В современном деловом мире руководители часто находятся в разъездах, оставляя сотрудников в офисе с необходимостью срочного подписания документов. В таких ситуациях на помощь приходит факсимиле - инструмент, позволяющий воспроизводить подпись руководителя.
Однако, несмотря на кажущееся удобство, факсимиле таит в себе ряд рисков, которые могут привести к серьезным финансовым потерям.
Почему использование факсимиле может быть проблематичным?
1. Отказ от сделки. Прежде всего, контрагент может отказаться от сделки, заявив, что он не подписывал документ с факсимиле. В этом случае отсутствие подписи директора, а лишь ее копия, может стать поводом для споров и судебных разбирательств.
2. Налоговые проблемы. Федеральная налоговая служба (ФНС) неоднократно подчеркивала, что документы, подписанные факсимиле, не могут подтверждать расходы и вычеты по НДС. Это связано с тем, что факсимиле не является оригинальной подписью, а значит, не может быть признано достоверным подтверждением совершения финансовой операции.
3. Штрафы за нарушение трудового законодательства. Минтруд РФ выпустил письмо, в котором четко указал, что подписание кадровых документов с использованием факсимиле является нарушением трудового законодательства. За подобное нарушение работодатель может быть оштрафован на сумму до 50 000 рублей.
А как быть с проблемой отсутствия директора на месте? В этом случае лучше организовать доверенность на подпись документов.
Я - профессиональный бухгалтер, предприниматели всегда могут получить мою консультацию. Присоединяйтесь к моему telegram-каналу или группе ВКонтакте и будьте в курсе всех изменений в налоговом законодательстве.