Как наверняка известно постоянным читателям нашего блога, основным документом, содержащим сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника в нашей стране является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ). Корректное ведение трудовых книжек сотрудников – это одна из обязанностей отдела кадров. Однако, когда в компании работают иностранцы, у сотрудников отдела кадров начинают возникать вопросы – как правильно вести их трудовые книжки, нужно ли заводить новые и есть ли особенности ведения трудовых книжек граждан других стран? Об этом, а также о том, как упростить кадровый документооборот по иностранным сотрудникам, расскажут эксперты ЦенТрМиг.
Трудовая книжка иностранца: особенности
Как известно, действующая форма трудовой книжки была утверждена Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» и введена в действие с 1 января 2004 г. Однако нужно помнить о том, что трудовые книжки, выданные ранее, также применимы: согласно п. 2 Постановления, имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат. К таким трудовым книжкам относятся те, что были выданы на основании Постановления СНК СССР от 20 декабря 1938 г. № 1320 «О введении Трудовых книжек» и Постановления Совмина СССР и ВЦСПС от 06 сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих».
Обратите внимание! Трудовые книжки указанных выше образцов могут быть у иностранцев-граждан республик бывшего СССР (Казахстан, Узбекистан, Белоруссия, Украина и т.д.), и если иностранный сотрудник предъявил такую трудовую книжку при приеме на работу, работодатель обязан продолжить ее ведение. В таких случаях сотрудниками кадрового отдела в трудовую книжку вносится следующая запись о работе. Перевод трудовой книжки иностранца на русский язык в этом случае не требуется.
Однако случаются ситуации, когда на работу принимается иностранец из государства, где в принципе отсутствуют трудовые книжки или законодательством закреплена собственная форма такого документа, не соответствующая формам, признаваемым на территории нашей страны. С точки зрения российского права такой гражданин будет считаться не имеющим трудовой книжки, и перед специалистами отдела кадров встает вопрос – нужно ли заводить трудовую книжку такому сотруднику? Стоит отметить, что в Трудовом законодательстве нет прямого ответа на этот вопрос, однако существует разъяснение Федеральной службы по труду и занятости (Письмо Роструда от 15 июня 2005 г. № 908-6-1). В этом разъяснении в пример приведена ситуация работницы-гражданки Украины, предоставившей работодателю трудовую книжку украинского образца – согласно Письму, в подобном случае работодатель должен завести на иностранного работника новую трудовую книжку, исходя из обязанности вести данный документ на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). При этом никаких записей об общем (непрерывном) трудовом стаже данного работника за пределами РФ в соответствии с иностранной трудовой книжкой в трудовую книжку российского образца не производится.
Данная позиция Роструда применима и к работникам из других стран, и, если иностранный гражданин при трудоустройстве не предъявил трудовую книжку, оформленную по одному из образцов, признаваемых в РФ, этот документ ему нужно оформить заново.
Трудовая книжка иностранца – как правильно вести?
Ведение и хранение трудовых книжек иностранных граждан осуществляется по общим Правилам, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Записи в трудовой книжке иностранца также вносятся по общим правилам в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 – они вносятся на русском языке, независимо от того, имеет ли этот язык официальный статус в той стране, из которой прибыл иностранный гражданин.
Выбор формы книжки предоставляется самому иностранному работнику. Он, как и гражданин России, должен подать заявление о сохранении бумажной трудовой или переходе на электронную трудовую книжку. Работнику должны быть даны разъяснения о таком праве.
Обратите внимание! Работодатель несет ответственность за неправильное ведение трудовых книжек иностранцев (абз. 1 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Данная ответственность предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ.
Как упростить документооборот по иностранным работникам?
Как только компания решает нанять иностранцев, работа отдела кадров значительно усложняется. Операции, которые приходится совершать с документами иностранцев, масса уведомлений и проверок занимают много времени и требуют специальной подготовки от сотрудника отдела кадров. При том стоит помнить, что факт наличия в компании иностранцев не снимает с сотрудника обязанность вести кадровый документооборот по другим работникам, а это значит, что нагрузка на него значительно увеличится – и появится риск совершить ошибку, которая будет стоить очень дорого. Этот риск можно исключить путем найма дополнительного специалиста, следящего исключительно за документами мигрантов и за изменениями миграционного законодательства, однако далеко не все работодатели могут себе это позволить – заработная плата грамотного и опытного миграционного специалиста очень высока. Лучшим выбором в таком случае станет аутстаффинг иностранных работников от компании ЦенТрМиг. Аутстаффинг иностранных работников дает ряд преимуществ:
• Разгрузка собственных кадровых и бухгалтерских служб – весь кадровый, бухгалтерский и налоговый документооборот по привлеченным сотрудникам мы берем на себя;
• Исключение риска нарушений миграционного законодательства – в нашей компании работают высококвалифицированные миграционные специалисты с большим опытом работы, которые тщательно следят за документами иностранных сотрудников, в том числе и за их патентами;
• Сокращение расходов – аутстаффинг персонала дешевле чем найм сотрудников в собственный штат.
Воспользоваться услугой можно, заполнив специальную форму на нашем сайте. Все новые клиенты могут опробовать услугу аутстаффинга иностранных работников бесплатно в течение месяца!