает 1–2 недели. А это упущенная выгода, ведь вы могли получить товар намного раньше.
Нанимать сотрудников для заказа из Китая в штат, чтобы не тратить свое время, — тоже не вариант. Вам понадобятся специалист по ВЭД, по логистике, китайский закупщик и, желательно, человек, который будет руководить работой команды. Стоимость такого отдела от 450 тысяч рублей в месяц + время на обучение и затраты на отпуска, больничные.
Решение — взять отдел закупок из Китая на аутсорс. Рассказываем, как это работает на примере клиента по одной из самых сложных ниш — электроника.
Задача: привезти оригиналы электронных компонентов
К нам обратилась торговая компания с задачей по подбору и доставке электронных компонентов. Объем работы предстоял большой: в среднем по 3–5 заказов в месяц на общую сумму от 5 млн рублей. Стандартными услугами здесь не обойтись, нужна команда, которая будет решать задачи клиента максимально быстро.
Поэтому на предварительном этапе сотрудничества мы сформировали такую команду из:
- специалиста по ВЭД,
- специалиста по логистике,
- китайского закупщика,
- руководителя проекта.
Для клиента и команды создается беседа в мессенджере. В течение рабочего дня можно общаться, сколько потребуется: ограничений нет.
С клиентом начала работать специалист по ВЭД Кристина: она отлично знает китайский язык и имеют большой опыт закупки электроники. Чтобы не упустить важные моменты и вопросы, Кристина создала табличку в гугл-таблицах, где клиент вносит любые вопросы, а сотрудник отвечает на них в режиме реального времени.
Шаг 1. Поиск поставщиков
Электронные компоненты — товар специфический, требующий определенных знаний от специалиста. Задача осложнялась тем, что клиенту нужны были только оригиналы. А на китайском рынке электрокомпонентов много подделок.
Кристина, как и наши операторы (выкупают товары в Китае), уже сталкивались с подделками. Специалисты по фото могут отличить подделку от оригинала, задать продавцу уточняющие вопросы. Как итог — вероятность получить неоригинальный товар сводится к нулю.
Совет. Если ищете электронику на сайте сами, выбирайте:
— Таобао, когда нужно всего несколько единиц товара;
— 1688, для опта, выхода на прямого производителя и низкой цены;
— Алибаба, когда важен большой ассортимент и нужно объяснять продавцу много технических нюансов.
Еще одна сложность заказа деталей — их артикулы. У комплектующих есть два артикула: буквенный и цифровой. При поиске конкретной детали, все буквы и цифры из артикула должны совпадать. Если будет несовпадение хоть на один знак — приедет не то, что нужно.
Запутаться в артикулах легко. Причем напутать может как поставщик, так и покупатель. Поэтому специалист по ВЭД при общении с поставщиками запрашивает фотографии товара и проверяет соответствие детали запросу.
За 10 лет работы с Китаем мы собрали большую базу производителей оригинальных, качественных электронных компонентов. Поэтому сложностей с поиском фабрики обычно не возникает.
Кристина выбрала трех лучших поставщиков по соотношению цена-качество и прислала клиенту сравнительную таблицу. Покупатель задал несколько уточняющих вопросов и по итогу выбрал фабрику. Таким образом, клиенту не пришлось тратить время на операционку: поиск поставщиков и переговоры.
Совет. Запрашивайте у поставщиков наличие нужных товаров, даже если в каталогах их нет. Многих артикулов может не быть в каталоге, но есть в наличии, причем по более низкой цене, чем указано на сайте.
Шаг 2. Выкуп и проверка товара
Когда поставщики и товары выбраны, клиент оплачивает закупку. Специалист по ВЭД контролирует, чтобы деньги пришли на счет поставщику, после чего наш закупщик в Китае оформляет выкуп. Далее фабрика запускает производство или, если товар в наличии, отправляют его к нам на склад в Китае.
Совет. Вернуть электронику по браку после отправки будет практически невозможно. Поэтому позаботьтесь о проверке товара до его отправки в РФ.
Когда электронные компоненты поступают к нам на склад, наша команда организует проверку товара. Мы проверяем 10% всей партии, отправляем фото и видеоотчет клиенту в личный кабинет, где он может проверить и подтвердить соответствие товара.
Клиент посмотрел фото и видео товара, убедился, что все хорошо, и согласовал отправку заказа в Россию.
Шаг 3. Выбор способа перевозки и оформление документов
Покупателю предстоит выбрать подходящий для себя способ перевозки: карго или в белую. В этом ему помогает специалист по логистике: делает расчеты, рассказывает про сроки и способы доставки, необходимые документы, плюсы и минусы каждого способа.
Электронные компоненты — сложный для перевозки товар. Для белой доставки потребуется полный комплект документов, а при карго будут свои нюансы.
Карго
Практически на любые товары из Китая при доставке карго с оплатой на р/с можно получить закрывающие документы (ТОРГ-12 или УПД). С электроникой закрывашки получить тоже можно, но вот точное наименование электронных компонентов указывать в них нельзя.
Потому что все электрокомпоненты — это прослеживаемые товары и тщательно отслеживаются ФНС. Большинство из них внесены в санкционные списки, остальные подлежат обязательной маркировке или сертификации. Это значит, что всю электронику можно возить и продавать только при условии полного соблюдения правил, со всеми документами.
Совет. Если возите электронику карго, в документах обобщайте название. Например, «комплектующие в ассортименте» или «комплектующие к оборудованию». Если вы возите много разной электроники и важно понимать что есть что в документах, придумайте и добавляйте к обобщенному наименованию внутренний артикул. Например, микросхемы будут «комплектующие ОМ2014», модули — «комплект к оборудованию ОМ2015».
Белая доставка
Для белого ввоза нужно собрать полный комплект документов:
- инвойс. Обязательный платежный документ при ВЭД. Оформлен на официальном бланке компании-поставщика, заверен печатью организации;
- упаковочный лист;
- технический паспорт, запрашивается у поставщика, нужен для оформления сертификата;
- сертификат соответствия, оформляется через орган сертификации;
- нотификация, требуется на товары, содержащие в себе шифровальные элементы;
- закрывающие документы.
Если вашим заказом занимается отдел закупок, разбираться в нюансах не придется. Мы сами оформим все необходимые документов и организуем безопасную доставку груза.
Шаг 4. Отправка и последующие заказы
После проверки и оформления всех документов товар на нашем складе упаковывается и едет в Россию.
Совет. Если отправляете карго микрочипы или другие дорогостоящие электронные компоненты, попросите обернуть их пузырчатой пленкой и упаковать в ящик. Так меньше вероятности, что по пути детали украдут или часть из них потеряется.
Наш клиент остался доволен первым заказом и уже 2,5 года регулярно закупается в Китае с помощью отдела закупок на аутсорсе. На скриншоте — лишь малая часть заказов за один месяц.
На протяжении всего процесса отдел закупок остается на связи с клиентом. Он просто ставит задачу — и получает готовое решение. Вот самые частые из них ↓
В результате клиент не тратит время на операционку, поиск поставщиков, переговоры. Не тратит деньги на штатных сотрудников и переплату поставщиками. Платит только за результат и развивает бизнес.
Резюме
При заказе электронных компонентов из Китая:
- Если нужно несколько единиц, — ищите товар на Таобао, опт — на 1688, большой ассортимент — Алибаба.
- Проверяйте артикулы при оформлении заказа, в инвойсе, на самих деталях.
- Внимательно проверяйте брак по фотографиям. Если нужно — закажите полную проверку партии. Вернуть электронику по браку из России практически невозможно.
- При карго доставке не пишите в документах точное наименование компонентов.
- Для микрочипов и другой дорогостоящей электроники заказывайте пузырчатую пленку и деревянный ящик, чтобы избежать потери или кражи товара.
И, пожалуй, главное: не бойтесь делегировать. Например, у нас готовый отдел закупок на аутсорс стоит 49 000 рублей. При этом мы даем гарантию результата — выполним задачу в срок или вернем деньги. То есть, вы получаете готовую команду сотрудников для решения задач вашего бизнеса по цене китайского смартфона.
Расскажите, а как вы ведете закупки из Китая? Самостоятельно, силами штатных сотрудников или делегируете команде на аутсорсе?
