Что это?
МЧД (машиночитаемая доверенность) — электронная доверенность на работу с электронными документами. По сути, это XML-файл с определенной структурой. Он прикрепляется к подписанному документу и дает возможность совершать доверенные действия. Для работы с МЧД требуется квалифицированная электронная подпись (далее КЭП).
Использование МЧД стало обязательным с 1 сентября 2023 года.
Для чего?
Аналогично бумажным машиночитаемые доверенности используются сотрудниками для подписи электронных документов от лица компании. В узком смысле МЧД нужна бухгалтерии и кадровым отделам для подписания договоров, сдачи отчетности в госорганы, оформления соглашений с удаленными сотрудниками и т. д. В более широком — эти доверенности применяются для работы с веб-ресурсами, которые принимают документы, подписанные КЭП: госпорталами, торговыми площадками, аукционами, тендерами, операторами электронного документооборота.
Преимущества использования МЧД:
- безопасность подписания документов и совершаемых сделок;
- простота работы: можно быстро выдать МЧД и так же быстро ее отозвать;
- оперативность работы и экономия времени за счет электронного обмена данными;
- практичность и удобство хранения и поиска подписанных документов;
- экономия на бумаге, расходниках и курьерских услугах.
Как это работает?
Чтобы начать пользоваться МЧД, организации потребуется:
- выпустить КЭП для сотрудника, который будет подписывать электронные документы;
- руководитель своей КЭП должен подписать МЧД этому сотруднику (в случае надобности аналогичным способом можно отозвать МЧД).
Имея на руках КЭП и МЧД, сотрудник может приступать к своим обязанностям. После подписания формализованного документа КЭП с МЧД в нем будут отображаться все данные подписанта:
Источник: https://directum.ru
Хранить МЧД можно двумя способами:
- в информационной системе организации: в этом случае контрагент самостоятельно проверяет корректность МЧД при работе с ней;
- в специализированном хранилище (список таких хранилищ утвержден Постановлением Правительства РФ № 223 и № 224 от 21.02.2022): контрагент получает реквизиты МЧД для работы с ней и сразу видит ее текущий статус.
Согласно законодательству контрагенты сами должны проверять статус МЧД при подписании документов. Сделать это можно либо самостоятельно на сайте ФНС по идентификационному номеру МЧД, либо настроив автопроверку посредством интеграции с распределенным реестром ФНС РФ (https://m4d.nalog.gov.ru/EMCHD).
Best-ecm - рассказываем о системах цифровизации.