В статье рассматривается система моделирования бизнес-процессов, которая представляет собой методологию для анализа, оптимизации и управления ходом работы компании. Рассматриваются основные понятия и принципы моделирования бизнес-процессов, а также преимущества и недостатки различных методов моделирования. В конце статьи предлагаются практические рекомендации по внедрению системы моделирования бизнес-процессов в организации.
Чтобы определить слабые места вашего бизнеса и узнать, чем на самом деле занимаются ваши сотрудники на рабочем месте, займитесь моделированием бизнес-процессов.
Моделирование бизнес-процессов - это подробное описание существующих процессов и формализация требований к их выполнению. Все сотрудники вашей компании описывают что, как и для чего они делают, обозначают этапы своей работы и конечный результат.
Этапы моделирования
Для моделирования бизнес-процессов используют несколько подходов. Самые распространенные: функциональный и процессный.
При функциональном подходе описывается нужный результат и ресурсы, которые задействованы для его достижения, без учёта последовательных действий.
Используя процессный подход, описывается алгоритм последовательных действий, необходимых для достижения результата. Такой подход наиболее точно показывает всю картину происходящего в вашей компании: чем заняты сотрудники, в какой момент передаётся заявка, почему счета оплачиваются неделями, вместо двух дней.
Моделирование бизнес-процессов можно разбить на несколько основных этапов:
- Построение текущей модели бизнес-процессов. Необходимо описать всё, что происходит в вашей компании, максимально честно;
- Анализ – подробное изучение процессов. Определите слабые места процессов, где есть дублирующие операции, где халатное отношение, а где “косяки” сотрудников из-за постоянного выгорания;
- Разработка оптимальной модели бизнес-процессов на основе проведённого анализа. Представьте себе всё тот же процесс, но уже без всех тех “слепых зон”, о существовании которых вы даже не догадывались;
- Внедрение и тестирование новой модели бизнес-процесса. Перед этим стоит пообщаться с вашими сотрудниками, не пугать их немедленным внедрением, а объяснить, что всё это нужно не только компании, но и им самим.
Кто занимается моделированием?
В небольшой компании это делает сам собственник, потому что он знает всё о своих бизнес-процессах и занимается лично практически всем и сразу - пинает рабочих на производстве, обзванивает клиентов, доставляет продукцию. Если же говорить о среднем и крупном бизнесе, где собственник не участвует в своих бизнес-процессах, то для моделирования лучше пригласить руководителей и ключевых сотрудников.
Как проводить анализ бизнес-процессов
Анализ бизнес-процессов - изучение описанных бизнес-процессов и поиск того, что нужно исправить. Регулярный анализ показывает, что, например, было 3 месяца назад, и какова ситуация сейчас.
Например, в вашей типографии изготавливаемый материал часто выходит с браком из-за того, что подготовкой к печати занимается дизайнер, у которого очень высокая нагрузка. Вы наняли для него младшего помощника, но после анализа данного процесса спустя 3 месяца выяснили, что брак никуда не ушёл. Значит дело вовсе не в высокой нагрузке специалиста, и нужно снова что-то менять.
SWOT-анализ бизнес-процессов
Один из самых популярным инструментов для анализа сильных и слабых сторон, а также поиска решений для улучшений, является SWOT-анализ. Этот метод применим ко всему - новому проекту или продукту, бизнес-процессу, анализу компании в целом.
Разделите лист бумаги или доску на 4 части и в каждой из них напишите: сильные стороны, слабые стороны, возможности, угрозы.
Например, вы описываете бизнес-процесс клиентского обслуживания. В сильных сторонах могут быть: квалифицированные кадры, высокая степень автоматизации, крутой руководитель отдела.
Описывая слабые стороны, отмечайте всё, включая мелочи: после запуска рекламы менеджеры не справляются с объёмом и теряют заявки, отсутствует качественное обучение новичков, нет должностных инструкций.
В двух других “квадратиках” опишите возможности и угрозы. Какие риски могут повлечь за собой описанные слабые стороны бизнес-процесса? Потеря клиентов из-за долгой обработки заявок? Снижение оборотов? Слив рекламного бюджета “в трубу”?
Описывая возможности, ещё раз изучите сильные стороны бизнес-процесса и добавьте в “квадратик” все выгоды, которые можно из них извлечь. Что даёт бизнес-процессам сильный руководитель? Возможность создать систему наставничества в отделе, повышение эффективности работы? Опишите всё так же подробно.
Результатом такого анализа бизнес-процессов будет отчёт с прогнозами изменений, которые улучшат ситуацию и помогут эффективнее достигать поставленных целей бизнес-процесса.
Моделирование бизнес-процессов для оптимизации
Это любое изменение процесса, которое даёт положительный эффект: сокращение времени на выполнение какой-либо задачи, экономия средств, улучшение качества самого процесса.
Например, чтобы менеджеру во время общения с клиентом по телефону не приходилось лично идти на склад и проверять наличие товара, во многих компаниях используется электронная система учёта. Это тоже инструмент оптимизации, который позволяет экономить время.
Иногда оптимизацией может быть и сокращение сотрудников - например, вы приобрели новое высокотехнологичное оборудование для вашего производства, а от старого избавились. И если для работы со старым у вас имелась отдельная должность, например, отладчика, то теперь она уже неактуальна.
Как понять, что пора провести оптимизацию бизнес-процессов?
- Рутинные задачи у сотрудников занимают не меньше трети рабочего времени;
- Нет качественного контроля и непонятно, кто чем занимается;
- Количество негативных отзывов растёт с каждым днём;
- В технологических/производственных процессах количество брака выросло;
- В компании нет показателей эффективности и непонятно, как оценивать работу менеджеров;
- Время на выполнение привычных задач также выросло;
- Штат компании растёт, а показатели на том же уровне, что и раньше.
Как моделировать бизнес-процессы
Для построения схем бизнес-процессов вам очень поможет Business Process Model and Notation (BPMN) - система условных обозначений и их описания. Использование BPMN обладает рядом преимуществ:
- Универсальность, благодаря чему можно описать даже самые сложные и специфические процессы;
- Схемы в нотации BPMN компактны и интуитивно понятны;
- Система позволяет выявить узкие места в бизнесе: если в процессе слишком много действий, они путаются или обрываются.
Вот несколько примеров условных обозначений BPMN, которые упростят процесс моделирования:
- Вход бизнес-процесса - это начальное действие или событие. Например, попадание заявки на почту или в CRM. Выход - логический исход, то есть заключение сделки и получение оплаты. Можно придумать несколько точек входы и выхода для разных вариантов одного и того же события.
- Используйте разные блоки (квадрат, овал, круг) для обозначения разных сущностей: событие (например, регистрация нового лида), действие или операция (отправка клиенту сообщения), шлюзы и логические цепочки для разветвления блок-схемы, которые оказывают влияние на результат (например, если клиент сказал, что подумает, и тут есть два дальнейших финала).
Такая схема может выглядеть следующим образом: Заявка отправлена на почту => Менеджер связался с клиентом по телефона => Клиент сказал, что подумает и перезвонит => Разветвление блок-схемы: что делать, если клиент перезвонил, и что делать, если клиент не перезвонил.
Указывайте в блок-схемах, кто из участников отвечает за данный процесс, а также список необходимых документов для совершения операции.
Также для визуального моделирования можно использовать графические редакторы, майнд-карты или профессиональные приложения. Графические редакторы: Miro, Figma, Adobe Photoshop. Майнд-карты: Xmind, Diagrams, MindManager. Профессиональные программы для создания блок-схем бизнес-процессов: Bizagi Process Modeler, Aris Express, Business Studio.
Итоги
Моделирование бизнес-процессов и их последующая оптимизация имеет множество преимуществ для компаний. Некоторые из них:
- Сокращение затрат на производство, персонал, рекламу и другие аспекты бизнеса;
- Увеличение эффективности бизнес-процессов и снижение вероятности ошибок и задержек;
- Улучшение качества продукции и услуг;
- Большая гибкость: компания может быстро адаптироваться к изменениям на рынке и в потребительских запросах;
- Повышение конкурентоспособности.
Кроме этого, моделирование, анализ и оптимизация помогают улучшить коммуникацию как внутри компании, так и с клиентами, что, в свою очередь, приводит к большей точности и своевременности принятых решений.
Ассоциация Бизнес-Репетитор
wa.me/79691996799
t.me/hrlogos
t.me/mentorliderov