Оценка стоимости и сроков при запуске проекта – попытка определить его границе через лимиты. И знаете что? На протяжении всего жизненного цикла проекта эти границы будут меняться и пересматриваться.
Но как только границы начинают расползаться – начинается паника. И заканчивается это тем, что начинается хаотичное внедрение форм, увеличение детализации, штата, частоты совещаний и т.д., которые, по сути, не сильно помогают, так как формируются хаотично.
Проблема расползания границ свойственна любому проекту.
Причины «расползания границ»
Во-первых, ошибки в оценке. Про проект никогда не известно все 100% информации до момента его завершения. Всегда есть то, что не было учтено. Резерв не является панацеей, но он помогает создать некоторый задел на возможные изменения в проекте, которые повлияют на сроки и стоимость реализации.
Во-вторых. Излишняя детализация. Одно из самых существенных заблуждений – чем выше детализация, тем выше управляемость процессом. Возможно есть проекты, где такой подход является жизненно необходимым, но на практике детализация до болта больше тормозит процесс планирования, оценки и учета, чем способствует. А на фоне постоянных изменений и давления временем, то вообще не несет никакой смысловой нагрузки, так как нет возможности оперативно получать актуальные данные.
В-третьих, отсутствие механизма быстрого реагирования. Изменения в проекте происходят очень быстро и пока думают какие данные собрать, как посчитать, а сможем ли вообще что-то посчитать, уже и бюджет упустили и сроки ускакали. Управление изменениями в проекте – то, чем пренебрегают все. А это имеет такое же важное значение как управление расписанием и стоимостью проекта.
В-четвертых, давление временем. Помните известный треугольник
Когда заканчивается время – расползается граница бюджета. И это связано и с привлечение дополнительных ресурсов; и оплатой штрафов, пеней, вскрытием банковских гарантий; и расходами на устранение недоделок и несоответствий.
Как управлять «расползанием границ»
1. Понять и принять, что он неизбежен. Все проекты через это проходят.
2. Постоянно изучать и следить за изменения по проекту: начиная от технической документации и заканчивая стоимостными показателями.
На одном проекте заказчик регулярно менял приоритеты по выполнению работ. Такие требования ничем не регулировались, выдавались в рабочем порядке на площадку и руководство узнало об этом уже когда начали разбираться что можем сдать заказчику и почему он не принимает работы. Отслеживание и реагирование любых изменений помогает контролировать расползание границ.
3. Определять эффект от изменений. Базовые бюджеты и графики могут и должны корректироваться. Когда накапливается такое количество изменений, которые могут изменить границы проекта, то утверждаются Базовый график 2.0 и Базовый бюджет 2.0. Такой подход позволяет не избегать и игнорировать проблемы проекта, а контролировать их и вовремя реагировать.
4. Определить кто влияет на результат. Границы ответственности позволяют делать процессы прозрачными.
Автор: Вера Питинова