При всей нелюбви нашего человека к жестким алгоритмам и правилам тема регламентов так или иначе всплывает и задевает за живое. Может, именно потому, что есть вот этот конфликт – с одной стороны, не нравится нам действовать по инструкции, а с другой, с ней проще и результат более предсказуем. Поэтому перед руководителем встает интересная задача – делать регламенты такими, чтобы ими реально пользовались.
А для этого важно понять и осознать – а для кого все же пишутся регламенты? Правильно, не для руководителя – для сотрудников! Потому что именно им их выполнять.
Следующий вопрос – каким языком регламенты должны писаться? И логичный ответ – чтобы его понимали именно те, кому их выполнять!
И главное – донести то, что нужно, до тех, до кого нужно, причем так, чтобы они это делали! Шаблоны из интернета, увы, этого не умеют… Нет, если человек сам почувствовал неодолимую потребность, сам нашел, оценил, что это именно то, что ему нужно – возможно, конечно. Но! Давайте честно – сколько людей, понимая необходимость делать зарядку или качать стресс, находят подходящий именно для их уровня подготовки комплекс упражнений… и потом его реально выполняют? Да-да, даже при полном понимании и мотивированности…А если вроде как и без этого все неплохо?
Поэтому – не будем надеяться на других, ведь руководитель вы, и задача организовать работу именно ваша.
А значит – определяемся, какой язык регламента будет понятен для ваших подчиненных на конкретных участках, и используем именно его! Это могут быть, например:
- Схемы – дорожные карты, блок-схемы алгоритмов и т.д.
- Последовательность скринов экрана с галочками-стрелочками в местах, куда вносятся данные и нажимается мышка.
- Видео с пошаговой раскладкой.
- Фото – или как аналог скрина, или варианты готовой продукции, когда она считается соответствующей стандартам качества, а когда – брак.
- Стихи в стиле вредных советов – шучу, но в каждой шутке… Иногда действует именно это, хотя бы потому что запоминается, и когда нужно выполнить действие, само в памяти всплывает.
Тут может возникнуть логичный вопрос – так что, регламент это инструкция? Общего на самом деле очень много, хотя есть и свои особенности – например, указание на то, кто именно делает определенные шаги, с кем по этому поводу взаимодействует, в какие сроки выполняет действия и т.д. Но главное – результат! Если человеку при чтении регламента стало понятно, как действовать – это уже классно! Если дошло, что по регламенту работать проще, чем «как привыкли» - практически цель достигнута!
Кстати, есть еще одно отличие – после изучения регламента должна проводиться аттестация. То есть к нему по-хорошему должны быть аттестационные вопросы – можно прямо в конце, как в учебниках после параграфов. И это уже настоящее учебное пособие: изучил, проверил себя сам, потому уже руководителю «сдался» - и действуешь!
Кстати, сейчас есть и сервисы, которые позволяют внутрикорпоративную базу знаний сделать или что-то наподобие. И тогда все это реально может работать практически независимо от наличия и вовлеченности руководителя.
Ну как, вдохновила на разработку регламентов? Действуйте! Не хватает решимости? Приходите ко мне на КАБАЧКИ – это такая программа обучения для руководителей) В числе других вопросов рассказываю и про регламенты, с ответами на ваши вопросы и примерами, как можно писать. Кстати, несмотря на «овощное» название, в программе даю максимум «мяса»! Напишите в любом мессенджере на номер 7(931)009-26-76 – расскажем все подробнее.
Ps. Я в отпуске, материалы для вас подготовлены и будут выходить регулярно (спасибо запланированным публикациям), а вот с ответами на комментарии могу задерживаться. Но все же буду их ждать – приятно вернуться и обнаружить, что тебя ждали))