Довольно часто сотрудникам в организации выдаются средства в счет будущей выполненной работы или приобретения товаров. В таком случае необходимо составление авансового отчета, чтобы отразить в бухгалтерском учете все манипуляции. Рассмотрим, что такое авансовый отчет и как правильно его составить.
Определение авансового отчета
Авансовым отчетом считается документ, в котором подтверждается использование выданного аванса для решения хозяйственных нужд или проведение определенного поручения. Следует понимать, для чего нужен авансовый отчет. Получать деньги в счет аванса могут подотчетные лица, которые в дальнейшем выполняют деятельность в рамках работы на организацию. Также это может быть компенсацией при использовании личных денежных средства для компании, например, в служебной командировке. Таким образом, составление отчета необходимо для оприходования товаров, работ и услуг, которые выполняются на благо организации.
Согласно закона «О бухгалтерском учете и отчетности» авансовый отчет относится к первичным учетным документам. Стандартная форма отчета будет отличаться в каждой организации, т.к. его разработка происходит в индивидуальном порядке. При этом следует учитывать положения закона.
Главным нюансом, как провести авансовый отчет в бухгалтерии, является подтверждающие документы. К ним относят:
- Кассовый чек. Это может быть оригинал или копия со всеми необходимыми атрибутами. Например, в чеке должен быть виден номер, название юрлица или инициалы ИП, дата продажи товара/услуги или выполнения работы, сумма.
- Квитанция. Этот документ необходим в том случае, если оплата осуществляется без кассового оборудования или платежного терминала. При приеме наличных денег нужно учитывать постановление Минторга №34.
- Другие документы. Для формирования отчета можно использовать документы, которые могут подтвердить факт оказания услуг, продажи товара или выполнения работ. Их оформление можно производить вручную прописью, однако при этом также нужно указать все реквизиты.
Что такое авансовый отчет в 1С?
Упростить составление авансовых отчетов поможет 1С бухгалтерия.
Для этого необходимо выполнить такие шаги:
- В программе зайти во вкладку «Банк и касса».
- Выбрать пункт «Авансовые отчеты».
- В новом окне внести необходимые реквизиты, а также указать список приобретенных товаров или оказанных услуг.
- При проведенной оплате необходимо заполнить вкладку «Оплата» с указанием контрагентов и всех данных.
- При необходимости бумажной версии авансовый отчет можно распечатать. Стоит отметить, что выдать аванс можно прямо из «Кассы», если перейти в пункт «Кассовые операции». А в категории «Денежные документы» можно оформить проездные документы на общественный транспорт – самолет, поезд, автобус.
Важно!
Если вы не знаете, что такое авансовый отчет в бухгалтерии и как его оформить в электронном виде, обращайтесь к специалистам ЭДиН. Наши профессионалы помогут решить все возникшие проблемы с ЭДО. Запись на консультацию на сайте нашего сервиса.
