Часто руководители не начинают работу с ассистентом, потому что не знают что/ какие задачи ему можно поручить:
"Это я сделаю сам, а это слишком личная задача, а тут надо много объяснять: только время лишнее потрачу... Мне нечего делегировать."
Но поверьте, в вашей рабочей рутине всегда найдется операционка, которую можно передать ассистенту.
Сейчас я расскажу вам об одном из самых эффективных методов вычисления "пожирателей времени", который поможет вам разобраться, что стоит раз и навсегда вычеркнуть из списка своих задач, передав помощнику.
Готовы совершить скачок в своей продуктивности? 😉
Метод "Фото рабочего дня"
Обычно этот метод используют руководители, чтобы проанализировать время загрузки сотрудников. Но вы удивитесь как он может помочь вам стать эффективнее! Несколько дней наблюдений помогут сократить роль исполнителя и больше сфокусироваться на руководящих функциях.
Итак, приступим:
- Для начала вам необходимо подготовить бланки на каждый день исследования (см. пример ниже: кому-то удобно адаптировать его под формат телефона, чтобы оперативно вносить свои задачи, кому-то привычнее заполнять печатную форму).
- Далее выберите 2-3 дня на неделе, которые вы считаете самым загруженными (я рекомендую начать записывать ваши дела с самого утра и вплоть до сна, так как речь идет о задачах для ассистента, возможно, в вашей личной рутине тоже найдется что-то что можно отдать на исполнение помощнику).
- Исправно записывайте задачи и время, которое вы тратите на их исполнение в бланк (можно фиксировать дополнительно результат выполненной задачи или его отсутствие, а также прописывать комментарии).
- Когда на руках у вас, как минимум 2 заполненных бланка, можно приступить к анализу:
- посмотрите, в каких задачах вы выступаете в роли исполнителя;
- выполнение каких задач не приносит результата;
- какие задачи можно отнести в категорию "срочно и неважно" и "неважно и несрочно";
- подумайте, какие задачи можно передать постепенно после должного объяснения (да, первый раз обучение отнимет у вас много времени, но в перспективе освободится гораздо больше);
- обратите внимание на ваши личные дела, есть ли что-то чем вам не хочется заниматься.
Когда все задачи будут перед глазами, вопрос "Что же делегировать ассистенту?" потеряет для вас актуальность.
P.S. Если данный метод вам кажется очень сложным и утомительным, то вы всегда можете прибегнуть к его упрощенной версии, и просто выписать все свои задачи/дела. Далее оценить каждую по такому же принципу, как в пункте 4.
Но часто в голову сразу могут не прийти реальные "пожиратели времени" и вы будете выписывать только рабочие задачи, которые действительно требуют вашего непосредственного участия. А такие мелочи как "проверка почты", "поиск ресторана на вечер", "подтверждение встреч" - просто ускользнут от вашего внимания, создав ложное впечатление, что вы заняты только самым необходимым.
Надеюсь, было полезно, и теперь вы сможете составить собственный список задач для делегирования!
А если у вас всё еще есть вопросы - то я подготовила гайд со стартовыми задачами ассистента, бери и делегируй, как говорится ;)