Некоммерческие закупки играют важнейшую роль в управлении любым бизнесом. Они касаются приобретения товаров и услуг, необходимых для поддержания операционной деятельности, и включают в себя всё от офисных принадлежностей до сложного оборудования. Важность этих закупок трудно переоценить, так как от их эффективности напрямую зависит успешность предприятия. Однако данная сфера зачастую оказывается высоко коррумпированной, что ставит под угрозу не только финансовое благополучие компании, но и её репутацию.
Некоммерческие закупки играют важнейшую роль в управлении любым бизнесом. Они касаются приобретения товаров и услуг, необходимых для поддержания операционной деятельности, и включают в себя всё от офисных принадлежностей до сложного оборудования. Важность этих закупок трудно переоценить, так как от их эффективности напрямую зависит успешность предприятия. Однако данная сфера зачастую оказывается высоко коррумпированной, что ставит под угрозу не только финансовое благополучие компании, но и её репутацию.
Коррупция в некоммерческих закупках
Коррупция в некоммерческих закупках — это проблема, с которой сталкиваются многие предприятия. Нередко она начинается с мелких взяток и «откатов», но со временем может перерасти в систематическое воровство. Собственники компаний обычно знают о существовании этих злоупотреблений и стараются контролировать ситуацию, устанавливая допустимые лимиты потерь. Тем не менее, эти меры часто оказываются недостаточными, и сотрудники начинают превышать допустимые рамки, что приводит к значительным финансовым потерям.
Многие собственники осознают масштабы проблемы и пытаются с ней бороться. Однако для этого требуются специализированные знания и опыт, которых может не хватать внутри компании. По этой причине они часто обращаются за помощью к внешним экспертам, способным выявить и устранить коррупционные схемы. Важно понимать, что любая система контроля должна быть адаптивной и учитывать постоянно меняющиеся методы злоупотреблений.
Прозрачность и строгость процедур
Эффективное управление закупками требует прозрачности и строгости в соблюдении установленных процедур. Внедрение современных технологий и систем мониторинга позволяет значительно снизить уровень коррупции, однако человеческий фактор по-прежнему играет ключевую роль. Без надлежащего контроля и мотивации сотрудников даже самые продвинутые системы могут оказаться бессильными перед лицом внутреннего саботажа.
Случай из практики
Ко мне обратился собственник бизнеса с таким рассказом:
Я знаю, что они все воруют. Даже знаю, сколько воруют. Я делал полиграф на каждого, и каждый “звенит”. Но пока они делали то, что мне нужно, с необходимой скоростью и качеством, я закрывал на это глаза. Сейчас что-то начало твориться невообразимое! Стоимость объекта уже выросла более чем на 50%. И они еще объясняют курсом валюты. Но я спросил у знакомых — у кого-то еще дороже есть, у кого-то ничего в цене не изменилось. Да и ладно бы, если просто цена выросла, так в первые месяцы работы беда прям — все ломается, глючит. За прошлый месяц 10 объектов из 15 в первый день работы закрылись из-за сбоя оборудования! Так еще парадокс — количество открытий в месяц снижается! Они объясняют тем, что нет специалистов! То есть теперь не я, собственник бизнеса, решаю, сколько открыть объектов, а строители! Все, что касается строительно-монтажных работ, я понимаю и резкость там навел. А вот все, что касается ИТ оборудования — помоги разобраться, что там и как.
В компании не было специального отдела по некоммерческим закупкам — каждый покупал сам. Ответственный за открытие формировал бюджет, защищал у владельца и шел открывать. Таких “открывашек” было более 50 человек. При этом не было каких-то стандартов и проектной документации.
Как решилась проблема
Я запросил все сметы за последний год в отделе развития. Естественно, отдел открытий был очень занят и не мог предоставить никакой информации оперативно. Попросил прислать любой текущий проект открытия — у них тоже не очень получилось.
Параллельно с этим я проехал несколько объектов в разной степени готовности. Там, где до открытия было далеко, — народ просто пьянствовал. Там, где вот-вот было поступление товара, — работало до 3-х человек. Там, где происходило открытие, — вообще никого из открывающих видно не было.
Я пошел через финансовую систему — все платежи по новому объекту велись в разрезе этого объекта и в разрезе контрагентов. К каждому платежу прилагался файл со скан копией счета. Потратив 5 минут, я получил таблицу в разрезе: объект, поставщик, ФИО ответственного за открытие, статья расходов и сумма. Из сводной таблицы сразу стало видно следующее:
- Статья “Прочие расходы” зависела от ФИО ответственного за открытие. Разница между суммами была в десятках раз. Условный Петров по этой статье тратил до 10 000 руб на любой свой объект, а условный Иванов тратил всегда минимум 120 000 руб, но не превышал 140 000 руб.
- У всех действующих ответственных суммы по статьям “ИТ оборудование”, “Строительные материалы”, “Торговое оборудование” и “работы” были одинаковыми. Отличия были только в логистике.
По статье “Прочие расходы” было все очевидно. В зависимости от наглости отдельно взятого сотрудника, он брал с каждого объекта свой “бонус”. Сделав выборочную проверку чеков по топ-3 лидерам по расходам, нашел очень интересное: были чеки за такси поездки из Москвы в Тверь и обратно, на выходных. То есть человек свои личные расходы компенсировал через эту статью.
Также вызвало вопрос то, что на разные типы работ применялись разные специалисты. То есть проложить 220 вольт и проложить сетевой кабель — вызывались разные бригады для этих работ.
По статье “Работы по ИТ” увидел много интересного:
- Час работы составлял более 5 000 руб. Программист с высшим образованием и 5 годами опыта получает в час 3500 рублей, а специалист, подключающий мышку, получает 5000 рублей в час.
- Сами работы, перечисленные в документах, не имели смысла или были откровенным обманом. Например, была услуга “Установка кассы” и “Настройка кассы”. А после неё статьи “Подключение стационарного сканера к кассе”, “Подключение ручного сканера к кассе” и тому подобное. Особенно порадовала статья “Обучение сотрудников” и “Поддержка в первый день работы магазина — 12 часов сотрудник в кассовой зоне”.
- Количество людей, заявленных в документах, раз в 4 не дотягивало до количества, которое я видел лично на объектах.
По статье “ИТ оборудование” взял счета за разные месяцы в разных регионах РФ. Первое, что увидел — название компаний разные, а вот содержимое одинаковое: позиции номенклатуры — код позиции, название и цена — одинаковые.
Когда собственник увидел это, то сказал, что тоже задавал вопросы и ему ответили: “Так мы прогнули поставщиков — они дают по нашей спецификации по указанным ценам. А цены лучшие у нас!”. Ага, прогнули. Цена в Калининграде и Петропавловск-Камчатском одинаковые.
Я взял документы по нескольким объектам, которые были открыты несколько месяцев назад и проехал по ним:
- Сетевой кабель покупался медный, а лежит омедненный.
- Компьютерное оборудование идет без указания бренда, цена же как у брендовых, а по факту нонейм. Я отдельно делал запрос — какие мышки и клавиатуры поставляют, и ответ был Logitec. По факту был какой-то нонейм.
- В одном магазине весы себя вели странно. Я полез разбираться с настройками и выяснил, что в весах прошивка, которой уже более 9 лет. Такие весы можно купить только б/у. Невозможно с такой прошивкой купить новые.
- Следом проверил другое ИТ оборудование — более половины оказалось б/у.
- Я не специалист по торговому оборудованию, но сделал фото и отдал собственнику. Он следом приехал — торговое тоже б/у, хотя по документам новое.
Но несмотря на факты, оказалось, что акты всеми уже подписаны и все они принимали новое. Материально ответственного лица, кто принял на себя ответственность, нет. То есть у них все хорошо. Новое оборудование поставили, почему старое там — не известно.
Итоги
- Установил лимит “Прочие расходы” в размере 20 000 руб. Превышение — защита у собственника каждого чека раз в месяц. Через 3 месяца, по факту расходов, лимит снизил до 10 000 руб.
- Изменил процедуру закупки, настройки и установки ИТ оборудования. Закупка делалась централизованно на 3 месяца открытий. Оборудование настраивалось и проверялось в офисе — сразу собирался и тестировался новый объект. На месте оборудование включается и сразу используется.
- Ввел процедуру технического открытия торгового объекта — за 3 дня до официального открытия выполняется полный цикл работы на всем оборудовании.
- Запустил процесс пломбировки и учет оборудования. Все оборудование маркируется и по акту передачи передается материально ответственному лицу. В процесс инвентаризации включен просчет торгового и ИТ оборудования.
- Изменил процесс строительных работ — все необходимые работы по прокладке сетевых кабелей выполняет одна бригада.
Результаты
В результате всех этих изменений получил следующее:
- Сокращение расходов на открытие новых объектов в целом более чем на 25% (более 1 000 000 руб).
- Количество срывов официальных открытий — ноль за полгода, было более 50% на десятках открытий.
- Количество отказов оборудования и обращений в поддержку от новых объектов — единицы обращений в первый месяц, против десятков.
Заключение
Эффективное управление некоммерческими закупками критически важно для успеха любого бизнеса. Проблемы коррупции и неэффективности могут значительно влиять на финансовое состояние и репутацию компании. Введение строгих процедур, прозрачности и современных технологий позволяет существенно сократить расходы и улучшить результаты. Опыт внедрения новых методов и подходов показывает, что даже сложные проблемы можно решить, если подходить к ним системно и последовательно.
Три ключевых вывода
- Необходимость контроля и прозрачности: Эффективное управление некоммерческими закупками требует строгого соблюдения процедур и прозрачности в процессах. Внедрение систем мониторинга и отчетности помогает выявить и устранить коррупционные схемы.
- Централизация и стандартизация закупок: Централизованный подход к закупкам и стандартизация процессов настройки и установки оборудования могут существенно снизить расходы и улучшить качество. Предварительное тестирование и маркировка оборудования позволяют избежать проблем на этапе ввода в эксплуатацию.
- Постоянный мониторинг и адаптация: Системы контроля должны быть гибкими и адаптироваться к новым угрозам и злоупотреблениям. Регулярные проверки и анализ данных помогают своевременно выявлять отклонения и принимать необходимые меры для их устранения.
Послесловие
Если у вас есть интересные кейсы или вы столкнулись с похожими проблемами в своих организациях, делитесь своим опытом в комментариях. Я с удовольствием разберу ваши случаи и предложу возможные решения.
Если же вам требуется профессиональная помощь или аудит ваших закупочных процессов, не стесняйтесь обращаться ко мне. Я готов предложить свои знания и опыт для повышения эффективности и прозрачности ваших операций. Вместе мы сможем найти оптимальные пути для улучшения работы и достижения наилучших результатов.