Ведение любого бизнеса подразумевает обмен документами. Можно использовать бумажные носители, но проще, дешевле обратиться к электронному документообороту.
Что такое ЭДО
Электронным документооборотом называется процедура обмена различного рода документацией в электронном формате на платформе специальных площадок-систем.
Это цифровой вариант актов, фактур и т. д., но обработанных с помощью цифровых технологий, отправленных на хранение на ПК, другое оборудование.
Задачи электронного документооборота
Использование ЭДО связано с усовершенствованием рабочих процессов и призвано:
- упрощать интеграцию внутри компании;
- уменьшать расход бумаги, объемы бумажных архивов, снизить затраты на курьеров;
- сделать обмен прозрачным, легитимным;
- ускорить работу отделов.
Какие компании обязаны использовать ЭДО
Использование ЭДО необходимо для организаций, если они:
- занимаются реализацией маркированной продукции, которая мониторится специальной системой «Честный знак»;
- имеют дело с товарами, произведенными за границей, проводимыми через Нацсистему прослеживаемости. Структура ведет контроль импорта, передвижение некоторых поставок по России;
- принимают участие в госзакупках;
- подотчетны государственным организациям.
Виды электронного документооборота
Существует 2 основных вида ЭДО, отличающихся целями, способом организации.
Внутренний ЭДО
Внутренний — предназначается для использования обмена информацией сугубо в организации: пересылка отчетов, актов и т. д. Все это не требует привлечения участников вне локальной зоны.
Внутренняя циркуляция документации не регламентируется законодательством, а подчиняется правилам самой компании. Для работы предусматриваются сетевые папки или пересылка посредством email.
Внешний ЭДО
Используется для ускорения процедур пересылки, обработки документации при работе с другими компаниями, клиентами, госслужбами. Такой способ актуален при финансовых операциях, взаимодействиях с налоговой системой, поставщиками.
Данный тип электронного документооборота предусматривает выполнение не только внутренних правил компании, но и требований законодательства, контрагентов.
Как работает система электронного документооборота
Система поддерживает обмен документацией, при котором отправитель загружает необходимое в сервер, ставит подпись, отслеживает действие получателя: утверждает, отклоняет, направляет третьему лицу.
Кто участвует в ЭДО
В электронном документообороте принимают участие отправитель, адресат, оператор самого оборота. Помимо них существуют дополнительные участники:
- УЦ — удостоверяющий центр, специализирующийся на выдаче электронных подписей.
- Государственные органы, регулирующие процедуры документооборота.
Электронный документ
Отправителем формируется необходимый документ, подтверждается электронной подписью, при необходимости зашифровывается, далее отправляется по назначению с помощью оператора.
Электронная подпись
Выбор подписей зависит от характера переписки. Правила их применения отражены в соответствующем законе. Различают простую, неквалифицированную, квалифицированную подписи. Последняя требуется при общении с налоговой службой, социальным фондом.
В чем плюсы и минусы ЭДО
Основной плюс — уменьшение затрат на покупку бумаги, использование курьерских услуг, хранение документации. Но существуют и другие положительные стороны:
- упрощенная система общения с государственными организациями;
- работа с документацией напрямую из учетной системы;
- возможность мониторить статус отправленного документа.
К минусам можно отнести:
- отсутствие ЭДО у контрагентов вынуждает прибегать и к бумажным версиям;
- аереход на данную систему требует затрат: покупка, подключение СЭД, обучающий курс для сотрудников.
Заключение
Система была создана для оптимизации бизнеса. Она приносит с собой не только экономию бюджета, но и увеличение скорости работы, установление стабильного микроклимата в коллективе, лояльность партнеров. ЭДО является неким гарантом соблюдения конфиденциальности, сохранности документации.
«Макхост» — премиальный хостинг для проектов любой сложности. Поддержка работает 24/7. Перенесем ваши проекты от другого хостинг-провайдера бесплатно. 🎁
#хостинг #хостингдлясайта #серверноеадминистрирование #домендлясайта#vpsсервер #vdsсервер #сервер #лучшийхостинг