Как с помощью личных встреч не потерять связь с сотрудниками и помогать им расти в асинхронной и распределённой команде
Работникам важно понимать, что компания ценит их и заботится об их благополучии. Один из способов показать заботу — проводить личные встречи в формате «один на один».
Что такое One-to-One
Встречи one to one на удалёнке — это созвоны между сотрудником и руководителем или менеджером проекта. В формате удалёнки это одновременно и обмен сплетнями, и дружеская беседа, и официальный канал информирования коллег. Нечто среднее между смол-толком и официальной планёркой.
Как правило, встречи один на один длятся около получаса, но могут длиться и больше, и меньше — в зависимости от направления беседы.
Встречи один на один отвечают за:
📎 Возможность сотруднику открыто высказать свои мысли и переживания
📎 Получение обратной связи в комфортном формате — без лишнего внимания коллег
📎 Лояльность и доверие в команде
📎 Высокую продуктивность — потому что менеджер поддерживает вовлечённость команды в работу
Встречи один на один помогут и собрать фидбэк от сотрудников, и обменяться идеями по решению проблем, и наладить сотрудничество в удалённой команде.
Если сотрудник осознаёт, что его мнение важно и нужно, он чувствует себя услышанным, оценённым и уважаемым. В мире удалённой работы это важно.
❗ Встречи one to one — классный и нужный инструмент кадровой работы с сотрудниками. В полуформальных беседах можно поработать с мотивацией сотрудника, его точками роста, раскрыть амбиции, выстроить доверительные отношения, выявить приближающееся выгорание. Вот столько всего!
Зачем проводить 1:1 встречи и как они помогают в работе
Для создания доверительных отношений в компании менеджерам нужно регулярно встречаться с каждым из своих подчинённых. Ким Скотт, бывший топ-менеджер Google, автор книги «Радикальная прямота»
Встречи один на один помогают сотруднику высказаться и не получить за это нагоняй. Культура «слушать и молчать», когда за своё мнение сотрудник рискует быть опозоренным, попросту закатывает ростки идей и предложений в бетон. Обычно в таких местах сильная текучка кадров.
Где нас не слушают и не слышат, нет места доверию и мотивации.
Также благодаря встречам один на один:
👍 Легко регулировать загрузку команды
На встрече ведущий понимает, насколько сотрудник загружен, и помогает ему распределить задачи так, чтобы не было переработок и выгорания.
👍 Повышается мотивация сотрудника
Причина проста: благодаря приватности встреч сотрудники могут свободнее обсуждать свои желания и цели, не опасаясь осуждения.
👍 Быстро решаются рабочие проблемы и выявляются слабые места
Когда начальник искренне заинтересован во мнении сотрудника, последний чувствует себя частью решения, а не проблемы.
Для подготовки хорошо бы составить план обсуждения. Можно оформить его в виде таблицы с вопросами под каждый формат встречи:
🔹 Личные
Касаются продвижения задач из плана роста. Здесь задача — выяснить, выполняются ли поставленные задачи, что получается. А если нет, то в чём причина и чем можно помочь. Вместе с сотрудником корректируется план роста, если нужно.
🔹 Онбординг
Ведущий формирует у новичка представление о работе в компании, отношении к коллегам, проектам и клиентам, что позволяет ему быстрее влиться в компанию и начать работать по принятым правилам.
🔹 Развитие
Вопросы должны помочь понять, насколько сотрудник удовлетворён текущими перспективами, планирует ли левел-ап. Определить уровень мотивации и вовлечённости сотрудника. Также должны быть открытые вопросы для сбора идей и предложений.
🔹 Коучинг
Суть коучинга — выявить таланты и построить стратегию успеха, раскрыть внутренний потенциал, преодолеть страхи и повысить уровень ответственности за свои решения и действия.
5 шагов в подготовке к встрече один на один
Выбрать частоту встреч
Заключать все встречи в жёсткие рамки по датам и времени — плохо. Объясняем, почему.
Каждому сотруднику комфортны разная длительность встреч и интервал между ними. Уточни у сотрудника, какая периодичность созвонов ему подходит.
Если чёткого ответа нет, отталкивайся от следующих критериев:
📎 Корпоративная жизнь. Чем чаще в компании часто происходят различные обсуждения и события, тем чаще будут созвоны
📎 Эмоциональное состояние человека. Новичкам и только что переболевшим выгоранием сотрудникам требуется больше внимания, чем другим
📎 Соблюдение договорённостей — например, если подошёл срок для подведения итогов по задаче
Настроиться на позитивный лад
В начале встречи — особенно, если она первая — присутствует некоторое напряжение. Острее его чувствуют те, у кого ранее встречи с начальником проходили в формате «Угадай, где накосячил».
Поэтому в начале 1:1 стоит обсудить повседневные вещи — погоду и настроение. Это придаст беседе дружелюбный тон и поможет оценить эмоциональное состояние сотрудника.
Применять практики ведения диалога
👍 Больше слушай, чем говори — позволь сотруднику высказаться, не перебивай его
👍 Не пытайтесь обсудить всё за раз
👍 При необходимости меняйте формат встречи под текущую задачу
Вести записи и фиксировать договорённости
Запомнить договорённости с каждым сотрудником сложно, а упустить какую-то — плохо. Поэтому стоит завести таблицу каждого сотрудника для фиксации записей.
Оценить эффективность встреч
Один из самых больших плюсов 1:1 на удалёнке — это профилактика выгорания. В офисе можно заметить, что сотрудник выглядит уставшим, стал забывчив и рассеян, но когда вы на удалёнке, ситуация другая. Поэтому получение фидбэка на встречах помогает выявить подобные проблемы в зародыше. А своевременное обнаружение — уже половина лечения.
Ещё встречи один на один формируют доверительные отношения между сотрудником и начальником. А это отличный фундамент для плодотворной работы, поскольку можно легко сообщать о проблемах и корректировать их.
Важное на One-to-One встречах
🔹 Соблюдать этику
Как доктор, ведущий должен хранить в тайне то, что ему доверил сотрудник. Особенно это касается личных тем. Чтобы гарантировать конфиденциальность, файл с деталями встречи должен быть закрыт настройками приватности и храниться у ведущего.
🔹 Достучаться до небес, если нужно
Если решение проблемы выходит за рамки полномочий ведущего, нужно донести их выше. Речь идёт о серьёзных проблемах — неорганизованность, харассмент, конфликты в коллективе.
Ведущий должен выяснить детали, а затем лично обратиться с ними к вышестоящему руководству — боссу компании. Босс должен принять решительные меры: назначить ответственного за своевременное согласование задач, сформировать комиссию по дискриминации и конфликтам сотрудников.
🔹 Выбрать ведущего
В идеале это руководитель или менеджер проекта. Они ориентируются в коллективе, текущих задачах и деталях последних событий.
Однако, если отдел большой, у босса может банально не хватать времени на встречи с каждым. Тогда роль ведущего может выполнить эйчар компании или кадровик. Благодаря скиллам общения они смогут выстроить доверительную беседу с сотрудником.