Достаточно длительное время, использую практику - координаций с сотрудниками, которая помогает синхронизировать:
- Задачи
- Процессы
- Планы
- Понимание
Что такое координации?
Координация - это короткие планерки 20-40 минут на регулярной основе в формате 1 на 1, с конкретным руководителем, или сотрудником. Которые позволяют регулярно “сверять часы” на тему синхронизации процессов и выполнения задач.
Как определить с кем нужно проводить координации?
У меня существует достаточно твердая формула:
“Предельно высокий эффект моего присутствия для нового сотрудника своего отдела, который регрессивно снижается в зависимости от выучки сотрудника”
Суть очень простая - когда приходит новенький сотрудник в Компанию, я уделяю большое количество времени на его правильную адаптацию, чтобы позже минимализировать количество потраченного времени на синхронизацию
Недавно, наняли HR-директора, координации с ней мы делаем ежедневно в 16:30, постепенно я буду снижать количество координаций на 4 раза в неделю, 3, 2, 1 и останется только еженедельная планерка руководителей, либо короткие планерки по конкретной повестке с ней.
Как проходят координации?
Сотрудник, которому я назначаю координации выписывает себе вопросы в формате:
- несрочные и важные
- вторым списком - не срочные и неважные.
Срочные и важные - решаются в режиме онлайн.
Пример не срочных, но важных вопросов:
- Зачем такие-то стадии в нашей CRM системе для HR-менеджера (рекрутера)?
- Как работает тот, или иной БП (бизнес-процесс)?
Вместе с этим, я так же готовлю свои вопросы в этой координации, примерно в таком формате:
- Разбираем факт выполненных задач на период (день, несколько дней), как правило эти задачи состоят из дорожной карты обучения и адаптации нового сотрудника. Он должен прочитать такие-то инструкции, такие-то регламенты и пр.
- Увидел отклонение от какого-то процесса (записал на координацию, чтобы объяснить почему так делать не нужно)
В чем эффективность коротких, регулярных координаций?
Во-первых, вы в предельно короткое время разбираете большое количество вопросов, “сверяете часы” по выполненным задачам, определяете новые задачи на короткий период.
Во-вторых, нет “судорожных” действий, когда инициативный новенький сотрудник в течение дня вам задает большое количество “не срочных” вопросов, отвлекая вас от своих задач, а также отвлекаясь самостоятельно. Вместо того, чтобы ее просто записать и задать в нужное время.
С кем еще полезно вводить и проводить координации?
С сотрудниками, чьи результаты ниже ожидаемых. Допустим вижу, что один из сотрудников не совсем справляется со своими задачами и не до конца понимает все бизнес-процессы и свои рабочие функции.
Назначаю ему координацию - 1, или 2 раза в неделю в которой начинаю подствечивать его “узкие места”, формулирую ему конкретные задачи на конкретный период для изучения того, или иного вопроса, вместе с этим даю подробное объяснение его вопросов.
Подводя итоги
Координации - отличный метод для синхронизации сотрудника с процессами, формирования для него ожидаемых результатов и контроля исполнения им конкретных задач.
В большинстве случаев мало сказать сотруднику, а уж тем более новенькому сотруднику - что он делает не так, важно еще и объяснить ему это. Во всем, я предпочитаю системный, методичный подход.
Вместе с этим, на координациях вы четко видите степень погруженности в процессы и поставленные вами задачи сотруднику, исходя из уровня его подготовки и качества задаваемых вопросов, на основании которого можно сделать выводы и принять управленческое решение.
Используете координации с сотрудниками в своей работе?
#управление
#менеджмент
#систематизация