СRM Academy продолжает рассказывать о своём опыте внедрения CRM-систем. В этой статье расскажем, почему, зачем и как выбирали CRM-систему и интеграторов производственная и строительная компания Fastcon и какие результаты это принесло.
О компании
Fastcon — это производственная компания с богатым опытом в сфере строительства, основанная в 1965 году в Финляндии. 17 лет назад Fastcon открыла представительство в России. Сейчас это российская компания, представляющая финские строительные технологии на территории России и стран СНГ с заводом в Санкт-Петербурге.
Fastcon специализируется на производстве закладных деталей для сборного и монолитного строительства. Эти детали используются при возведении различных объектов, таких как жилые дома, складские комплексы, лаборатории, фармацевтические заводы и другие.
В компанию обращаются по двум направлениям: за продукцией и инженерными решениями.
Среди заказчиков — девелоперы, застройщики, строительные компании, производители железобетонных изделий, компании, занимающиеся промышленными полами, складской торговлей, производственными зданиями.
Как возникла необходимость во внедрении CRM-системы
До 2022 года практически 70% продукции компания экспортировала в Страны Скандинавии и Европы. В апреле, когда весь экспорт закрылся, нужно было экстренно сменить фокус на местный рынок. Локализация производства в Санкт-Петербурге и те станки, которые были в распоряжении на заводе, позволили быстро перестроиться. А репутация, которую заработала компания за 17 лет работы в России, и то, что Fastcon одна из немногих европейских компаний, которая приняла решение не уходить с российского рынка, позволила за 2023 год сосредоточить внимание только на рынке СНГ.
Кроме переориентации на внутренний рынок пришли перемены и в организации работы с клиентами. До обращения к нам сотрудники Fastcon работали в Microsoft Dynamics CRM, она использовалась только для хранения данных по клиентам и встречам. Когда сроки лицензии подходили к концу, первоочередной горящей задачей стало сохранить информацию, которая была накоплена за последние 8-9 лет.
"С CRM мы работаем давно, сам я занимаюсь продажами уже больше 15 лет, поэтому попробовал разные системы. Fastcon – европейская компания с финскими корнями, и наше российское представительство было интегрировано в группу компаний, где была общая CRM-система на базе Windows. В Битрикс24 мы пришли быстрым и холодным душем. В конце 2022 нас отключили от доступа к общей базе и нужно было резко что-то предпринять, найти аналог, где будем вести свою деятельность, отчёты. Наш взгляд упал на Битрикс24, так как это современная система с очень большим функционалом. Мы посмотрели промо-ролики, поговорили с коллегами из смежных областей и в итоге решили, что остановимся на ней". Вилен Коломеец Директор по продажам ООО "ФАСТКОН"
Так как большинство пользователей Fastcon не имели опыта работы с Битрикс24, руководство компании приняло решение шаг за шагом применять то, что в первую очередь нужно сейчас, а впоследствии добавлять новый функционал.
«Необходимость в интеграции появилась в очень короткие, сжатые сроки. Выбор интегратора, который внедрит Битрикс24, был без моего участия. Мы старались внедрять постепенно, сначала закрывали первую нашу потребность и по мере погружения в Битрикс24 добавлять другие возможности, чтобы не пугать сотрудников и постепенно всем вместе дружно погружаться в возможности Битрикс24. Прежде всего мы с горем пополам перегрузили всю базу данных из прошлой CRM в Битрикс24. Что-то было потеряно, что-то нам пришлось восстанавливать. Та компания, которая переносила данные и организовывала нашу работу, не устроила нас, ими была подготовлена очень сырая база, и работать в ней было тяжело, многие инструменты были не настроены. Когда мы начали погружаться плотнее в процесс работы с CRM-системой, были выбраны вы и большое вам спасибо, что вы помогли нам разобраться в CRM, настроить бизнес-процессы, внедрить те инструменты, которые нужны именно для нашей конкретной работы, под наши конкретные задачи».
План работ
Особенность этого проекта внедрения в том, что в Битрикс24 на первых порах будет включена только проектная деятельность, так как было принято решение вводить систему в работу постепенно, внедряя сначала самые важные процессы.
- База клиентов. Настройка карточек контактов и компаний в Битрикс24.
- Организация проектной работы. Сотрудники компании Fastcon – работники "в полях", которые выезжают на встречи с клиентами. Чтобы организовать проектную работу и контроль, нужен был инструмент, который будет отслеживать ответственных, организаторов встречи, фиксировать встречи в реестр.
- Аналитика. Руководство компании также интересовала возможность аналитики по количеству проводимых встреч, участникам, чтобы все встречи фиксировались в связке с календарем.
«Самое главное в нашей работе в CRM – это отчётность, непосредственно база клиентов, контактные данные, отчёты по встречам по проектам, постановка задач, календарь. У нас два офиса, часть сотрудников находится в Санкт-Петербурге, часть в Москве. Зона покрытия и наши клиенты расположены по всей нашей необъятной Родине от Калининграда до Владивостока, из-за чего много ездим по всей стране. Поэтому работа с календарем и отчётность по встречам – приоритетные задачи для всех сотрудников, кто работает в Битрикс24».
Что в итоге настроили и как это выглядит
Проектную работу компании реализовали на базе смарт-процессов. В CRM Битрикс24 есть разные сущности: от лидов до контактов и сделок. Когда речь идет о базовых процессах компании, таких сущностей достаточно, но когда у нас появляются нетипичные сценарии, функционала начинает не хватать. Тогда в дело вступают смарт-процессы — это конструктор, который можно использовать для разного типа задач. Система бронирования встреч, которая требовалась для организации работы Фасткон в Битрикс24 – задача нетипичная.
Таким образом в Битрикс24 появился раздел "Работа над проектами". Он выстроен так, чтобы сотрудники компании могли вести проект от установления контакта и до его завершения. На стадиях этой проектной воронки настроены задачи по контролю, формированию коммерческих предложений, расчетам и сбору информации.
Решение работает в связке с календарем, так как сотрудники компании активно работают с ним и ведут планировщик.
«Чаще всего мы используем Битрикс24 как общий календарь и как базу данных по всем нашим клиентам, которым мы хотели бы периодически до трех, может быть, четырех раз в год, отправлять наши новости, рассылки, поздравления, какую-то важную информацию.
Пока мы не планируем загружать счета и бухгалтерские документы. Мы договорились сразу на берегу, что делать это не будем, так как в основе мы пользуемся Битрикс24 на переносных гаджетах, которые могут украсть, или потеряться. В перспективе Битрикс24 должен быть нашим активным инструментом, который позволит не только хранить базу данных и базу по контактам, но и использоваться, как средство мониторинга. В прошлой версии CRM от Microsoft, была достаточно удобная выборка или фильтр по мониторингу количества визитов или по количеству групп наших клиентов, которых мы посещали».
Клиента также интересовала аналитика по количеству осуществляемых встреч. Так как CRM в компании не используется для продаж, вместо нее была выстроена воронка для работы с календарем. Такая настройка позволила отслеживать ответственных – организаторов встречи, и фиксировать события в своего рода реестр. Преимущество решения в том, что за счет связи CRM с встроенным функционалом аналитики, стало возможным получать развернутую информацию по количеству встреч и участников не только с помощью воронки и конструктора отчетов, но и в предоставленном штатном разделе «Аналитика». Этот раздел может показывать загруженность сотрудника по встречам.
«Сам проект штатный, простой. Но связка воронки продаж и календаря, как планировщика, интересно реализована. На момент реализации проекта у Fastcon была очень узкая направленность, нужна была автоматизация проектной работы и контроля, коммуникации и лиды не реализовывались. Цель была скорее получить удобное рабочее пространство для контроля».
Матвей Технический специалист CRM Academy
Отзыв директора по продажам ООО "ФАСТКОН" о Битрикс24 и работе с подрядчиком
Про освоение Битрикс24 в компании:
«Я счастливый сотрудник и счастливый руководитель: во-первых, у меня прекрасный директор, который с пониманием относится ко всем бизнес-процессам, во-вторых, он прекрасный руководитель подбора персонала. У нас отличная команда, ребята погружаются, высказывают свои пожелания к системе. Мы в постоянном процессе разговоров и коммуникаций, у нас нет директивного «вы должны сделать это во чтобы то не стало». Мы прислушиваемся к нашим сотрудникам, получаем их обратную связь и внедряем в системе.
Почему выбрали CRM Academy для проекта?
«Считаю, что первый, кто должен изучить систему – это руководитель, чтобы правильно ставить задачи. Я начал погружаться в изучение Битрикс24, потому что система была для нас новая. Подписался на вас в ютубе, смотрел ролики, меня догоняла реклама ваших вебинаров. На вебинарах я сложил представление о вас, как о профессионалах своего дела, вы заинтересовали меня своей квалификацией. Поэтому решил, что именно вы поможете нам настроить правильно систему и организовать нашу работу в Битрикс24».
Отзыв о работе с CRM Academy
«Ещё раз хочу сказать спасибо вашей команде, потому что, благодаря вашей компании, было плавное внедрение и погружение в CRM-систему. Вы очень внимательно слушали наши пожелания и 10 из 10 наших пожеланий в ТЗ, было реализовано. Интеграция проходила быстро.
Первый опыт внедрения у нас был с другим интегратором, и к сожалению, не очень хороший, поэтому настройка Битрикс24 с самого начала шла с небольшими кочками. Первый интегратор предоставил нам довольно сырую базу, в которой было не очень удобно работать, плюс система для нас была новая. Кроме ее изучения нужно было еще и в срочном порядке переносить, добавлять клиентов, исправлять неточности в данных.
С вашей стороны было максимальное тепло и забота о нас. В процессе нашей совместной работы специалисты менялись и, что меня поразило, каждый кто приходил на место выбывшего в отпуск сотрудника, относился к работе с тем же желанием помочь нам, абсолютно погружён в процесс. Обычно люди, которые замещают коллег стараются этот небольшой период времени переждать, чтобы коллега вернулся и довел дело до конца. С вашей стороны такого не было: был организован чат, мы практически 24 на 7 были на связи с группой поддержки с вашей стороны, нам оперативно отвечали на запросы и пожелания. Все ребята были максимально вовлечены, с искренним желанием помочь. Это безумно приятно, потому что такого уровня сервиса ты и ждёшь от компании, которая у тебя первая по внедрению таких масштабных систем».
Результаты внедрения системы
«Как руководитель могу отметить, что первое, что стало лучше после внедрения это контроль контроль сотрудников, я могу открыть календарь в Битрикс24 и посмотреть чем занят каждый мой сотрудник. Во-вторых, очень удобная система отчетности: я могу выгрузить по каждому сотруднику отчет, посмотреть их активность. Третий момент – удобное ведение базы данных наших клиентов, контактных лиц. У нас очень много региональных клиентов, с помощью удобных фильтров я могу по региону или другим классификациям их отфильтровать. Также теперь мне и моим сотрудникам удобно планировать командировки и встречи».
Совет топ-менеджерам и владельцам бизнеса, которые только подходят к автоматизации и оцифровке:
«Давать советы – это самое простое, что можно сделать, но здесь вопрос довольно ёмкий и серьёзный, могу сказать как мы выбирали. Первое, что мы сделали – начали изучать рынок, компании, которые занимаются внедрением, настройкой CRM-системы. Мне понравилось что у вас очень много контента: в Telegram-канале, в YouTube-канале. Первая наша встреча проходила онлайн и когда я увидел улыбку Тараса, понял что это химия, у нас всё сложится.
За моими плечами, более 15 лет работы в различных CRM-системах и продажах, я могу сказать, что для продаж CRM-система – Must Have. Компании, которые еще работают в Excel-таблицах или вообще без ведения учета – это, конечно, мамонт. Я не хочу никого осуждать, каждый работает, как он хочет, но для полноценного фокуса в продажах это просто необходимая вещь. Не только в продажах, но для всей компании, которая стремится к росту и развитию, CRM-система необходима, как кулер в офисе».
Про планы на будущее:
«Считается, что ремонт квартиры – это процесс бесконечный, также мне кажется и настройка Битрикс24. По мере погружения и работы в Битрикс24 конечно мы замечаем вещи, которые нам хотелось бы исправить, улучшить, добавить.
Думаю что мы в ближайшем будущем обратимся к вам, чтобы вы помогли наши хотелки реализовать. Это будет прямой функционал непосредственно связанный с продажами и с нашей деятельностью по коммуникации с клиентами».
Мы побывали в гостях у компании Фасткон, поэтому вы можете посмотреть видеокейс с обратной связью клиента по ссылке. Будем рады помочь вам, проконсультировать о возможностях CRM-системы для ваших задач, стоимости и сроках проекта.
Наш телефон 8 (800) 551-80-55
Email 1@crmacademy.ru
И наш сайт →