Инструкция для безболезненного перевода работы и команды в таск-менеджер — подходит руководителям, менеджерам, тимлидам, полководцам
📖 Мотивация — причина, которая движет нашими действиями. Считается, что она бывает трёх видов:
- внешняя — награда (зарплата, бонусы и звания), власть (желание подняться по карьерной лестнице) и страхи (потерять работу)
- внутренняя — удовлетворение от выполнения задачи
- просоциальная — когда движет необходимость помогать другим и защищать их
Когда команда мотивирована, задачи и проекты выполняются легко, а изменения внедряются без проблем. В противном случае наоборот — сотрудники весь день гипнотизируют стрелку часов, а нововведения воспринимают в штыки.
Но мотивация — штука подвижная: сегодня она высока, завтра снижается. Это то, с чем руководителю и тимлидам стоит постоянно внимательно работать.
🐎 Даже армия Александра Македонского отказалась идти с ним дальше на Восток, когда перестала понимать амбиции военачальника.
Сегодня рассмотрим частный случай — мотивацию команды при переходе на таск-менеджер. Расскажем, как выстроить, удержать или восстановить уровень мотивации команды.
Почему команда сопротивляется
Непонятно зачем
Изначально смысл во внедрении таск-менеджера видит только руководитель — из-за того, что не понимает, чем заняты его подчинённые, не видит статуса задач и хочет повысить эффективность команды.
Перед тем, как выйти к команде с таким решением, он:
1️⃣ Проанализировал рабочие процессы. Заметил, что 20% рабочих задач не выполняются, 30% висят невыполненными месяцами, а треть сотрудников жалуется на переработки и неравномерную нагрузку по команде.
Руководитель пришёл к выводу, что нужно внедрять таск-менеджер, чтобы:
- сделать рабочие процессы прозрачными
- отследить реальную нагрузку команды
- видеть все этапы проектов
- контролировать дедлайны
- улучшать процессы и достигать лучших бизнес-результатов
2️⃣ Протестировал несколько таск-менеджеров и их функции. Нашёл инструмент, который может решить эти проблемы
3️⃣ Сделал выбор и познакомил команду с решением
Команда присоединяется к процессу только на третьем шаге — и для неё это выглядит так:
👤(Руководитель): Переходим в таск-менеджер!
👥 (Команда): Зачем? У нас что, мало дел? Мы и так зашиваемся!
А стоило бы начать с того, что зашивается команда из-за плохих процессов и таск-менеджер помог бы. Без объяснения причин непонятно, зачем менять то, что и так работало.
Неприятие перемен
Вытекает из предыдущего пункта: если команда не понимает причины перемен, то и воспринимать она их будет враждебно. Да и вообще, наш мозг всегда сопротивляется переменам. Любым.
Команда привыкла вести планы в эксель-табличках, записывать входящие задачки в личный блокнот, держать дедлайны и статусы в голове и напоминать о них через чат в Телеграме. И ведь работает же. Каждый сотрудник думает:
«Я-то слежу за своими задачами, дедлайны не срываю, ничего не теряю, а других тегаю по надобности». К такой работе они привыкли.
☝🏻 Этот фактор — часть нашего генетического кода. Менять что-то в привычках и жизни сложно и болезненно. Его надо в первую очередь учитывать, во вторую — принять, в третью — совладать с ним. А как, написали ниже.
Отсутствие навыков
Если у сотрудников ещё и нет опыта работы в похожих программах, степень уныния растёт. Надо разбираться, пробовать, учиться, по-новому выстраивать рабочие процессы. Звучит как мучение — поэтому сотрудник не учится, а прокрастинирует.
Бывают люди, которые в принципе не дружат с технологиями. А тут у них и новый интерфейс, и куча непонятных слов, ещё и повышенная ответственность!
Увеличение рабочей нагрузки
Это нежелание сотрудников тратить время на то, чтобы вести задачи. Мол, работу становится сложнее работать, когда помимо текущих задач висит необходимость всё это фиксировать и постоянно отчитываться. Поэтому сотрудники откладывают или саботируют переход в таск-менеджер.
☝️ Логика в этом есть.
Но надо копнуть вглубь проблемы — почему они не хотят приложить усилие? Почему им кажется это слишком сложным? Может, не разобрались в интерфейсе? Или так и не поняли причину перехода?
Страх контроля
Сотрудники видят в планировщике Большого Брата, который будет засекать время перекуров, фиксировать смол-токи у кулера и отслеживать прокрастинацию. А если ещё и скриншот экрана будет делать каждые 20 минут — пиши пропало. Узнает, что у тебя открыта вкладочка с маркетплейсом, — поди докажи, что ты там книги по работе смотришь.
Так в глазах сотрудников таск-менеджер может превратиться из офисного инструмента в механизм для запуска репрессий.
Кажется, что и тут есть зерно истины. Но всё снова упирается в непонимание, зачем и почему мы всё это внедряем.
Недостаток поддержки
Нельзя просто бросить в чат обучающий ролик на YouTube. Вряд ли хоть кто-то посмотрит его без напоминаний до конца недели. Ещё маловероятнее, что один ролик закроет все вопросы сотрудников.
Если раньше сотрудники не оцифровывали и не визуализировали процессы, не управляли проектами, не общались с коллегами через таск-менеджер — то без поддержки и ответов на вопросы они почувствуют себя брошенными.
Что с этим делать? Сейчас расскажем.
Как помочь команде адаптироваться. 5 конкретных действий
Волшебной формулы для легкой адаптации не существует, но есть ряд простых рекомендаций, которые помогут внедрить планировщик.
Объясняем причины через следствия
Помнишь цепочку из трёх шагов, которые построил в своей голове руководитель? Он проанализировал проблемы, потестировал таск-менеджеры — и потом озвучил решение команде.
Получается, команда пропустила важные шаги по выявлению и анализу проблем — оттого и недостаток мотивации. Даже если просадки в процессах очевидны, коллеги не связывают их решение с таск-менеджерами.
Поэтому важно поговорить с командой и познакомить с первыми этапами цепочки:
👍 Объясни сотрудникам, почему решено изменить подход к работе — допустим:
- часть рабочих задач не выполняются
- команда неравномерно загружена
- задачи теряются
- непонятно, кто и что делает и к кому идти со своими проблемами
- команда регулярно получает по шапке за потерянные задачи и сопутствующие проблемы
Важно честно довести до команды мотивацию перехода, чтобы люди не отнеслись к нововведению как к «хотелке начальника».
👍 Любое почему хорошо подкрепит будущая выгода, которую могут получить сотрудники при переходе. Например:
- Будете видеть, чем занимаются коллеги и на ком застряла задача — и не надо бегать по чатам, всех тыкать
- Освободите себе время — наконец возьмётесь за то, что не успевали раньше и будете больше отдыхать
- Меньше потерянных задач, быстрее развивается компания, больше денег, больше зарплата
Методично и постоянно рассказываем о пользе и успокой сомнения
Подсвети преимущества таск-менеджера. Незнающим людям не очень понятно, как трекер поможет находить теряющиеся задачи и разгрузить команду.
Подготовь презентацию и расскажи о преимуществах:
📎 Благодаря прозрачности работа будет правильно распределена: никто не будет в полной запаре, пока другие отдыхают и плюют в потолок
📎 Каждый сотрудник будет видеть свои задачи в одном месте. Так проще понимать, что и когда от тебя хотят, а задачи не теряются
📎 Каждый сотрудник будет видеть чужие задачи. Это важно, если нужно добиться выполнения и соблюдения дедлайнов, если работа сотрудников связана — а так и есть почти всегда
📎 Когда процессы наладятся, работать удалённо будет комфортнее. Это выгода, преимущества которой трудно переоценить — работа из любой точки мира с минимальным отрывом от коллектива
📎 Имея на руках конкретные данные о выполненных задачах, сотрудники смогут аргументированно просить о повышении
Ещё стоит успокоить команду и объяснить, что таск-менеджера вводится не для слежки, а для повышения рабочей эффективности. Главная ответственность сотрудников здесь — фиксировать задачи, обновлять статусы и закрывать их
Постепенное погружение и постоянное обучение
Аквалангисты опускаются на дно постепенно, чтобы привыкнуть к повышенному давлению. Так и с командой — на погружение в новый инструмент нужно заложить время, чтобы не закружилась голова от резких перемен.
📎 Пригласи представителя сервиса показать, как пользоваться таск-менеджером — или собери команду для совместного просмотра обучающего гайда
Мы всегда готовы провести персональную демонстрацию для вашей команды. Поможем оцифровать бизнес-процессы и покажем, как управлять задачами и проектами в нашем сервисе. Инга Скерсь, CPO WEEEK
📎 Собери серию обучающих гайдов и роликов в одном месте, куда будет быстрый доступ у всей команды
📎 Сделай отдельный документ — или несколько — о работе в таск-менеджере. Там можно описать и цели внедрения инструмента
📎 Сформируй флоу постановки задач. В этом документе вы пропишете, как правильно ставить задачи: в форме «Что сделать?», со всеми прикреплёнными файлами, описанием, ответственными и так далее. Каким именно будет флоу, решать тебе и команде
👉 О том, что такое регламент и как его сделать, читай тут
✔️ Поощряй обмен мнениями и опытом команды друг с другом и руководством по вопросам обучения
✔️ Не торопи — успокой команду и заверь, что у всех есть время на обучение и привыкание
✔️ Не переставай отвечать на вопросы. Постепенно их будет меньше, но они могут появиться и спустя полгода после внедрения
Постепенное погружение, терпение и постоянство помогут команде преодолеть фактор сопротивления переменам и привыкнуть к новому.