67,4K подписчиков

Бизнес без бюрократии: как и зачем подключать электронный документооборот

3 прочтения

15 июля

Современные сервисы электронного документооборота (ЭДО) позволяют отправлять и получать документы‚ создавать удобные и защищённые хранилища данных. Когда переход на ЭДО особенно актуален и как внедрить его‚ мы обсудили с экспертом.

Советы
дал

Владимир Орлов

коммерческий директор
бухгалтерской компании «Фингуру»

Когда есть смысл переходить на ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена документами в цифровом виде.

Первая и наиболее распространённая причина перехода на ЭДО — большие объёмы бумажной корреспонденции. Это касается деловой переписки, договоров/контрактов, отчётности. Возможно, для крупных организаций расходы на бумагу, заправку и ремонт принтеров и закупку канцелярской продукции не являются значительной частью бюджета. Но для небольших фирм, предпринимателей и самозанятых дело обстоит иначе.

Помимо высоких трат на канцелярию, есть и другие причины для перехода на ЭДО:

большая часть партнёров и контрагентов уже подключена к сервисам ЭДО;
сотрудники не успевают вовремя отправлять исходящие и обрабатывать входящие документы;
у фирмы есть большой физический архив данных, и, чтобы найти в нём нужный документ, требуется время;
у организации есть отделения в других регионах, и обмениваться с ними актуальными данными нужно вовремя.

Чем полезен бизнесу ЭДО:

оптимизирует расходы на доставку корреспонденции;
ускоряет согласование и подписание документов;
упрощает отправку документов партнёру или контрагенту;
помогает узнать, кому документ был передан в работу, и оперативно получить ответ;
позволяет в несколько кликов найти необходимый документ по удобным критериям: дате создания, автору, теме, адресату.

Для кого ЭДО обязателен

Переход на ЭДО не всегда продиктован намерением оптимизировать делопроизводство. Иногда это обязательно.

Участники товарооборота маркированной продукции обязаны с помощью ЭДО направлять в систему «Честный знак» сведения о продажах определённых категорий изделий.

В специальном разделе на сайте системы можно узнать, какая продукция подлежит маркировке, и определить, требуется ли подключать ЭДО.

❗️

Маркировка одежды: ошибки и как их избежать

Читать по теме

Как подключить ЭДО

Подключение ЭДО делается в несколько этапов.

Прежде всего, предприниматель вносит соответствующие изменения во внутренние документы организации. В них нужно прописать:

возможность вести делопроизводство с помощью ЭДО;
категории документов, хранящихся в цифровой форме;
категории сотрудников, имеющих электронную подпись (ЭП);
категории сотрудников, которые отправляют и получают электронную корреспонденцию.

Следующий шаг — оформление электронной подписи (ЭП). Электронную подпись, как правило, получают руководитель организации и его заместители. Также она оформляется для руководителей отделов и других структурных единиц — для согласования документов внутри организации.

Тип ЭП (квалифицированная, неквалифицированная, простая) для того или иного сотрудника определяет сама организация. При этом следует учитывать, что в России только квалифицированная электронная подпись (КЭП) наделена полной юридической силой.

ЭП приобретаются в удостоверяющих центрах (УЦ), аккредитованных Минкомсвязи России. Как правило, все крупные операторы ЭДО имеют собственные УЦ. Список аккредитованных УЦ находится в специальном разделе на сайте Министерства цифрового развития.

После этого необходимо подключить к интернету рабочие места, на которых будет использоваться ЭДО.

На финальном этапе предприниматель выбирает оператора ЭДО и регистрируется в системе.

Обязательна ли ЭП для электронного документооборота

Электронная подпись обязательна для ведения ЭДО. Полной юридической силой будет обладать только тот электронный документ, который подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП). При этом стороны ЭДО вправе оформить соглашение о том, что документы с простой или неквалифицированной ЭП признаются ими в рамках повседневного обмена данными.

ЭП сейчас бывают двух типов:

USB-токен, выполненный в виде привычной «флешки»;
ПО, устанавливаемое на компьютер.

Первый вариант позволяет применить ЭП на любом компьютере. Второй привязан к одному рабочему месту.

Как выбрать оператора ЭДО

При выборе поставщика ЭДО полезно учитывать:

предоставляет ли оператор услугу роуминга — это актуально, если контрагенты пользуются услугами другого оператора;
сколько контрагентов пользуются услугами оператора;
какие форматы обмена данными поддерживает оператор;
предоставляет ли оператор бесплатную пробную версию — так без лишних затрат можно протестировать несколько систем ЭДО и выбрать наиболее подходящую;
каковы отзывы клиентов;
сколько стоят услуги.

Перечень поставщиков ЭДО размещён на сайте ФНС. Здесь указана основная информация: возможности роуминга, количество абонентов, поддерживаемые форматы, контактные данные операторов и информация о том, сколько лет компания представлена на рынке услуг.

Как происходит регистрация в системе ЭДО

В систему ЭДО пользователь входит по принципу, похожему на вход в электронную почту. Для начала работы нужно зайти в личный кабинет и в нём прикрепить электронный сертификат (ЭС) для последующей идентификации.

На этапе регистрации важно проверить, правильно ли указаны адрес (для организаций — юридический, для предпринимателей — регистрация по месту проживания) и код отделения ФНС. Его можно узнать при посещении налоговой или на её сайте, в разделе «Определение реквизитов ИФНС».

Перед тем как получить доступ к системе, пользователь изучает правила работы сервиса, условия хранения, обработки и передачи персональных данных, другие юридические аспекты. И подтверждает, что ознакомился с ними.

На этом регистрация в системе ЭДО завершается.

Выводы: кратко

Системы ЭДО для предпринимателей зарекомендовали себя как возможность сократить канцелярские расходы и сосредоточиться на выполнении задач, а не на бюрократии.

Чтобы подключиться к ЭДО, нужно выполнить пять шагов: