Тендеры — это сложный, но эффективный инструмент для получения крупных контрактов. Однако многие компании, особенно начинающие, совершают ошибки, которые ставят под угрозу их победу.
В этой статье мы расскажем о 8 наиболее распространенных ошибках при участии в торгах и дадим практические советы, как их избежать.
1. Неправильный выбор тендера
Ошибка: Компания участвует в тендерах, которые не соответствуют ее компетенциям, опыту и ресурсам.
Пример: Компания специализируется на разработке программного обеспечения для малого бизнеса и подает заявку на тендер по разработке сложной системы управления данными для крупной нефтяной компании.
Результат: Компания не обладает необходимым опытом работы с большими объемами данных и не может обеспечить требуемый уровень безопасности и надежности системы. Даже если компания выиграет тендер, она не сможет выполнить проект качественно и в срок, что может привести к негативным последствиям, включая финансовые потери и потерю репутации.
Рекомендации
- Внимательно изучите документацию. Проанализируйте технические требования, сроки, бюджет, критерии оценки.
- Оцените свои возможности. Убедитесь, что ваш опыт, ресурсы, квалификация соответствуют требованиям.
- Сфокусируйтесь на своей нише. Выбирайте тендеры, отвечающие вашей специализации и опыту.
2. Недостаточное внимание к требованиям тендерной документации
Ошибка: Компания не уделяет достаточного внимания деталям тендерной документации, неверно трактует требования или пропускает важные пункты.
Пример: Строительная компания участвует в тендере на строительство нового бизнес-центра. В документации к закупке указаны конкретные требования к участникам тендера, включая предоставление определенных сертификатов, подробное описание используемых материалов и составление детализированной сметы расходов. Однако команда не уделяет достаточного внимания подробному изучению документации. В итоге:
- Неверное толкование требований. В разделе с требованиями к используемым материалам указано, что для фасадных работ необходимо использовать теплоизоляционные панели определенного типа. Компания же представляет предложение с материалами, не соответствующими этим требованиям, что не было замечено в процессе подготовки заявки.
- Пропуск важных пунктов. В разделе, касающемся квалификации работников, есть требование о наличии у команды проекта двух инженеров с международными сертификатами в области строительства. Участник игнорирует этот пункт и не указывает соответствующую информацию в тендерной заявке.
- Неполная смета. В тендерной документации требуется максимально полная и точная смета расходов, включающая все этапы строительства. Компания представляет смету, которая не включает расходы на некоторые виды работ, что значительно занижает общую стоимость проекта, но при этом делает предложение нереалистичным и не соответствующим экономическим расчетам заказчика.
Результат: Заявку отклоняет заказчиком на этапе предварительного рассмотрения. Заказчик указывает на несоответствие предложенных материалов, отсутствие необходимых сертификатов у инженерного состава, а также на недостаточно подробную смету расходов.
Рекомендации
- Тщательно изучайте документацию. Используйте специальные программы для анализа текстов и поиска ключевых слов. Составьте контрольный список всех важных требований из тендерной документации. Проведите брифинг команды и составьте план работы по подготовке заявки.
- Проверяйте и перепроверяйте. Поручите проверку нескольким специалистам из разных отделов, в том числе независимому эксперту для проверки соответствия заявки требованиям. Создайте прототип заявки и проверьте его соответствие документации.
- Не бойтесь уточнять. Не стесняйтесь обращаться к заказчику с вопросами о непонятных пунктах документации.
- Используйте шаблоны и контроль качества. Разработайте и периодически проверяйте шаблон для подготовок заявок. Установите систему проверки качества и процесс утверждения заявок до их отправки.
3. Некачественная заявка на участие в закупке
Ошибка: Неполная, неаккуратная или небрежно оформленная заявка, отсутствие необходимых документов, ошибки в расчетах.
Пример: Компания подает заявку на тендер по поставке оборудования, забыв прикрепить сертификаты качества и безопасности.
Результат: Проигрыш, так как заявка не удовлетворяет минимальным требованиям тендерной документации.
Рекомендации
- Займитесь подготовкой заявки заблаговременно, тогда у вас будет время на проверку всех документов.
- Соблюдайте требования к оформлению заявки. Используйте рекомендованный формат, шрифт, размер. Пронумеруйте страницы, правильно скрепите листы.
- Проверьте заявку на наличие ошибок. Задействуйте нескольких человек для проверки коммерческого предложения и другой документации к тендеру.
4. Неконкурентоспособная цена
Ошибка: Завышенная или заниженная цена, неправильный расчет себестоимости.
Пример: Компания устанавливает цену на 10% выше средней по рынку, игнорируя экономические факторы.
Результат: Проигрыш, так как предложение невыгодно для заказчика.
Рекомендации
- Проведите глубокий анализ рынка. Определите средние цены на подобные товары или услуги.
- Оцените себестоимость. Учтите все затраты, включая накладные расходы.
- Подумайте о долгосрочной перспективе. Не гонитесь за одноразовой выгодой, предложите конкурентную, но реальную цену.
5. Отсутствие уникального предложения
Ошибка: Предложение не выделяется среди других участников, не содержит конкретных преимуществ.
Пример: Компания подает заявку на тендер по поставке офисной мебели, не указав, какие есть уникальные особенности у товара.
Результат: Проигрыш, так как предложение ничем не выделяется и заказчик выбирает более привлекательный вариант.
Рекомендации
- Сфокусируйтесь на преимуществах. Опишите, чем ваше предложение выгодно отличается от конкурентов.
- Покажите свою экспертность. Укажите на свой опыт, знания и навыки.
- Сделайте акцент на решении проблем заказчика. Продемонстрируйте, как ваше предложение удовлетворит его потребности.
6. Недостаточное внимание к юридическим аспектам
Ошибка: Игнорирование правовых нюансов, несоблюдение условий контракта.
Пример: Компания выиграла тендер на поставку программного обеспечения для муниципального учреждения. В тендерной документации было указано требование о предоставлении гарантийного обслуживания на срок 2 года. Однако компания не уделила должного внимания юридическим деталям и не включила пункт о гарантийном обслуживании в договор, считая это формальностью.
Результат: После запуска программного обеспечения, возникла необходимость в технической поддержке. Муниципальное учреждение потребовало от компании выполнить гарантийные обязательства, которые, по мнению компании, не были оговорены в договоре. Возник спор, который перерос в судебный процесс. Компания проиграла дело и была вынуждена нести дополнительные расходы на гарантийное обслуживание, что повлекло за собой финансовые потери и ухудшило репутацию.
Рекомендации
- Изучите документы тендера. Убедитесь, что вы понимаете все юридические тонкости.
- Проконсультируйтесь с юристом. Получите квалифицированную юридическую оценку.
- Будьте внимательны к формулировкам. Проверяйте каждый пункт документации.
- Включите все важные условия в договор. Не полагайтесь на устные договоренности.
- Проведите юридический аудит договора. Перед подписанием договора убедитесь, что он соответствует законодательству и не содержит противоречивых условий.
7. Неудовлетворительное управление рисками
Ошибка: Недостаточный анализ возможных рисков, отсутствие плана их минимизации.
Пример: Компания выиграла тендер на строительство нового спортивного комплекса. В тендерной документации был указан жесткий срок сдачи объекта — 12 месяцев. Компания, основываясь на положительном опыте реализации подобных проектов в прошлом, не провела глубокий анализ рисков и не разработала план по их минимизации.
Возникшие риски:
- Неблагоприятные погодные условия. Лето выдалось дождливым, что замедлило работы по возведению здания.
- Задержка поставок материалов. Поставщик строительных материалов столкнулся с проблемами на производстве, что привело к задержке поставок.
- Нехватка квалифицированной рабочей силы. В связи с ростом строительной активности в регионе, возникла нехватка квалифицированных строителей.
- Изменение проекта. Заказчик внес изменения в проект, что потребовало переработку проектной документации и перепланировку работ.
Результат:
- Несоблюдение установленных сроков. Компания не смогла завершить строительство в указанный срок.
- Финансовые потери. Из-за задержек строительства возникли дополнительные расходы на рабочую силу, аренду техники и материалов.
- Репутационные потери. Компания получила негативную оценку от заказчика, что может повредить ее репутации и ухудшить положение на рынке.
- Юридические проблемы. Компания могла быть оштрафована за несвоевременное выполнение работ.
Рекомендации
- Проведите глубокий анализ рисков. Учтите технические, финансовые, правовые, репутационные риски.
- Разработайте план mitigation (смягчения последствий). Определите меры по снижению воздействия рисков.
- Установите систему мониторинга. Регулярно следите за реализацией проекта и отслеживайте возможные риски.
- Включите в договор пункты о форс-мажоре. Они помогут снизить юридические риски в случае непредвиденных обстоятельств.
- Разработайте резервный план. Продумайте альтернативные варианты действия в случае неудачи.
8. Неэффективное управление командой
Ошибка: Недостаточная координация между членами команды, нечеткое распределение ответственности.
Пример: Компания не создала команду профессионалов с разным опытом и не определила четкие роли и ответственности.
Результат: Проблемы с коммуникацией, задержки в реализации проекта, некачественное выполнение работ.
Рекомендации
- Сформируйте сплоченную команду. Объедините профессионалов с разным опытом и навыками.
- Четко распределите ответственность. Определите задачи и сроки для каждого члена команды.
- Установите эффективную систему коммуникации. Регулярно обменивайтесь информацией и координируйте действия.
Помните, что участие в тендере — это не лотерея. Увеличить шансы на победу можно только с помощью грамотного подхода, внимательного анализа и профессионального подхода к каждому этапу.