Для руководителя любого уровня важно уметь правильно выстраивать процессы в команде, а также планировать свои задачи для того чтобы успевать больше.
Обладая мягким характером руководитель так или иначе тратит больше времени на подготовку к обратной связи, делегированию и собраниям, так как данные навыки необходимо тренировать и развивать постепенно. В начале пути каждый неизменно сталкивается с низкой скоростью реакции и выполнения таких базовых процессов руководителя. Для того чтобы не выпадать из колеи и успевать делать все с комфортной для себя скоростью при этом фокусируясь на важных аспектах саморазвития нужно первостепенно научиться планировать свою работу. Данный навык позволит грамотно расставлять приоритеты, успевать закрывать в срок все проекты, а также уделять время развитию себя и своей команды.
Виды планирования различают по различным параметрам - по срокам исполнения, по функциям, по степени охвата, по содержанию плана.
В данной статье разберем методы и приемы, наиболее эффективные для тактического планирования и для краткосрочного планирования, иными словами методы которыми можно пользоваться ежедневно. Для стратегического и долгосрочного планирования данные методы будут не столь эффективны, хотя их использование также поможет выстроить дальний горизонт планирования.
1. Планирование на бумаге
Использование ежедневника является ТОП-1 приемом для эффективного планирования. Перенесенные на бумагу мысли не нужно продолжать носить в голове, с помощью ежедневника всегда можно отследить свою реальную активность и количество выполненных задач за день. О том как наиболее эффективно использовать данный инструмент рассказываю тут.
2. Создайте привычку
Внедрите привычку планировать свои действия. Для начала введите правило ставить задачи ежедневно, не имеет значения в начале дня или в конце. Далее подключите планирование задач недели, оценивая предыдущую неделю по количеству выполненных задач. Постепенно внедряя привычку планировать вы будете расширять свой горизонт планирования.
3. Расстановка приоритетов по Эйзенхауэру
Матрица Эйзенхауэра довольно распространенный и широко известный метод деления задач по срочности и важности. Формально при планировании процессов необходимо понимать какие задачи будут первостепенными, а какие могут и подождать. Используйте схему ниже для того чтобы распределить все свои задачи по категориям. Это позволит понять какие задачи необходимо выполнить, а какие можно даже не фиксировать.
4. Метод Помодоро
Используйте трекер Помодоро или просто будильники для выполнения задачи короткими курсами с перерывами. Например, 30 минут работы - 5 минут отдыха. Каждый четвертый перерыв может быть по 15 минут. Время отдыха можно тратить на полезные привычки типа разминки или дыхательной техники. Такая смена деятельности позволит эффективно выполнять скучные рутинные задачи. Важно не выполнять с помощью данного метода задачи, которые требуют сильной и длительной концентрации. Также данный метод врядли подойдет для креативных и творческих задач, потому что в творческом порыве достаточно сложно отвлекаться на отдых.
5. Съешьте лягушку на завтрак
Старайтесь выполнять в первую очередь самые неприятные для вас задачи. Доказано, что в первой половине дня мы меньше прокрастинируем и полны энергией, поэтому стоит данное время отдавать на выполнение тех задач которые делать совсем не хочется. После выполнения этой самой неприятной для вас задачи настрой улучшится и ваша эффективность в течении последующего дня также возрастет.
6. Энергетическая эффективность
По аналогии с предыдущим приемом разделите все задачи по степени энергозатратности - сложные, средние, легкие. В моменте когда вы наиболее полны сил и энергии, в начале рабочего дня или после перерыва приступайте к сложным задачам. Частая ошибка выполнять кучу легких задач за раз, потому что как будто бы их выполнение не требует никаких усилий, но на самом деле это ловушка и пять легких задач лишат вас сил и энергии для выполнения даже средней задачи. Воспринимайте свою работоспособность в течении дня как зарядку телефона, сначала вы заряжены на 100%, но постепенно маленькие задачи, а также фоновые действия высасывают весь ваш заряд. У вас есть возможность заряжаться в течении дня, используя перерывы и методы восстановления эмоционального баланса, но все же регулярно подпитывать себя на работе невозможно, используйте свой заряд равномерно.
7. Метод 1-3-5
Ставьте себе не более 9 задач на день. Одна из них будет наиважнейшей, это ваш основной приоритет на день. Три средних задачи, которые необходимо сделать сегодня, с меньшей важностью. И наконец, пять задач, которые будут меньше и менее важными. В данном методе важно отслеживать все три категории задач, не забивать на последние пять. Самая фокусная задача должна иметь наибольшее влияние на общий результат.
8. Метод OKR
OKR - Objectives Key Results, или ключевые показатели цели. В целом данный метод больше относится к методу целеполагания, но важно не исключать его из списка действий при планировании, так как тактическое планирование напрямую завит от того каких результатов мы планируем достичь. Ключевые результаты цели являются основным маяком и вектором тактического и операционного планирования.
9. Диаграмма Ганта
По факту это схематичное распределение задач на отрезке времени. Для того чтобы заполнить диаграмму Ганта необходимо прописать все задачи, для удобства можно декомпозировать цели до емких действий для того чтобы более детально распределить их по времени. Отрезок времени может быть любой, в зависимости от срока выполнения задачи. Далее разместите задачи во времени в порядке их выполнения.
10. Канбан
Данный метод является трекером выполнения задач, подходит как для отслеживания личной эффективности так и для контроля задач своих сотрудников. Принцип работы с данным методом заключается в сортировке задач на три группы:
1. TO DO, то что необходимо выполнить
2. DOING, в процессе работы
3. DONE, выполнено
С помощью данного метода задачи не залеживаются в процессе работы, проекты не откладываются в долгий ящик и вы можете регулярно мониторить с какой скорость идут процессы в вашей команде.
Контролируйте какое количество задач находится в процессе работы. Если количество задач в данном столбце будет слишком большим есть вероятность что какие из этих задач встанут на долгую паузу. Также обратная ситуация, когда в списке DOING находится мало задач длительное время, это сигнал о том что данные процессы или задачи возможно неправильно спланированы или требуют больше участников для выполнения.
Это далеко не все методы, которые позволят вам эффективно планировать свою работу. Представленные техники являются базовыми для новичков в планировании и их внедрение в работу не будет сложным или трудоемким, в то время как результат не заставит себя ждать и поможет увеличить эффективность.