Не все существующие способы оплаты топлива действительно выгодны предпринимателям. В статье — подводные камни актуальных вариантов и решение от Яндекс Go для бизнеса.
Способ №1. Принимать чеки от сотрудников
На первый взгляд решение простое: сотрудник заправляется, приносит чек, получает возмещение. Но так ли все гладко?
❌ Потеря чеков. Сотрудник может потерять чек или документ испортится из-за дождя. Оформить расход на компанию уже не получится, но работник все равно потребует компенсацию. В итоге вы заплатите за бензин из личных денег или рискуете потерять человека.
❌ Нельзя вернуть НДС. Чтобы возместить 20% налога на добавленную стоимость, нужно предъявить в налоговую счет-фактуру — чеки ФНС не принимает. Но есть нюанс: при оплате наличными эту самую счет-фактуру не выдают. А значит, вы теряете возможность существенно снизить налоговую нагрузку на каждой заправке.
Способ №2. Оформить специальную топливную карту
С помощью топливных карт можно оплачивать бензин или газ со скидкой на разных АЗС, а еще шиномонтаж, мойку, парковку и платные дороги. Звучит как неплохое решение для бизнеса, но давайте разберемся подробнее.
❌ Скрытые комиссии. Многие эмитенты топливных карт берут дополнительную плату за каждую операцию. В результате литр бензина может оказаться дороже, чем при расчете наличными или банковской картой. Кроме того, часто бывает дополнительная комиссия за предоставление услуг вроде парковок, платных дорог и службы поддержки.
❌ Фиксированный платеж за ежемесячное обслуживание. Его тоже стоит закладывать в траты — кажется, что это мелочь, но за год набегает прилично, особенно если у вас большой автопарк. Кроме этого, платить придется и за саму карту, если вам важно ее наличие.
Способ №3. Оплачивать топливо по картам от конкретной АЗС
Можете выбрать любимую сеть заправок и оформить их фирменные карты для сотрудников. Обычно они дают скидки на топливо и накопительные баллы. Кажется, что это выгодно — но и подводные камни тоже есть.
❌ Привязка к одной сети АЗС. Да, сотрудники смогут оплачивать топливо со скидкой, но только на заправках конкретной сети. Если рядом нет нужной АЗС, придется либо ехать на ближайшую, либо заправляться на другой. Никто не мешает использовать карты нескольких сетей, однако везде разные системы скидок, бонусов и личные кабинеты.
❌ Не у всех АЗС есть такие программы. Фирменные топливные карты обычно выдают крупные федеральные сети заправок. Если в вашем городе нет этих АЗС или сотрудники часто разъезжают по небольшим селам, способ не подойдет.
Выход — подключить сервис Яндекс Заправки для бизнеса
Платформа удобна и сотрудникам, и бизнесу. Сотрудники оплачивают топливо на АЗС не выходя из машины через мобильное приложение: Яндекс Заправки, Навигатор или Карты.
А вот какие бонусы получает компания:
✅ Работает на 12 000+ заправках по всей России. В сервисе можно оплачивать топливо на 40% АЗС по России, в том числе на станциях сетей Роснефть, Газпромнефть, Татнефть, Башнефть, Нефтьмагистраль, ННК и других. Не нужно искать конкретную АЗС — сотрудники могут заправляться там, где им удобно.
✅ Постоянная экономия на каждой заправке. При оплате с корпоративного счета Яндекс Заправок для бизнеса у вас будет скидка 1,5% на каждую заправку при предоплате. Бонусы от АЗС тоже сохраняются и суммируются. Кстати, за использование сервиса не взимается комиссия — еще один аргумент для самых экономных.
✅ Временные скидки от АЗС. На акциях от самих заправок можно сэкономить еще больше — допустим, скидка в 2% превратится в 3,5%. А если у вас есть пластик с хорошими бонусами от сетей, ими тоже можно воспользоваться.
✅ Легко возместить 20% НДС. Для этого в приложении сервиса можно сформировать счет-фактуру по правильной форме. Налоговая принимает ее без проблем. Для удобства можно подключить ЭДО.
✅ Полный контроль расходов. Вся информация о заправках собрана в одном личном кабинете. Вы видите каждую операцию в режиме реального времени: кто, где и на какую сумму заправился. Можно установить индивидуальные лимиты для каждого сотрудника или автомобиля, чтобы они точно не оплачивали с корпоративного счета ничего лишнего.
Устали от бумажной волокиты с чеками и хотите оптимизировать расходы на топливо? Подключите компанию к сервису Яндекс Заправки для бизнеса. Это бесплатно и не займет много времени, зато после вы сможете экономить до 5% на каждой заправке.