Этот чек-лист поможет предпринимателю эффективно подготовиться к крупному бизнес-мероприятию и извлечь из него максимальную пользу.
Документы и материалы
- Визитные карточки – достаточное количество для раздачи ключевым контактам.
- Блокнот и ручка – для записей и заметок (подойдут также заметки на телефоне).
- Презентационные материалы:
- Брошюры и листовки о компании;
- Презентация в электронном виде (на ноутбуке или планшете). - Электронные устройства:
- Ноутбук/планшет;
- Смартфон с заряженной батареей;
- Зарядные устройства и дополнительные аккумуляторы. - Примеры продукции (если применимо) – небольшие образцы или демонстрационные материалы.
- Рекламные материалы и сувениры – ручки, блокноты, значки и т.д.
- Контрактные и юридические документы – если планируются встречи, где потребуется подписание документов.
Личная подготовка
- Одежда, которая соответствует дресс-коду мероприятия;
- Личные аксессуары – очки, часы, аксессуары для волос и т.д.;
- Средства личной гигиены – салфетки, гель для рук, мята/жвачка/мятные конфеты.
Подготовка к мероприятиям и встречам
Исследование участников:
- Изучение списка участников и ключевых фигур;
- Подготовка вопросов и тем для обсуждения.
Планирование встреч:
- Назначение встреч и переговоров заранее;
- Подготовка расписания мероприятий.
Подготовка к выступлению:
- Репетиция презентации;
- Подготовка речей и ответов на возможные вопросы.
Цели и задачи:
- Определение конкретных целей участия в мероприятии;
- Планирование ключевых задач и шагов для их достижения.
Техническая подготовка:
Проверка оборудования:
- Тестирование ноутбука и презентационного оборудования ( также другого необходимого для работы оборудования – петлички, камеры и т.д.);
- Установка и обновление необходимого ПО.
Интернет-соединение:
- Проверка наличия интернета и мобильного интернета;
- Подготовка к работе офлайн на случай отсутствия связи.
Логистика
Маршрут и транспорт:
- Планирование маршрута до места проведения;
- Заказ транспорта (такси, аренда автомобиля).
Бронирование:
- Бронирование гостиницы (если необходимо);
- Проверка времени начала и окончания мероприятия.
Здоровье и безопасность:
- Медикаменты – если необходимо;
- Средства индивидуальной защиты – маски, антисептики (особенно актуально в период пандемий).
Подготовка к нетворкингу:
Список контактов:
- Список ключевых лиц для знакомства;
- Общие темы для начала разговора.
Социальные сети и онлайн-платформы:
- Обновление бизнес-профиля в социальных сетях;
- Подготовка к обмену контактами через электронные визитки или QR-коды.
Послепродажные действия:
Фоллоу-ап материалы:
- Подготовка шаблонов писем для последующих контактов;
- Планирование времени для обработки новых контактов и потенциальных сделок.