Экономия времени, денег, отказ от бумажного хранения, гарантия безопасности и работа без ошибок. Это причины, по которым стоит выбрать электронное ведение кадрового учета. Посчитаем выгоду от перехода в этой статье.
1. Экономия времени с КЭДО — более 36 часов в месяц
Представим, что вы нанимаете нового сотрудника. Бумажная работа занимает от 1 часа до целого дня и более. В КЭДО есть автоматическое распознавание сканов и вся процедура приема занимает не более 5 минут. Адаптация нового сотрудника, согласование отпусков, оформление больничных и командировок проходят по четкому бизнес-процессу: за пару кликов в личном кабинете. А нужный документ, даже если ему десятки лет, найдется в базе за минуту. В итоге экономия составляет более 36 часов в месяц.
2. Экономия до 173 500 рублей в год
Возьмем компанию со штатом в 1000 человек. На отправку документов, бумагу, канцтовары, электроэнергию и амортизацию она тратит 212 400 рублей в год. При электронном ведении все документы хранятся виртуально. Вы не тратите деньги на курьерские службы и почты. Таблица с расходами сокращается до пары строк. Электронный формат документооборота обходится в 38 900 рублей в год. В результате переход на КЭДО экономит вам 173 500 рублей в год*.
3. Отказ от архива — экономия до 20 м² офиса
В среднем компании необходимо 20 м² под архив. Обычно там хранятся большие папки с приказами, инструкциями, личными делами. За хранение некоторых документов вы должны платить лишними метрами целых 75 лет.** При электронном кадровом документообороте архив больше не нужен. Все данные хранятся на сервере компании Тензор и при необходимости дублируются на ваш сервер. Поэтому в комнате архива можно разместить сотрудников отдела продаж. Они в отличие от архива приносят прибыль.
4. Исключение ошибок сотрудников — экономия до 150 000 рублей
Требования в законодательстве меняются день ото дня. Также как и формы гос.образца. Если кадровик не следит за всем этим день и ночь, то он легко опоздает с отчетностью. А вы легко получите штраф за несвоевременную сдачу отчетности — от 1000 до 150 000 рублей. При КЭДО формы гос. образца обновляются автоматически. А система СБИС сама напоминает, когда нужно сдать отчетность. Такой процесс исключает ошибки человека и экономит вам до 150 000 рублей в год.***
5. Защита от несанкционированного доступа — безопасность бизнеса
Ведение документооборота на бумаге нельзя контролировать на 100%. Вы можете только надеяться на честность сотрудников. Риск кражи базы с персональными данными или доступа к нему третьих лиц очень велик. При электронном кадровом документообороте все действия пользователей записываются. Вы даже можете настраивать уровни доступа для сотрудников. Вся информация, проходящая через СБИС, хранится в рамках сертифицированного центра обработки данных. А для шифрования используется комплекс КриптоПро. Так вы действительно полностью контролируете ваш бизнес.
Сколько в итоге составляет выгода от внедрения КЭДО?
Только в деньгах вы можете сэкономить до 500 000 рублей в год. Это полмиллиона, которые можно вложить в развитие бизнеса: в открытие нового филиала, нового направления или запуск нового продукта.
Когда же лучше переходить на КЭДО?
Лучший момент — прямо сейчас. Потому что, теряя время, откладывая решение на потом, вы теряете деньги сегодня, завтра, всегда.
Для перехода на КЭДО — оставьте заявку на обратный звонок.
* По данным компании «Тензор» (г. Ярославль)
** Документы по кадрам, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года
*** За повторное опоздание сдачи отчетности ч. 2 ст. 13.19 КоАП РФ предусматривает наложение штрафа в размере от 30 000 до 50 000 рублей на должностных лиц, от 100 000 до 150 000 рублей на юридических лиц.