Построение эффективной системы коммуникаций в организации является важнейшей задачей для любого руководителя, так как от этого зависит обстановка в коллективе, качество и эффективность работы сотрудников, уровень взаимоотношений. Естественно директор завода по производству станков не будет выстраивать коммуникацию со сборщиком оборудования, так как в этом нет необходимости, но правильная коммуникация с начальниками отделов или главными инженерами ему необходима, так как от этого зависит то, как будет проходить производственный процесс, и как оперативно будут решаться текущие вопросы. Так же и в других организациях создание правильной системы коммуникации между руководителем и подчинёнными или между начальниками отделов (горизонтальная коммуникация) влияет на эффективность работы.
По этой теме написано много советов и рекомендаций, но мы для себя выделили три рекомендации, которые на наш взгляд будут полезны руководителям:
1. Введите правило для подчинённых, что в случае возникновения проблем они должны об этом информировать вас. Вы должны полностью владеть ситуацией в отделе, организации и в случае необходимости принимать участие в решении проблемных вопросов если это потребуется.
Некоторые руководители дистанцируются от своих сотрудников и организуют работу таким образом, что сотрудники решают проблемные вопросы самостоятельно и не всегда с положительным итогом. Иногда подчинённые умалчивают о проблемах, в надежде решить их самостоятельно. С одной стороны подчинённые должны уметь самостоятельно решать проблемные вопросы, но с другой руководитель должен быть в курсе происходящего. Поэтому важно знать о возникших проблемах, чтобы в случае необходимости оказать помощь в их решении. Важно, чтобы из маленьких проблем не выросли большие.
2. На совещаниях или при личном общении с подчинёнными ставьте конкретные задачи и требуйте чёткие ответы. Где мало конкретики и много общих формулировок, там много вопросов и проблем, а это порождает провалы в коммуникации. Не допускайте общих формулировок и размытых сроков выполнения поставленных задач. Так же требуйте соблюдения этого подхода от своих подчинённых (менеджеров) по всей вертикали. Для построения эффективной коммуникации важно применять единый подход на всех уровнях.
3. Организуйте сеть чатов для информирования сотрудников в вашей организации для решения текущих вопросов.
Чаты позволят оперативно получать информацию и решать текущие задачи, а так же обмениваться информацией внутри организации (например, между отделами). Так же чаты можно создавать под определённые процессы, что поможет наладить оперативную коммуникацию между всеми сотрудниками, которые в этом процессе будут задействованы.
Проблема отсутствия эффективной коммуникации часто является причиной многих проблем и конфликтов в организации, так как даже высококвалифицированный специалист при неправильной постановке задачи может выполнить свою работу не так, как от него ожидают. Поэтому важно, чтобы обмен информацией осуществлялся оперативно, задачи ставились конкретно, а руководитель был в курсе всех проблем, возникающих в его коллективе.