1 сентября произойдет то, что уже несколько раз откладывал законодатель из-за неготовности бизнеса: завершится полный переход к использованию машиночитаемых доверенностей при обмене юридически значимыми документами. Теперь отсрочек больше не будет.
Вы уже подготовились к этому переходу? Нет? Тогда вы не зря открыли эту ссылку.
Что такое МЧД?
На всякий случай, напомним: машиночитаемая доверенность или МЧД – аналог бумажной доверенности, подтверждающий полномочия сотрудника подписывать от имени юрлица или ИП документы с контрагентами или сдавать отчетность в государственные органы.
Например, руководитель компании с помощью МЧД может передать руководителю отдела продаж право заключать сделки, бухгалтеру – подписывать финансовые документы и отправлять запросы в налоговую, юристу – подавать сведения в Федеральный ресурс и т.д. Кроме того, есть возможность создавать МЧД с правом передоверия. Тогда, например, руководитель отдела продаж сможет передоверить право заключать сделки менеджеру по продажам. МЧД могут выдаваться и на доверенных физических лиц, которые не числятся в штате компании.
При этом в любой момент машиночитаемую доверенность можно отозвать. Например, если сотрудник уволился, перешел на другую должность или утратил доверие. С другой стороны, электронная доверенность автоматически перестанет действовать, если уволится руководитель, который ее подписывал.
Таким образом, использование МЧД, с одной стороны, ускоряет бизнес-процессы в компании, с другой – обеспечивает их безопасность и прозрачность.
Чего требует от бизнеса законодательство?
Раньше, чтобы делегировать сотруднику право подписывать электронные договора и другие документы, компания предоставляла ему сертификат квалифицированной электронной подписи юрлица с данными этого сотрудника и организации. Способ достаточно безопасный, но не всегда позволяющий проверить полномочия сотрудника.
Также практиковалась передача сотрудникам дубликата закрытого ключа подписи руководителя. Но это было чревато большими рисками: недобросовестный сотрудник был волен совершать любые действия, вплоть до вывода денег со счета и ликвидации компании.
В конце 2019 года в России началась масштабная правовая реформа, направленная на развитие технологий электронной подписи. обновление системы выдачи квалифицированных сертификатов, внедрение электронных доверенностей и т.д.
В частности, было решено отказаться от использования сотрудниками компаний сертификатов юрлиц. Вместо этого был предложен другой подход: сотрудник должен подписывать документы собственной усиленной квалифицированной электронной подписью физического лица и подтверждать свои полномочия с помощью машиночитаемой доверенности.
Завершение реформы изначально было запланировано на 1 января 2022 года, однако несколько раз переносилось из-за неготовности бизнеса к работе по новым правилам. Тем не менее:
- с 1 марта 2022 года у компаний появилась правовая возможность использовать в работе машиночитаемые доверенности;
- с 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры прекратили выдачу новых сертификатов юридических лиц для сотрудникам компаний;
- с 1 сентября 2024 года, согласно Федеральному закону от 04.08.2023 № 457-ФЗ, прекращается действие всех ранее выданных сертификатов юрлиц для сотрудников.
Таким образом, «час икс» приближается. 31 августа 2024 года – последний день, когда еще можно работать по старым правилам. С 1 сентября сотрудники компаний смогут подписывать документы с контрагентами и гос.органами, только используя связку: подпись физлица + МЧД.
Это означает две вещи:
- Система электронного документооборота, которую использует компания, должна поддерживать возможность работы с машиночитаемыми доверенностями.
- Каждый сотрудник компании, которому планируется передать право подписи юридически значимых документов, должен оформить на себя квалифицированную электронную подпись физического лица.
Как использовать МЧД в системе 1С:Документооборот?
В 1С:Документообороте поддерживается полный цикл работы с машиночитаемыми доверенностями: создание, подписание, регистрация МЧД в реестре Федеральной налоговой службы России и отзыв доверенности в случае необходимости.
Чтобы сформировать машиночитаемую доверенность, необходимо указать в системе данные сотрудника, которому выписывается доверенность, и его полномочия. Конкретные полномочия можно задать текстом вручную либо выбрать из единого справочника-классификатора «Полномочия ФНС МЧД».
1С:Документооборот использует для хранения доверенностей распределенный реестр, работающий по технологии блокчейн. Один из держателей реестра – фирма 1С. Использование реестра избавляет от необходимости при подписании каждого документа отправлять контрагентам электронную доверенность. Если МЧД не пройдет проверку, в системе будет указана причина, а сама доверенность будет выделена желтым цветом.
Где взять сертификат КЭП физического лица?
Его можно получить в одном из многочисленных удостоверяющих центров, включая «НПЦ 1С». Важно лишь успеть воспользоваться этой возможностью до 1 сентября 2024 года. Поэтому мы предлагаем простой, быстрый и экономичный способ.
Вы можете получить сертификат внутри системы 1С:Документооборот, если подключите к ней сервис 1С:Подпись по цене 750 рублей за лицензию. Сервис обеспечивает получение сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи для физического лица от удостоверяющего центра «НПЦ 1С». Благодаря поддержке сертифицированных криптопровайдеров, полученная подпись обеспечит шифрование и защиту подписанных документов от изменений.
Так ваша компании без спешки и нервотрепки пройдет очередной дедлайн изменений в законодательстве.
Оставьте заявку на нашем сайте - сэкономьте свое время и нервы!
Больше новостей об 1С:Документообороте и компании 1С-КПД — в нашем телеграм-канале.