В любой компании есть действующие бизнес процессы, иначе …хаос.
Но если источник бизнес процессов находится в чьей-то голове и передается из уст в уста, то на пути к исполнителю неизбежны потери как в игре «брехучий телефон».
И это первая причина, по которой бизнес процесс должен быть оформлен текстом, который можно передать любому члену команды без потерь смысла.
Вторая причина, по которой бизнес процессы требуют написания, это возможность выявить слабые места и потери ресурсов по пути процесса. Необходимость систематизации заставляет думать и анализировать каждое действие, и это дает возможность увидеть узкие места процесса и продумать изменения.
Третья причина – это потраченное время. Чтобы прописать бизнес процессы требуется время и усидчивость, внимательность, взаимодействие с ключевыми участниками.
Чтобы не потратить время зря, надо сразу создать документ, который будет не просто работать, но и даст возможность оперативно и просто вносить изменения. Чтобы значительно облегчить жизнь компании путем создания эффективных бизнес процессов, надо сразу свыкнуться с мыслью, что придётся потрать время.
Четвертая причина – это отлаженное взаимодействие. Пока бизнес процессы действуют наполовину стихийно, каждый может оправдать свою ошибку тем, что не знал что, как, когда и где надо было сделать. Прописанный бизнес процесс наделяет участников ответственностью.
Пятая причина – мотивация сотрудников. Наличие закрепленных бизнес процессов дает возможность каждому сотруднику лучше понять за что он получает свою заработную плату.
Каждый бизнес процесс содержит не только описание процесса, но и его результат. На основе бизнес процессов можно создавать понятную и прозрачную систему мотивации сотрудников.
Итак, есть пять волшебных причин, которые говорят в пользу составления, закрепления и внедрения бизнес процессов в деятельность компании. Они говорят нам о том, что написание бизнес процессов сокращает время на введение в должность, дает возможность увидеть и ликвидировать слабые места, повышают эффективность взаимодействия всех структур и отдельных сотрудников компании, наделяют их ответственностью за результат.