Операционное управление состоит из ежедневных, недельных, месячных, квартальных и годовых циклов.
Ежедневные циклы
Применяются для эффективного управления специалистами. Это и классические летучки из советского прошлого, и ежедневный Stand-up (Daily Scrum) в современных гибких методологиях управления. Основная задача таких ежедневных встреч — разбор результатов предыдущего дня, краткий анализ ошибок и инцидентов, планирование на день и воодушевление на достижение плана дня. Ответственность за проведение таких встреч лежит на руководителях. Если они это не делают, возникает вопрос, а чем тогда они занимаются? Не выполняют ли они задачи специалистов, которыми должны управлять?
Еженедельные циклы
Необходимы для подведения итогов недели и планирования следующей недели. Такие совещания нужно проводить внутри подразделений, а также отдельно с руководителями.
Предприниматель или исполнительный директор является руководителем руководителей, а также наставником. Еженедельные и ежемесячные совещания позволяют держать руку на пульсе каждого подразделения и в случае чего принимать оперативные решения.
Формат еженедельных и ежемесячных совещаний следующий:
- Отчет руководителя по цифрам и проценту выполнения планов в своем подразделении с комментариями, если требуются.
- Представление идей и гипотез, какие действия можно предпринять, чтобы достичь плановых показателей, если они не достигаются.
- Отчет по задачам и гипотезам, которые стояли с прошлой недели.
- Если требуется, то совместная генерация задач и гипотез на следующую неделю.
Исполнительный директор в этом случае выступает в роли наставника, который помогает руководителю добиться поставленных целей. Он может согласовать выделение дополнительных ресурсов для выполнения плана, а также подсказать решение или гипотезу для снятия основного ограничения в подразделении руководителя.
На таких совещаниях обязательно должен быть назначен человек, который фиксирует все договоренности и вносит их в систему управления задачами со сроками и ответственными.
Каждое 25 число каждого месяца у всех руководителей должна появиться автоматическая задача подать исполнительному директору план своего подразделения на следующий месяц.
Квартальные и годовые циклы обычно сопровождаются сессиями стратегического планирования.