Установка нового ПО – это всегда индивидуальный путь. Иногда требуется время, чтобы настроить все процессы так, как необходимо клиенту. Компания BioTime знает, как справляться с самыми нетривиальными задачами и всегда добивается результата – такого, как от нее ждут. Именно так и произошло в сотрудничестве с розничными магазинами LC Waikiki.
Справка от BioTime.
LC Waikiki – один из лидеров российского рынка в розничной торговле одеждой. Компания имеет представительства в 56 странах, а количество ее магазинов превышает число 1200. Первые точки продажи в России появились в 2010 году, а сейчас их насчитывается уже больше 50. Принцип компании – «Каждый имеет право одеваться хорошо».
О нестандартных обстоятельствах, которые возникали на первоначальных этапах, их успешном преодолении и оригинальном способе разделения сотрудников с помощью метода отметки рассказала Екатерина Трескина , старший специалист по кадровому делопроизводству компании LC Waikiki.
- Поделитесь, пожалуйста, с каким запросом вы обратились к BioTime?
- Наша сложность состояла в заливке табелей. Ее необходимо было автоматизировать. Это напрямую связано с особенностями бизнеса. У нас своя сеть магазинов, мы занимаемся розничной торговлей одежды. Сотрудников очень много, у них сложные графики. Мы отслеживали их время прихода и ухода в Exсel. Только представьте: это же дважды в месяц, аванс и зарплата, ресурсов на это уходило очень много. Да и вообще это уже вчерашний день. Стало очевидно, что задачу заполнения табелей надо как-то автоматизировать. Мы провели тендер, выбрали компанию BioTime и приступили к сотрудничеству. Так что первым запросом была именно автоматизация.
- То есть в тот момент вы пользовались ручным вводом данных? А сколько человек тогда работало в магазинах?
- Порядка 600 сотрудников. И это не ручной ввод был. Мы использовали Excel, данные из которого заливались в 1С. Но все равно на это уходило слишком много времени, а нам хотелось, чтобы все табели загружались нажатием одной кнопки. Это мы в итоге и получили от BioTime.
- Были ли какие-то особенности процесса во время внедрения и настройки системы?
- Да, сначала возникали определенные проблемы. Они были связано с тем, что мы используем Firewall. Хотя магазины у нас в России, сами мы находимся в Турции. Из-за этого мы не могли нормально открывать сайт BioTime и загружать с него инструкции.
Комментарий от специалиста BioTime.
LC Waikikiиспользовала Firewall– межсетевой экран, который обеспечивает защиту от внешнего воздействия на систему. Сервер компании находится в Турции, у него мощные защитные настройки, поэтому наш сайт он воспринимал как потенциальную угрозу. Из-за этого на первых этапах у компании возникали некоторые сложности. То есть проблема была не в системе BioTime, а в блокировке ресурсов, необходимых для полноценной работы нашего ПО. Когда мы получили все необходимые доступы, все быстро заработало.
- Как в итоге для вас прошла интеграция системы BioTime?
- Ваши IT-специалисты работали вместе с нашими. Они там какие-то доступы открывали, выделяли отдельный сервер. В итоге все технические сложности были решены. Сейчас система работает, и, откровенно говоря, мы ею вполне довольны. Сейчас мы рады, что разобрались со сложностями, пошли дальше и в итоге получили результат, которого хотели.
- А как отнеслись к внедрению BioTimeсотрудники? Было ли какое-то сопротивление? Возможно, кто-то был против биометрии?
- Конечно, были люди, которые выступали категорически против, но сейчас их практически не осталось. Надо сказать, что какой-то контроль за соблюдением графика у нас осуществлялся всегда. Мы использовали карточки, подписи в листах ознакомления с графиком. В любом случае компания персональные данные все равно обрабатывает. Так что особенного сопротивления у сотрудников мы не заметили. Зато вот управляющие были не слишком довольны наши нововведением.
- Почему?
- Они думали, что система будет слишком сложной, в ней будет трудно разобраться, и им придется тратить на нее много времени, отрываясь от своей основной работы. Но используя программу, они поняли, что все наоборот. Система не только не мешает их работе, а напротив, помогает, позволяет решать задачи намного удобнее и быстрее.
- Какие еще открытия вы сделали для себя после внедрения системы?
- Не то чтобы открытия, скорее, подсветили некоторые моменты. Например, я говорила, что у наших сотрудников сложные графики. Многие работают на внутреннем совместительстве. То есть человек один, а функции сразу две. С введением BioTime мы это более ясно увидели. И здесь у нас возник вопрос, как разделить, когда человек отмечается по своей основной работе, а когда - как совместитель?
- Интересно, нашли какое-то решение?
- Да, мы придумали, что по основной работе сотрудник отмечается картой, а по совместительству – пальцем.
- Впервые слышу про такой способ разделения сотрудников!
- Можно считать это нашим ноу-хау. Сейчас уже неплохо работает, но первое время было сложно объяснить сотрудникам, как и за кого они должны отмечаться. Непросто им было все это запомнить.
- А как с дисциплиной? Что-то изменилось? Не пострадали ли отношения внутри коллектива?
- Конечно, дисциплина стала лучше, ведь теперь сотрудники понимают, что за ними идет четкий контроль. Это раньше можно было опоздать минут на 15-20 и написать нужное время прихода. Теперь этого нет, терминал не обманешь. Если ты опоздал, то уже очевидно опоздал. И придется либо объяснять опоздание, либо отрабатывать, либо получить чуть меньше.
- То есть вопрос с дисциплиной стал острее?
- Да, и это только в плюс. Люди поняли, что опоздания – это их личная ответственность. Они стали внимательнее следить за тем, во сколько выходят из дома, чтобы не опоздать. И, конечно, стали опаздывать на порядок меньше. Так что с точки зрения мониторинга персонала все стало намного интереснее.
- А были ли попытки обмануть систему? Например, исправить данные в программе?
- Нет, у нас за этим строго следят. Мы регулярно проводим аудиты, во время которых смотрим, отмечался ли человек на терминале или это была ручная правка. Очень здорово, что в BioTime есть такая техническая возможность. Мы обязательно просматриваем случаи ручной правки и выясняем, почему ее произвели и кем она была согласована. Сотрудники знают, что здесь обмануть не удастся. Если опоздал, то лучше честно признайся, проблем и трудностей будет меньше.
- А как насчет составления расписания? Используете возможности программы?
- Вы сейчас про мастер-расписания? Это самостоятельно решает управляющий каждого магазина. Здорово, что у BioTime есть такая функция, но именно для наших целей она не всегда подходит. Я уже говорила, что графики сотрудников у нас очень сложные. Распланировать их даже на неделю вперед – на это уйдет масса времени! Поэтому большинство управляющих предпочитают использовать в учете фактические отметки сотрудников, а графики составлять на бумаге. Но некоторые магазины используют мастер-расписание, им все подходит, так что здорово, что оно есть.
- Подводя итог, насколько вы удовлетворены сотрудничеством с BioTime?
- Нас все устраивает. Сначала были переживания, сможем ли мы получить доступы из-за того, что находимся в Турции, но благодаря айтишникам все эти проблемы достаточно быстро решились. Теперь все работает, как надо, так что мы абсолютно довольны.
BioTime – надежное ПО для эффективности вашего бизнеса.
За системами учета рабочего времени вы всегда можете обратиться к нам, в BioTime. Мы консультируем и подбираем программы и оборудование под задачи клиента.
Даем максимально подробные инструкции по установке и всегда держим связь с клиентом. Помогаем быстро все настроить и подключить, а также учим пользоваться системой учета рабочего времени.