При смене руководителя и главного бухгалтера Управляющей организации (УК, ЖСК или ТСЖ) нередко возникают сложности с передачей дел.
⚡️ Сегодня в актуальной теме разбираем какие документы нужно истребовать с прежнего главного бухгалтера и председателя ЖСК при смене руководства. И ответим на следующие вопросы:
1. Какие документы по бухгалтерии должны передаваться при смене главного бухгалтера и председателя ЖСК?
2. Как принимается отчетность, хранящаяся в электронном виде, нужно ли ее распечатывать?
3. Как оформляется непредоставление отчетности за предыдущие отчетные периоды?
Если причины смены председателя ТСЖ, ЖСК или руководителя УК ясны, то смена в УО главного бухгалтера происходит, как правило, в двух случаях:
- при смене руководителя (председателя);
Нередко новое руководство желает поставить «своего» человека для ведения учета и финансовых дел в УО, не доверяет сотруднику, который работал с прежним руководством.
- при увольнении сотрудника по причине утраты доверия и/или неисполнения должностных обязанностей, а также по собственному желанию.
📌 Какие документы по бухгалтерии должны передаваться при смене главного бухгалтера и председателя ЖСК или ТСЖ?
В большинстве случаев смена бухгалтера представляется «стрессом» для организации, но не стоит переживать.
Для вашего удобства мы подготовили список документов, которые нужно получить от бухгалтера при увольнении:
1) выгрузка базы, где велся бухгалтерский и налоговый учет организации на текущую дату.
В первую очередь, при смене главбуха в ТСЖ или ЖСК нужно получить базу. Ведь там содержится все самое важное: вся информация о взаиморасчетах, поступивших оплатах, начислениях, отчетность организации и пр. В большинстве случаев бухгалтерию ведут в 1С, но бывают и отдельные специализированные программы, например, Рарус.В некоторых случаях используются облачные сервисы (web-сервисы). В этом случаем достаточно будет получить логин и пароль доступа в сервис или web-версию программы.
2) акты сверок с контрагентами и РСО на окончание последнего отчетного периода или года. Например, акты сверок на 31.12.2023 г.
3) применяемые тарифы для начисления ЖКУ - городские или утверждены протоколом собрания. Если тарифы установлены протоколом, то нужно получить данное документальное подтверждение законности применяемых тарифов.
4) реестр собственников и площади квартир, реестр членов ЖСК или ТСЖ;Реестры могут быть как у бухгалтера, так и у руководителя УО или председателя.
5) список сотрудников с окладами для начисления и даты выплат зарплаты. Сданная отчетность по кадровому учету за весь период существования УО;
6) Бухгалтерская и налоговая отчетность УО, которая подавалась в ФНС, СФР (ранее ФСС И ПФР) за последние 5 лет.
7) выписки из банка за прошедший год;Выписка пригодится, чтобы проверить правильность ведения учета и отражения всех операций на счетах учета, в случае если была смена банка и доступа к выпискам в онлайн-банке уже нет.
Важно знать:
Обратите на срок, за который Вам придётся принимать или передавать документы – это не менее, чем за 5 предыдущих лет. Например, вы передаете или принимаете дела в 2024 году, значить документы, которые должны быть переданы датированы 2019-2023 гг.
При этом обратите внимание, что срок хранения личных дел сотрудников, трудовых договоров - 75 лет, а документы по аттестации рабочих мест - 45 лет. Это значит, что передать или принять вы должны такие документы с момента образования управляющей организации.
Доступы, которые могут понадобится для работы бухгалтера и нужно иметь:
1) в программу или систему, где производились начисления в формате логин и пароль;В случае, если начисления собственникам за ЖКУ велись в стороннем ПО (программного обеспечении)Если начисления ведутся в РКЦ, то у бухгалтера должен быть отдельный доступ в личный кабинет. Такой доступ также необходимо получить.
2) в систему ЭДО (электронного документооборота);Обычно доступ в ЭДО осуществляется либо по ЭП (электронной подписи) организации либо по логину и паролю.
3) в личные кабинеты РСО (при наличии);Используется для передачи показаний ОДПУ в РСО, получении закрывающих документов и счетов. Также доступы в формате логин и пароль.
4) в личный кабинет региональной соцслужбы, куда передается информация о начислениях, оплатах жильцов и наличии или отсутствии задолженности за ЖКУ, установленной судебным актом, за последние 3 года. Эта информация впоследствии используется для выплат субсидий за ЖКУ;Например, в Самаре и Самарской области используются специализированная система для подачи данных о начислениях и долгах за ЖКУ.
✅ Подписывайтесь на канал МАРКЕТ ЖКХ
Важно:
При этом не стоит исключать необходимость размещения информации о начислениях и долгах в ГИС ЖКХ. При передаче данных через специализированную систему обязанность направлять ответы на запросы соцслужб в ГИС ЖКХ остается за УО, ТСЖ и ЖСК.
Мы рекомендуем, Вам чтобы не терять время, сразу как только вы узнаете, что главный бухгалтер увольняется назначьте комиссию, которая будет проводить инвентаризацию в УО.
📌 Документы, которые должен передать предыдущий руководитель или председатель
Многие новички-председатели ТСЖ, ЖСК не знают, какие документы должны быть им переданы. Подробно о документах, которые нужно запросить у председателя при смене писали в статье Смена председателя ТСЖ. Передача дел.
Напомним реестр документов, которые должен передать от предыдущего председателя:
1) Уставные и регистрационные документы УО;
2) Кадровые документы (могут находится в т.ч. и у бухгалтера);
3) Технический паспорт на МКД, техническая документация на сети МКД, данные по ОДПУ и документы к ним;
4) Акты проверок контрольных и надзорных органов;
5) Договора с контрагентами (например дератизация, уборка, видеонаблюдение, охрана и т.п.);
6) Сметы доходов и расходов;Желательно получить от бухгалтера или председателя/руководителя УО смету на текущий год. Например, если смена бухгалтера в УО происходит в 2024 г., то смета необходима за 2024 г.Не лишним будет получить также смету за предыдущий год (например, 2023 г) для проверки корректности сдачи отчетности и отчета об исполнении сметы.
7) Плановые и внеплановые мероприятия текущего года (что запланировано в МКД. Как правило в смете на год отражаются дополнительные;
8) Данные по общим собраниям собственников МКД за весь период действия УО, протоколы ОСС и ОСЧ, а также заседаний правления для ТСЖ и ЖСК;
9) Доверенности, действующие на период передачи дел;
10) Данные по судебным разбирательствам (если есть текущие дела).
📌 Как принимается отчетность, хранящаяся в электронном виде, нужно ли ее распечатывать?
Если отчетность подается не на бумажном носителе организацией, а через электронные каналы связи, то вся электронная отчетность хранится в системе ЭДО. Если отчетность представлена в электронном виде с ЭП, то обязанность представления отчетности на бумажном носителе отсутствует.
Распечатывать или нет решаете самостоятельно, поскольку она хранится в ЭДО, то в любой момент можно скачать или просмотреть отчетность и квитанции о приеме в контролирующих органов.
📌 Как оформляется непредоставление отчетности за предыдущие отчетные периоды?
Всем известно, что за нарушение сроков сдачи отчетности можно получить штраф. Его сумма зависит от типа налогоплательщика (ЮЛ или ИП), системы налогообложения и отчета, который необходимо сдать. В некоторых случаях инспекторы могут пойти навстречу и даже уже выставленный штраф свести к минимуму, а иногда и вовсе отменить.
Но если бухгалтер и уходит, то эта головная боль ляжет на плечи новичка.
В этом случае нелишним будет перед уходом главбуха провести экспресс-аудит или инвентаризацию в УО (о которой писали ранее в статье), который как раз и поможет выявить все незакрытые отчётные периоды. Если уходящий бухгалтер не сдал какой-либо отчет, то такой факт непредоставления отчетности за предыдущие отчетные периоды можно зафиксировать в отчете Акте приема передачи дел.
В завершении хотелось бы отметить, что как председатель, так и главный бухгалтер при уходе должны передать дела и документы новым сотрудникам и руководству УО. Для этого установлен определенный порядок. В случае не предоставления необходимых документов организация имеет право истребовать документы и иные данные в судебном порядке.
Подписывайтесь на канал МАРКЕТ ЖКХ
✅ Наш сайт по услугам капитального ремонта МКД: ремонт кровли, фасада, отмостки, подвалов и так далее. Работаем по всей России.
✅ Наш маркетплейс «МаркетЖКХ», в котором размещены все товары и услуги в сфере ЖКХ. Спасение для ТСЖ и жильцов МКД.
✅ Наша группа Вконтакте, где мы публикуем полезную информацию, отвечаем на ваши вопросы и показываем результаты работ.