Почему мы не успеваем сделать всё, что запланировали? В большинстве случаев проблема не в личной эффективности или внешних обстоятельствах, а в самом планировании. Точнее, в его недостатке.
Если ваши планы часто нарушаются, проверьте, не допускаете ли вы эти ошибки, и узнайте, как их исправить.
«Ошибка планирования»: как мозг обманывает нас раз за разом
Когнитивные искажения — это систематические ошибки, возникающие из-за особенностей работы мышления. Одну из самых распространенных «ловушек мозга» описали в 1979 году ученые Даниел Канеман и Амос Тверски. Они назвали ее «ошибкой планирования».
Суть ошибки планирования в том, что мы недооцениваем время на выполнение задачи и переоцениваем выгоду от ее выполнения.
Мы склонны закладывать гораздо меньше времени на решение своих задач, чем это следует из решения аналогичных задач в прошлом и чем оказывается в действительности. Например: каждый месяц директор по маркетингу готовит презентацию. И каждый месяц ее приходится доделывать всю ночь перед выступлением. Кажется, что опыт подскажет все места, где бывают «затыки», и с каждым разом подготовка должна идти быстрее. Но чуда не происходит.
Если попросить директора оценить ту же задачу, но с точки зрения стороннего наблюдателя, он, скорее всего, назовет совсем другие сроки — гораздо более длительные, чем тот, в который он собирается управиться сам.
В 1994 году канадские ученые опросили студентов старших курсов и выяснили, что только 30% из них сдают свои работы к сроку, который установили сами для себя. Более того, в среднем студенты оценивали время на курсовую в 33 дня, в то время как на самом деле на курсовую уходило больше 50 дней.
Получается, мы хотим сэкономить время и сделать все быстро и качественно с первого раза. Или, например, думаем, что сделаем то, что уже когда-то делали, гораздо быстрее благодаря опыту — и в то же время игнорируем те факторы, которые в прошлом препятствовали решению задач.
Пока голова пытается помнить про задачи, она ими не занимается
Вторая частая ошибка планирования — держать дела в голове.
Что происходит, когда мы пытаемся «жонглировать» в уме информацией о тех задачах, которые предстоит сделать сегодня:
– Стресс. Мысли о работе, семье, отдыхе, рутинных заботах и все остальное смешиваются.
– Потеря информации. Можно весь день думать, что задачи было всего две, а под вечер неожиданно вспомнить про третью. Эту задачу мы либо будем доделывать под ночь, либо перенесем на следующий день. А что если там уже много других задач? Замкнутый круг.
– Потеря концентрации. Пока наш мозг пытается не забыть про важные дела, он не занимается решением самих задач, на которые требуются силы и внимательность.
– Недоверие к своему планированию. Пока одни задачи записаны в ежедневник или приложение-планировщик задач, а другие напрягают голову, не получится полноценно опираться на зафиксированные планы. Снова придется держать все в голове.
Перфекционизм
Задача, выполненная на 90%, — невыполненная задача. Завершенная задача, даже если она сделана «на троечку», — это результат, который позволяет идти дальше. Очень многие эксперты — перфекционисты и не считают работу выполненной, если она не сделана идеально.
Перфекционисты склонны уходить в принцип «всё или ничего»: если что-то идет не по плану, это воспринимается как личная катастрофа.
Что важно помнить, если вы любите доводить всё до идеала? Не вы существуете для плана — план существует для вас. Даже если что-то пойдет не так, как вы планировали и рассчитывали, не забывайте, что планирование — инструмент, и он не должен превращаться в орудие пыток.
Как провести работу над ошибками и научиться эффективно планировать свой день, читайте в интернет-журнале «+500».