Мишина Алена, менеджер проектов elearning, рассказывает о том, как запускала порталы в разных компаниях, что ей помогало в этой работе, какие «грабли» встретились на этом пути и как их можно избежать.
При запуске портала все фокусы внимания я разделила на 6 групп:
- Железо
- Люди
- Дизайн
- Контент
- Автоматизации
- Команда
Первые грабли: все эти фокусы внимания были в моей компетенции, не делайте так — лучше их сразу распределять между ответственными.
Железо. Что нужно решить и предусмотреть:
- Как выбрать
- Требования
- Ограничения. ИБ
Грабли:
- Не продумали название портала и доменное имя
- Не сразу стала дружить с ИБ и ИТ
- Не учла бережное отношение ИБ к своим базам знаний для пользователей
Советы:
- Перепроверяйте критерии
- Анализируйте цифры
Лайфхак. Я использовала собственный опыт «нового сотрудника»: представлялась и говорила о том, что запускаю портал. И делала паузу. И люди начинали высказывать свои предположения-ожидания о том, что там теперь появится.
- Заведите wish-лист и стоп-лист
Люди. Кто и как попадает на портал
Первой нашей задачей было подружить две базы:
- HR-база (1С), где собраны управленка, данные, история должности и все, что мы должны знать про человека, про его место в компании. Но там нет доступов, нет почты, нет логина.
- База ИТ (AD), где как раз все это хранится: почты, доступы, логины.
У сотрудников склада нет учетки, поэтому решили сделать два входа. Один – авторизация по AD, второй — по мобильному телефону и паролю.
Грабли, с которыми здесь столкнулись:
- Ошибки и разница в данных
- Управленку надо править — интеграции не прощают ошибок
- Разные данные в AD и в 1С
- е-ё, Наталья-Наталия
Совет: найдите ключ для интеграции
Мы в качестве такого ключа выбрали код физлица.
Итак, у нас появился единый ключ, у нас появилась связка двух систем и появилась процедура, по которой сотрудник попадает на портал. Теперь все изменения мы ведем только в 1С.
Дизайн. Как будет выглядеть портал, цвета, картинки и стиль
Что нужно решить?
- Цвета. Лучше взять корпоративный стиль и под него все подстраивать.
- Логотип – корпоративный или собственный?
- Как будут выглядеть разные элементы: шаблоны карточек, категорий, кнопок?
- Как будут выглядеть уведомления?
Грабли, с которыми здесь столкнулись:
- Пока «ищешь себя» – получается зоопарк стилей
- Шаблоны в Canva – сложно оплатить, через впн висит
- Дизайнеры загружены, приоритет низкий, делаем свои картинки
Лайфхак. Я сделала в меру приемлемо, потом показала нашим дизайнерам. Как только они увидели результат, который их не очень устраивал и они поняли, что можно и нужно поправить, они пообещали помочь доделать или переделать.
Советы:
- Унифицируйте и структурируйте
- Начните с названия и логотипа
- Создайте единое место хранения. Пусть это будет единая папка со всеми прописанными доступами
- Придумайте код названия: сделайте примерно одинаковые названия у картинок, чтобы было понятно, для чего они – тест, курс, новость
- Шаблоны, шаблоны, шаблоны — создавайте и используйте шаблоны
Контент: за чем пойдут люди
Какие вопросы здесь возникают?
- Курсы. Слайдовые или лонгриды, линейные или сложные? На чем?
- Тесты – какие нужны? Проверки знаний, затравки к теме, обучающие с обратной связью? Откуда брать вопросы?
- Книги и статьи. Дайджесты, обзоры, ссылки на «читать онлайн» – они полезны для сотрудников?
- База знаний: актуальные статьи, инструкции. Кто будет за этим следить?
Что сделали в первую очередь
- Реестр – какие курсы есть. Поставила им галочку – «живые» они или нет.
- На складе очень серьезные требования: есть обязательные обучения, есть аттестации на должность. Но — вся настроенная система обучения была «на бумажке». Поэтому мы разделили сферы: курсы оставили для офиса, а для склада делаем тесты и базу знаний. За последний год мы сделали достаточно много – больше трех тысяч тестовых вопросов, на все возможные виды деятельности и на все программное обеспечение.
Грабли здесь:
- Даже если есть пакет курсов, его надо постоянно пересматривать и обновлять.
- Давайте переведем все в видео! Нет.
- Каждый может создавать курсы – нет.
Совет: решить, кто будет делать курсы и как.
Лучше, чтобы это был постоянный сотрудник внутри компании.
- Эксперты
- Тренеры
- Руководители
- Подрядчики-фрилансеры
- Внутренний специалист
Автоматизации
Не нужно автоматизировать то, что не прописано и не пройдено в ручном режиме.
- Сначала лучше пересмотреть весь процесс.
- Проверить все необходимые документы и подписи на предмет актуальности и целесообразности.
- Посмотреть, что в процессе важно и нельзя потерять, а что можно улучшить.
- Только после того как вычистили весь процесс (пусть это адаптация, или прием человека на работу, или получение какого-то доступа), можно делать автоматизацию.
Грабли:
- Половинчатая автоматизация – «на время» (это останется надолго или навсегда)
- Автоматизировать бардак
- «Мы же купили программу, теперь все заработает само»
Совет: действовать пошагово и не торопиться, не стремиться запустить процессы, которые еще не готовы, не определены, не прописаны.
Идеальная команда и пожелания к каждой роли
Босс-инициатор
- Влияние
- Время
- Вовлеченность
ИТ-специалист
- Желание
- Время
- Компетентность
Контент-мейкер
- Полное погружение
- Навыки разработчика-универсала
HR и тренеры
- Цифровые навыки
- Готовность к изменениям
Грабли:
- Рассчитывать на людей, которых выделяют помочь (они не в команде)
- Не проверить цифровые компетенции команды
- Концепция HR-zero нравится не всем и не всегда
Совет: приготовьтесь искать, дружить и разбираться
Как привлечь людей на портал
В нашем случае не было большой рассылки. Мы намеренно ее не делали, а открывали доступ поэтапно: сначала для HR, потом для нескольких подразделений и затем уже для все большего количества сотрудников. Теперь, когда разобрались с основными вопросами, обращениями и багами, уже есть задача приглашать больше людей.
Лайфхаки:
- Использовать внутренний канал коммуникации
- Встроиться в те процессы, к которым люди уже обращаются
- Сделать ссылку в подписи
- Рекламировать внутри компании (например, тв-экраны)
- Искать подходящие поводы для упоминаний
- Отправлять руководству ежемесячные отчеты с благодарностью
Что в результате
- Разворот: июль – ноябрь 2023
- Чистая коробка
- Выверена управленка (1С)
- Мероприятия, начальное обучение, тесты, новости
- Закрыт устаревший портал
- Интеграция с 1С, доступ через AD
- Обучены админы
- 14 обновленных/новых курсов