По новым правилам Социальный фонд России (СФР) передаёт работодателям информацию, что сотруднику открыт, продлён или закрыт больничный. Работодатели, в свою очередь, обязаны отправлять в фонд отчёты по работникам. Взаимодействие происходит в онлайн-формате, поэтому нужно подключиться к системам СФР.
Рассказываем, как работать с электронными больничными и какие сведения по работникам надо подать.
Шаг 1. Настроить систему обмена информацией с СФР
Способ 1. Работать через личный кабинет страхователя на сайте Социального фонда. Чтобы войти в личный кабинет, нужно авторизоваться через Госуслуги и предоставить личному кабинету страхователя право на просмотр:
- вашего номера телефона;
- списка организаций;
- ФИО;
- СНИЛС;
- адреса электронной почты
После этого откроется главная страница личного кабинета.
Главная страница состоит из разделов. Вот руководство от СФР по работе с каждым разделом.
Способ 2. Подключиться к системе «Социального электронного документооборота» (СЭДО).
СЭДО — это сервис для обмена документами между СФР, медицинскими учреждениями и работодателями. СЭДО интегрирован в бухгалтерскую программу или систему электронного документооборота, которой вы пользуетесь.
На всех этапах работы с СФР требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Чтобы её получить, руководитель компании или ИП должен обратиться в удостоверяющий центр ФНС или к доверенному лицу. Налоговики говорят, что к ним предварительно можно не записываться. При себе имейте паспорт, СНИЛС, ИНН и USB-носитель.
Шаг 2. Подать «Сведения о застрахованных лицах»
«Сведения о застрахованных лицах» (СоЗЛ) — отчёт, который компания обязана отправить в Соцфонд по каждому работнику. Отчёт включает ФИО сотрудника, СНИЛС, адрес, банковские реквизиты. Данные необходимы, чтобы фонд назначил пособие по нетрудоспособности.
Работник передаёт начальству информацию о себе, когда:
- устраивается на работу;
- наступает страховой случай, то есть болезнь, а СоЗЛ ещё не отправлены в СФР;
- сведения изменились, например, человек сменил паспорт или адрес
Руководитель обязан отправить СоЗЛ в три рабочих дня с даты получения от сотрудника.
Форму отчёта можно посмотреть здесь. Отправляйте отчёт через СЭДО — это удобно и надёжно. По отзывам бухгалтеров региональные отделения СФР отказываются принимать документ в бумажном виде.
С 1 января этого года подрядчики по договорам ГПХ считаются застрахованными на случай болезни и в связи с материнством. Поэтому по ним тоже необходимо отправлять СоЗЛ.
Шаг 3. Получить оповещение, что больничный лист открыт
Открывает электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) лечащий врач поликлиники. Он размещает ЭЛН в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» (ЕИИС Соцстрах).
СФР получает информацию об открытии больничного и передаёт её работодателю. Если статус документа изменится, к примеру, больничный будет продлён или аннулирован, СФР известит работодателя.
Больничные листы аннулируют по разным причинам, к примеру, врач ошибся в коде диагноза. В случае аннулирования сотрудник получит уведомление на Госуслугах. Скорее всего, ошибку исправят и разместят в системе новый ЭЛН. Если нет — работнику лучше связаться с врачом самостоятельно.
Шаг 4. Отправить данные в Социальный фонд
Когда ЭЛН закроют, Социальный фонд отправит работодателю документ с данными сотрудника. Бухгалтер должен проверить документ, дополнить — при необходимости, и отправить обратно в течение трёх дней. Дополнительно фонд может запросить сведения:
- о страховом стаже работника;
- о выплатах за расчётный период с разбивкой по годам;
- о районном коэффициенте;
- о периоде проведения судебно-медицинской экспертизы, если она проводилась
Чтобы было проще разобраться в процессе взаимодействия работодателя, Социального фонда и медорганизаций, смотрите схему:
Ст. 15.2 федерального закона «Об обязательном страховании по болезни и материнству» предусматривает ответственность для работодателя, если он не отправил документы, просрочил отправку или подал неверные сведения. Отделения СФР активно пользуются этой статьёй. Бывает, компании отправляют неправильные данные, и фонды из-за этого перечисляют больше денег, чем должно быть. Если в этом виноват работодатель, он заплатит штраф от 1 тысячи до 5 тысяч и возместит излишне понесённые расходы фонда.
Шаг 5. Оплатить первые 3 дня больничного
Первые 3 дня травмы или болезни сотрудника оплачивает начальник, начиная с четвёртого дня — СФР.
В этом году расчёт пособия по нетрудоспособности изменился, поскольку ввели предел среднего дневного заработка (СДЗ). СДЗ не должен быть больше 2 736,99 и меньше 533,98 руб. Как теперь рассчитать больничный, читайте в нашем материале.