Однажды я прочитал книгу «Как доводить дело до конца» (Getting Things Done). Она вдохновила меня и я решил, что должен всегда доводить начатое до конца. Я приобрёл папки и стикеры.
А потом передумал.
Когда я начал работать, я понял, что моя работа заключается в основном в чтении и письме, а не в обработке множества электронных писем, звонков и сообщений. Мне приходило всего около 10 писем в день.
Мой начальник был спокойным человеком за 50, офис был похож на сонный академический уголок, где была огромная библиотека для чтения. Быстрая работа здесь не приветствовалась, так как считалась признаком неопытности.
Я выбрал систему повышения производительности, которая не подходила для моей ситуации. Важно найти подходящую систему для своих потребностей. Техника обработки сотен писем в день будет неэффективной, если вы получаете всего 10 писем. Однако метод Pomodoro хорошо подойдёт, если вам нужно сосредоточиться на сложных задачах в течение длительного времени.
Сегодня мы рассмотрим 6 разных систем повышения производительности и определим их сильные и слабые стороны.
Getting Things Done (GTD).
Дэвид Аллен написал книгу «Как привести дела в порядок» ещё в 2001 году. Система Getting Things Done (GTD) — это всеобъемлющая система для управления всеми делами.
Пять столпов GTD:
- фиксируйте всё, что у вас в голове, на бумаге, чтобы не забыть
- разбивайте большие цели на маленькие задачи
- организуйте задачи по приоритету
- размышляйте о закономерностях и определяйте важные дела
- вовлекайтесь в работу, определяйте приоритеты и начинайте выполнять задачи
Суть GTD заключается в переносе задач из памяти в систему, которая будет делать всю тяжёлую работу за вас. Система упорядочивает ваши идеи, разбивая их на более мелкие фрагменты.
Особенность GTD в том, что она не указывает конкретный инструмент, поэтому вам придётся адаптировать методологию к предпочитаемым инструментам. Начните с веб-сайта Getting Things Done.
Отлично подходит для:
- для руководителей, сталкивающихся с большим количеством задач и информации.
- менеджеров по продуктам, руководителей проектов и операционных директоров
Не очень подходит для:
- Сосредоточенной работы над одной темой в течение долгого времени, не отвлекаясь ни на что другое
- Роль, в которой вам не приходится часто взаимодействовать с другими людьми
- Писатели, креативщики, разработчики, студенты
Техника Pomodoro.
Эта система была придумана итальянским студентом-первокурсником университета. Он чувствовал себя беспомощным из-за ощущения, что напрасно тратит время.
В конце концов, доведенный до отчаяния собственной прокрастинацией, он схватил с кухни таймер в форме помидора, установил его на 10 минут и сел за работу, но обнаружил, что не может сосредоточиться даже на одной задаче в течение 10 минут. В конце концов, он нашел способ усовершенствовать свои рабочие процессы до такой степени, что мог работать стабильно в течение долгого времени. Для этого была использована техника Помодоро.
В базовой форме вы работаете в течение 4 сеансов по 25 минут. Каждые 25 минут вы делаете 5-минутную паузу, независимо от того, хотите вы этого или нет. Если вас прерывают в течение этих 25 минут, вы начинаете сначала. После 4 сеансов вы даете себе 30-минутный перерыв. Вы можете узнать больше о методике на сайте PomodoroTechnique.com.
Отлично подходит для:
- Академической работы
- Целенаправленной концентрации на сложной задаче
- Создатели, писатели, креативщики, разработчики, студенты
Не очень подходит для:
- Если у вас много встреч
- Работы с другими людьми
- Менеджеров, службы поддержки клиентов, продавцов
Zen to Done.
Лео Бабаута разработал Zen to Done для тех, кто испытывает трудности с выполнением задач. Эта система основана на GTD, но включает в себя идеи из книги «7 привычек высокоэффективных людей». Она создана для простоты и эффективности, а не для строгого следования системе.
10 привычек ZTD:
- Фиксируйте. Возьмите с собой небольшой блокнот или другой удобный инструмент для записи и фиксируйте все задачи, идеи, проекты и другую информацию, которая приходит вам в голову. Так вы ничего не забудете. Этот метод похож на GTD, но в ZTD рекомендуется использовать простой и понятный инструмент для сбора данных, например, небольшой блокнот или стопку карточек. Эти инструменты легко носить с собой, в отличие от компьютера или ноутбука. После возвращения домой или в офис, перенесите свои заметки в список дел. Пока достаточно простого списка, но со временем вы сможете перейти к составлению контекстных списков.
- Принимайте быстрые решения. Привыкайте быстро решать вопросы, которые накопились в вашем почтовом ящике, не откладывая их на потом. Если вы будете оставлять дела на потом, это замедлит принятие решений. Обрабатывайте свои почтовые ящики (электронную почту, обычную почту, голосовую почту, записную книжку) минимум раз в день, а при необходимости и чаще. Во время обработки двигайтесь сверху вниз, принимая решение по каждому пункту, как в GTD: выполните это (если займёт 2 минуты или меньше), удалите это, передайте это другому человеку, сохраните это или добавьте в список дел или календарь, чтобы сделать позже.
- Планируйте на неделю и на каждый день. Разделите важные дела на неделю и определите приоритеты. Каждый день составляйте список из 1–3 задач, которые нужно выполнить, и старайтесь следовать этому плану. Начинайте свои дела пораньше, чтобы не отвлекаться и быть уверенным, что всё будет сделано вовремя.
- Сосредоточьтесь на выполнении одной задачи за раз. Это один из ключевых принципов ZTD. Выберите задачу (желательно из вашего списка наиболее важных дел) и сконцентрируйтесь на ней, отключившись от всего остального. Для начала устраните все возможные отвлекающие факторы: выключите уведомления на телефоне и компьютере, закройте лишние вкладки в браузере, наведите порядок на рабочем столе. Если нужно, поставьте таймер или постарайтесь максимально долго не отвлекаться от работы. Если вас прервут, запишите вопрос или новую задачу в блокнот и вернитесь к выполнению основной задачи. Не пытайтесь делать несколько дел одновременно.
- Составляйте простые списки и проверяйте их ежедневно. Используйте контекстные списки, такие как @work, @phone, @home, @waiting и так далее. ZTD рекомендует, чтобы ваши списки были максимально простыми. Не создавайте сложные системы и не увлекайтесь новыми инструментами. Это пустая трата времени, хоть и приносит удовольствие. Используйте простую записную книжку или картотеку, либо самую простую программу для составления списков. Вам не нужны планировщик, Outlook или сложная система тегов. Достаточно одного списка для каждого контекста и списка проектов, которые вы просматриваете ежедневно или еженедельно. Привязка действий к проектам и контекстам полезна, но может оказаться слишком сложной задачей. Делайте всё просто и сосредоточьтесь на текущих задачах, а не на изучении вашей системы или инструментов.
- Всё на своих местах. Все входящие материалы отправляются в папку «Входящие». Оттуда они попадают в ваши контекстные списки, в "Исходящие", если вы собираетесь делегировать их, или в корзину. Сразу определяйте входящие материалы в подходящее им место, вместо того чтобы накапливать их для последующей сортировки. Так ваш рабочий стол будет чистым, и вы сможете сосредоточиться на работе.
- Еженедельно анализируйте свою систему и цели. Еженедельный обзор в рамках GTD превосходен, и ZTD почти полностью его повторяет, но с большим акцентом на еженедельный анализ ваших целей. Во время еженедельного обзора анализируйте каждую из ваших годовых целей, оценивайте прогресс, достигнутый за последнюю неделю, и планируйте действия для достижения целей на следующую неделю. Раз в месяц выделяйте дополнительное время для ежемесячного анализа своих целей, а каждый год проводите ежегодный обзор ваших годовых и жизненных целей.
- Выбирайте самое необходимое среди целей и задач. Одна из проблем системы GTD заключается в том, что она пытается обработать все поступающие задачи, что может привести к перегруженности и потере фокуса на действительно важных задачах. Поэтому система ZTD предлагает вам просматривать списки задач и проектов и определять, какие из них можно упростить. Оставьте только важные проекты и задачи, чтобы сконцентрироваться на них. Оптимизируйте свои обязательства и поток информации. Убедитесь, что ваши проекты и задачи соответствуют вашим годовым и жизненным целям. Практикуйте этот подход ежедневно (в небольших масштабах), во время еженедельного и ежемесячного обзора.
- Устанавливайте и соблюдайте распорядок дня. GTD обладает высокой степенью гибкости, что может быть как преимуществом, так и недостатком. Для некоторых людей это недостаток, поскольку им требуется больше структуры. Попробуйте сформировать привычку создавать распорядок дня, чтобы убедиться, что это работает для вас наилучшим образом. Утренний ритуал (например) может включать просмотр календаря, изучение контекстных списков, определение целей на день, физическую активность, обработку электронной почты и входящих сообщений. Вечерний ритуал может включать обработку электронной почты и входящих сообщений (повторно), подведение итогов прошедшего дня, запись в дневнике, подготовку к следующему дню. Еженедельные ритуалы могут включать день поручений, день стирки, финансовый день, еженедельный обзор, семейный день и так далее. Решение за вами — создавайте свои собственные ритуалы и заставьте их работать на вас.
- Найдите работу, которая вызывает у вас страсть. Это может стать вашей последней привычкой, но в то же время самой важной. GTD отлично подходит для решения жизненных задач и предотвращения откладывания их на потом. Однако если вы увлечётесь своей работой, вы не будете откладывать её — вам понравится делать это, и вы захотите делать больше. Здесь формируется привычка постоянно искать то, что вас увлекает, и смотреть, сможете ли вы построить карьеру в этой области, когда найдёте её. Сделайте своё дело жизни чем-то, что вас вдохновляет, а не тем, чего вы боитесь, и ваш список задач будет почти похож на список достижений.
Лично я не пробовал эту систему повышения производительности. Подробнее о "10 привычках" вы можете прочитать на zenhabits.net.
Don’t Break the Chain.
Брэд Айзек вспоминает, как проводил время в комедийных клубах, участвовал в open mic и учился быть стендап-комиком.
Однажды вечером Джерри Сайнфелд выступал в своём клубе, и Брэд подошёл к нему перед выходом на сцену. Он спросил у знаменитого комика, есть ли у него совет для молодых людей, стремящихся к успеху в стендапе.
Сайнфелд порекомендовал Брэду приобрести большой настенный календарь, в котором весь год размечен на одной странице, и повесить его на видное место. Каждый день Брэд должен был записывать свои мысли и ставить большой красный крестик напротив даты.
По словам Сайнфелда, через некоторое время Брэд заметит закономерность. Важно не прерывать этот процесс.
Простота этой методики заключается в её эффективности. Она помогает превратить писательство, рисование или программирование в привычку.
Этот метод отлично подходит:
- для творческой работы, такой как написание текстов, вёрстка, рисование
- Когда важно следить за тем, чтобы работа была последовательной в течение длительного времени
- Писатели, художники, стендап-комики и студенты
Однако он не подойдёт:
- Постоянно меняющейся работы
- Ситуаций, когда вы не контролируете свой график
- Руководителей операций, проектов, продуктов, генеральных директоров, предпринимателей
AutoFocus.
Автофокусировка — это метод расстановки задач в соответствии с приоритетами. Марк Форестер, создатель этого метода, разработал его на основе многолетнего опыта работы с различными системами повышения продуктивности.
Суть автофокусировки заключается в том, чтобы записывать все задачи, даже те, которые кажутся расплывчатыми, например, изучение новой идеи, на разлинованном листе бумаги. Затем нужно просмотреть список без напряжения и начать работать над самой заметной задачей.
Вы продолжаете работать над задачей до тех пор, пока не потеряете к ней интерес или не завершите её. После этого вычёркиваете элемент из списка и, если задача ещё не выполнена, добавляете её в конец списка.
Когда обнаруживаете, что некоторые задачи остаются незавершёнными, решите, исключить ли их из списка, разделить на более мелкие подзадачи или делегировать.
Более подробную информацию об автофокусировке можно найти на веб-сайте Марка Форестера.
Этот метод хорошо подходит для:
- Работы, которая не предусматривает конкретных сроков выполнения для клиентов
- Предпринимателей и владельцев бизнеса
Однако он может быть менее эффективным:
- Если вам нужно выполнить работу к определенному сроку
- Для работы, объем которой четко определен
- Для ролей, связанных с работой с клиентами
Inbox Zero.
Многие мои знакомые, разбирающиеся в электронной почте, используют различные варианты системы Inbox Zero. Мерлин Манн впервые описал её принципы в своём блоге в 2006 году.
Основная идея заключается в том, что работа с электронной почтой — это навык, которым необходимо овладеть при получении большого количества писем.
Проблема возникает из-за того, что почтовый ящик становится огромным списком дел, куда каждый желающий может добавить своё «дело». В результате люди получают сотни и даже тысячи неотвеченных писем, испытывая чувство вины и когнитивный диссонанс от одновременного желания ответить на все письма и осознания невозможности сделать это.
Система Inbox Zero предлагает набор принципов и методов для контроля своего почтового ящика. Подробные инструкции и статьи доступны на сайте 43folders.com.
Эта система идеально подходит для:
- людей, получающих сотни и тысячи неотвеченных писем
- руководителей, менеджеров проектов, CEO и VIP-персон
Однако она может быть менее полезна для:
- людей, получающих около 10 писем в день
- людей, чья основная работа не связана с электронной почтой
Найдите систему, которая работает для вас.
У вас есть выбор из шести разных систем управления, но не каждая подойдёт именно вам. Возможно, какая-то из них покажется вам неподходящей.
Важно помнить, что «идеальных решений» не существует. Повышение вашей продуктивности — это процесс, а не одномоментное действие. Если вы освоите метод Pomodoro, это не сделает вас высокоэффективным специалистом за один день.
Тем не менее, одна из этих систем управления может оказаться полезной для вас, если вы проявите настойчивость. Выберите одну из них и поделитесь со мной своими впечатлениями.
#Продуктивность #GTD #Pomodoro #AutoFocus #Менеджмент