Удивительно осознавать, что существуют компании, которые до сих пор недооценивают или пренебрегают внутренней коммуникацией. Но они существуют. И их бизнес, вероятно, от этого только страдает.
У некоторых компаний может не быть ресурсов для того, чтобы вкладываться в налаживание внутренней коммуникации, в то время как другие и понимают ее значимость, но не владеют необходимыми инструментами для организации эффективной коммуникации между сотрудниками. И это встречается достаточно часто. Но если вы посмотрите на причины, по которым внутренние коммуникации важны (продолжая читать эту статью), вы обнаружите, что они необходимы для эффективной работы. Почему? Потому что, если в вашей организации есть люди, вам нужно регулярно общаться с ними.
Что такое внутренняя коммуникация?
Внутренняя коммуникация — это то, как мы делимся информацией друг с другом внутри компании. Это означает отправку сообщений от имени руководства и общение со всеми, кто работает в компании. Идея состоит в том, чтобы держать всех в курсе событий и поощрять каждого быть открытым и вовлеченным.
Во внутренние коммуникации входит множество вещей, например, информирование людей о новых направлениях в политике организации, предоставление обновленной информации о том, как работает компания, или проведение опросов, чтобы узнать, что чувствуют люди. Обычно этим занимаются отделы кадров, маркетинга или PR, но участвовать может каждый.
Отлаженная система связи в организации очень важна, так как именно с помощью ее вы держите всех в курсе дел, формируете сильную корпоративную культуру, вдохновляете людей на работу и помогаете всем сохранять спокойствие, когда дела идут не очень. Кроме того, с помощью общения можно сделать работу немного интереснее и веселее.
Семь причин, почему важна хорошая внутренняя коммуникация:
1. Внутренние коммуникации держат ваших людей в курсе событий и жизни компании.
Мы начнем с самой очевидной причины, почему связь необходима. Информирование ваших сотрудников о предстоящих событиях, изменениях в политике, инициативах по взаимодействию, изменениях в численности персонала и обновлении общего состояния бизнеса помогает создать ощущение прозрачности и открытости, которое люди уважают.
Вот настоящий шок: люди не любят, когда их держат в неведении. Им важно получать информацию о компании, в которой они работают, проектах, над которыми они работают, и общих целях. Эффективные внутренние коммуникации заключаются в том, чтобы донести информацию до всех, желательно таким образом, чтобы они были включены и вовлечены в общую картину.
2. Внутренние коммуникации дают людям более целостное представление о вашей организации.
В том же духе внутренние коммуникации часто воспринимают как сообщения, написанные руководителями для сотрудников. На самом деле, это улица с двусторонним движением. Конечно, вы можете отточить свои навыки коммуникации до такого уровня, чтобы привлечь внимание людей, но со временем их внимание угаснет, особенно если они почувствуют себя неувиденными, и решат, что их не хотят слышать.
Другими словами, речь идет не о том, чтобы увлечь пассивную аудиторию правильными сообщениями; скорее, речь идет о содействии двустороннему общению о том, что происходит в вашей организации. Люди хотят чувствовать, что их вклад имеет значение, и создание для них площадки для этого творит чудеса с точки зрения повышения вовлеченности и мотивации.
Это работает исключительно хорошо, если обмен сообщениями, новостями и объявлениями делегируется не только вашему отделу маркетинга или кадров, но также представителям множества различных отделов вашей организации. Техническая команда, а также команды контроля качества и продаж должны иметь возможность объяснить, над чем они работают.
Включение в работу над новостями, информацией и мероприятиями людей из нескольких отделов для освещения разных событий дает вашим сотрудникам более целостное представление о том, что важно в вашей организации. Итак, используйте свои внутренние коммуникации, чтобы дать возможность высказаться разным людям.
3. Внутренние коммуникации помогают формировать культуру вашей организации.
Основная роль внутренних коммуникаций заключается в том, чтобы помочь создать и транслировать корпоративную культуру вашей компании. Если ваша стратегия коммуникации питает вашу корпоративную культуру, значит она реализована правильно. Если все сделано плохо, людям будут терять мотивацию и включенность в процессы.
В конце концов, каждое объявление, сообщение, обновление новостей, статья в блоге генерального директора и т. д. вносит свой вклад в то, как ваши сотрудники интерпретируют ценность вашей организации: что она транслирует, кого ценит и почему ее миссия важна. Культура вашей компании представляет собой сумму ее частей, и хорошие внутренние коммуникации учитывают это.
Фактически, культура должна быть в центре вашей стратегии информационного взаимодействия: она встроена в обмен сообщениями, тон, двустороннее обсуждение, а также новости, которыми делятся и пересылают. Ваша культура должна определять ваши внутренние коммуникации, и наоборот. Почему? Потому что устойчивая, процветающая корпоративная культура имеет важное значение.
4. Внутренние коммуникации привлекают ваших людей.
Важно отметить, что создание двустороннего диалога должно быть одной из главных целей вашей стратегии внутренних коммуникаций. В этом разница между скучным обменом сообщениями сверху вниз (вероятно, в форме общих рассылок, которые никто не читает) и вдумчивыми интерактивными разговорами, способствующими вовлечению.
Взаимодействие может означать задавать вдумчивые вопросы на мероприятии, комментировать важные новости, опубликованные во внутренней сети вашей компании, и делиться тем, над чем работает ваша команда, с остальной частью компании. Хорошие внутренние коммуникации создают пространство для этих небольших, но значимых действий. Опять же, речь идет не только о передаче идей, но и о поощрении общения между вашими людьми.
Сотрудники, которые чувствуют, что их голос имеет значение и что к их идеям прислушиваются, с большей вероятностью сделают все возможное, когда они понадобятся вашей организации. И ценность этого нельзя недооценивать.
5. Внутреннее общение помогает сохранять спокойствие людей во время кризиса.
Дела не всегда идут гладко. Бизнес иногда штормит, команды иногда вынуждены проводить реструктуризацию, происходят слияния и поглощения. Именно в этот момент люди больше всего нуждаются во внутренних коммуникациях. К объявлениям о предстоящих структурных изменениях следует относиться с особой осторожностью, поскольку на карту поставлены моральный дух организации и устойчивость бизнеса.
Прозрачность в отношении того, что произошло, кого это затронуло, как о них позаботились и что это означает для организации, требует деликатного тона и полной прозрачности, особенно в случае увольнений. У людей будут вопросы, и то, как вы ответите на эти вопросы, останется в умах людей еще долгое время.
Прозрачность и деликатность при сообщении плохих новостей создает атмосферу открытости и заботы, которая поможет вашей организации выжить в трудные времена.
И кроме того, ваши люди будут уважать вас за то, что вы говорите все так, как есть. Этот пример является одним из наиболее важных аспектов внутренней коммуникации и демонстрирует, почему недостаточное его использование может быстро настроить ваших сотрудников против своей организации.
6. Внутреннее общение создает новое пространство на рабочем месте.
Многие люди считают свою работу скучной. Они идут на работу, разговаривают с одним или двумя коллегами, посещают встречи, выполняют свою работу, а затем как можно быстрее убегают с работы. И это вполне устраивает многих людей. Однако тех, кто жаждет большей вовлеченности в свое рабочее место и хочет играть более важную роль в развитии культуры компании, такой стиль работы не удовлетворяет.
Именно здесь на помощь приходят хорошие внутренние коммуникации. С их помощью можно предлагать обучения, делится отзывами клиентов и освещением новостей в СМИ, а также предоставлять людям возможность принять более активное участие, если они этого захотят. Для некоторых это не важно — и это нормально! Но некоторые из нас хотят получать больше от своей работы, будь то посредством образования или обучения или поиска смысла в ценностях и целях компании.
Если такие возможности существуют, но никто о них не знает и не пользуется ими, ваша стратегия внутренних коммуникаций не работает, и в какой-то степени вы подводите своих самых заинтересованных людей. Предоставление членам нескольких команд возможности рекламировать свои мероприятия и программы или делиться своими новостями дает вашим сотрудникам информацию, необходимую им для того, чтобы добавить еще что-то важное в их работу.
7. Внутренняя коммуникация создает канал для обратной связи, дебатов и дискуссий.
Чтобы способствовать открытому общению в вашей компании, ваша коммуникационная стратегия должна создавать пространство для обратной связи и публичного обсуждения проблем и идей. Именно так происходит сотрудничество, и оно не всегда приятно.
Внутренние коммуникации можно использовать для создания канала для этих сложных дискуссий. Это может произойти разными способами: опросы сотрудников, ссылка на внутренний форум, объявление о мероприятии для обсуждения отзывов и критики или даже приглашение всей организации к обсуждению конкретной цели или проекта.
То же самое касается обратной связи. Еще раз: внутреннее общение является (или должно быть) улицей с двусторонним движением. Слушайте своих людей и регулярно спрашивайте их отзывы. Таким образом, если обновление или публикация пойдет не так, как планировалось, вы сможете узнать, как избежать ошибок в будущем.
Как построить стратегию внутренних коммуникаций
Построение эффективной стратегии внутренних коммуникаций требует планирования, сотрудничества и четкого понимания целей и культуры вашей организации. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять для создания успешной стратегии внутренних коммуникаций:
1. Определите свою аудиторию
Начните с определения своей аудитории. Кто является ключевыми заинтересованными сторонами в вашей организации и какую информацию им необходимо знать? Учитывайте такие факторы, как должность, местоположение и уровень трудового стажа.
2. Определите свои цели
Далее определите цели внутреннего общения. Чего вы хотите достичь с помощью своей коммуникационной стратегии? Вы хотите повысить вовлеченность сотрудников, поделиться важными новостями и обновлениями или создать более сильную корпоративную культуру?
3. Выберите каналы
Выбирайте каналы, которые наиболее эффективны для охвата вашей аудитории. Это может включать электронную почту, внутреннюю сеть, социальные сети или личные встречи. Учитывайте предпочтения вашей аудитории и тип информации, которую вы сообщаете.
4. Разработайте контент-план
Разработайте контент-план, соответствующий вашим целям и каналам, используя регулярные информационные блоки, обновления в социальных сетях или внутренние публикации в блогах. Убедитесь, что ваш контент привлекателен, информативен и актуален для вашей аудитории.
5. Создайте расписание
Создайте график своей коммуникационной стратегии. Определите, как часто вы будете общаться со своей аудиторией и какие типы сообщений вы будете отправлять. Убедитесь, что ваш график последователен и что вы регулярно общаетесь.
6. Измеряйте свои результаты
Измерьте эффективность вашей коммуникационной стратегии. Используйте такие показатели, как процент открытий, рейтинг кликов и отзывы сотрудников, чтобы определить, что работает, а что нуждается в улучшении. Используйте эту информацию, чтобы при необходимости скорректировать свою стратегию.
Следуя этим шагам, вы сможете разработать эффективную стратегию внутренних коммуникаций, которая поможет вам достичь целей вашей организации и создать корпоративную, способствующую росту эффективности.
Лучшие практики для ваших внутренних коммуникаций
Теперь, когда у нас есть план трансформации внутренних коммуникаций, давайте обсудим лучшие практики. Внедрение лучших практик в вашу стратегию внутренних коммуникаций поможет вам сохранить преимущества. Со временем эти принципы настолько глубоко укоренятся в ДНК вашей компании, что процессы станут простыми, а результат будет говорить сам за себя.
1. Соберите все коммуникации на одной платформе.
Ваши сотрудники используют различные каналы для внутреннего и внешнего общения. Переключение между приложениями или устройствами для использования того или другого контрпродуктивно и может фактически препятствовать общению. Централизуя все коммуникации на единой платформе, сотрудники получают все необходимое под рукой — видеоконференции, электронную почту, обмен мгновенными сообщениями, Slack и т. д. — доступ к которым осуществляется с помощью единого входа. Интеграция этих инструментов в общую платформу или внутреннюю сеть устраняет трудности и обеспечивает бесперебойную связь независимо от того, работают ли сотрудники в офисе или вне его.
2. Поощрение восходящего и внутрикомандного общения.
Поощрение восходящего общения между сотрудниками позволяет руководителям и менеджерам быть в курсе настроений и потребностей сотрудников и информирует их, какую информацию следует передавать. Внутрикомандное общение обеспечивает открытую связь между сотрудниками и их непосредственными руководителями, поддерживая прозрачность и повышая производительность и сотрудничество. Эти методы коммуникации должны поддерживаться технологиями и развитием культуры обратной связи во всей организации. Сотрудники должны чувствовать, что у них есть возможность высказаться и что их ценят за их вклад, дайте им такую возможность.
3. Выделите своих главных сторонников.
Выделите среди сотрудников тех, кто легко находит общий язык с людьми, и сделайте их сторонниками вашей внутренней коммуникационной стратегии. Такого рода признание побуждает людей стараться, а ответственность за обучение других дает им цель. Преимущества многочисленны; сотрудники, как правило, реагируют более позитивно, когда их тренирует коллега, и сам процесс будет способствовать сотрудничеству. Не ограничивайте себя руководством или сотрудниками, выполняющими руководящие функции. Таких людей можно найти на любом уровне; что действительно важно, так это их энтузиазм и способность передать этот запал другим.
4. Убедитесь, что люди не получают слишком много сообщений.
Наши дни наполнены электронными письмами, текстовыми сообщениями и сообщениями, поступающими к нам со всех сторон. Добавление томов внутренних сообщений в кучу не поможет. На самом деле, это может привести к тому, что некоторые полностью отключатся. Сегментация и персонализация внутренних сообщений гарантируют их своевременность и актуальность. У нас под рукой есть сложная система автоматизации маркетинга, так почему бы не использовать те же методы для внутренней коммуникации? В идеале ваши сообщения должны быть адресованы получателю или его отделу и содержать необходимую информацию. Структурируя таким образом внутренние сообщения, вы улучшите открываемость и вовлеченность.
5. Собирайте отзывы и поощряйте обсуждение.
Общение никогда не должно быть односторонним. Лучший способ добиться совершенства — периодически и постоянно спрашивать сотрудников, что им нравится и не нравится в технологиях, системах, политике и протоколах, которые вы внедрили. Изучив их отзывы, вы четко поймете, что работает и где связь можно улучшить. Реализация этих предложений показывает сотрудникам, что их вклад имеет значение, побуждая их чаще высказываться.
Идеи внутренней коммуникации
Теперь, когда мы сформировали отдельные блоки системы внутренних коммуникаций, пришло время применить их на практике. Ваши сотрудники уже общаются с клиентами и друг с другом по разным поводам. Тем не менее, очень важно обеспечить, чтобы все эти разговоры и взаимодействия были связаны с компанией и ее миссией.
Другими словами, разработать план и привести его в действие — это хорошо, но он должен быть последовательным, надежным и иметь прямую линию к вершине цепочки лидерства. Вот несколько реальных (измеримых) способов обеспечить и поддержать внутреннюю коммуникацию.
1. Информационный портал или канал компании
Информационные портал или канал компании — это место, где вы можете информировать сотрудников об успехах, вехах, инициативах, событиях, программах и других интересных вещах. Это также возможность отметить и признать индивидуальные или командные достижения, что дает сотрудникам дополнительный повод открыть и прочитать. Рассмотрите элементы, которые вы можете включить в качестве регулярного блока, например представление новых сотрудников или составление профилей существующих. Здесь вы также можете сообщить сотрудникам об открытых вакансиях, возможностях наставничества или учебных курсах, на которые они могут записаться. Сделайте это интересным, увлекательным и соответствующим их интересам, и они будут читать!
2. Создайте визуальные эффекты (например, инфографику)
Со всей информацией, которую нам приходится обрабатывать ежедневно, визуальный документ — это глоток свежего воздуха. Поясняющие видеоролики и инфографика — это несколько примеров того, что вы можете создать. Их можно использовать для представления новых продуктов или объяснения новых инициатив, чтобы стимулировать их участие. Визуальные эффекты упрощают обучение и укрепляют идею о том, что вы цените время своих сотрудников.
3. Опросы
Периодические опросы можно использовать для оценки удовлетворения сотрудников или их мнений по любому количеству тем. В лучшем случае опросы должны быть простыми, актуальными и по существу, чтобы не вызывать усталость и напряжение. Поскольку рассылка опросов может отвлекать, выбирайте время с умом. Ежемесячных опросов может быть достаточно, чтобы дать вам информацию, необходимую для улучшения ситуации.
4. Блок «Познакомьтесь со своими коллегами»
Некоторые компании называют «сотрудника месяца» или размещают информацию о сотрудниках на порталах своих компаний. Подумайте о создании блока, посвященного людям или командам. Случайный выбор кого-то, кого можно выделить, может воодушевить людей, которых иначе никто, кроме их команды, не узнал бы. Можно создать визуальный каталог сотрудников, представляющий всех сотрудников компании, который предоставлял бы сотрудникам возможность щелкнуть мышью и узнать больше о навыках, опыте и интересах других людей. Это может способствовать укреплению рабочих отношений и чувству принадлежности.
5. Вебинары
Вебинары — отличный способ предоставления информации и обучения и могут быть особенно полезны, когда у компаний есть удаленные команды или несколько офисов. Обязательно дайте слово для комментариев и вопросов в конце, чтобы стимулировать обратную связь и взаимодействие. Используйте прямые вопросы и ответы и чат, чтобы ответить на все вопросы. Для более пассивного способа передачи информации вы также можете транслировать последние новости, чтобы сотрудники могли быть в курсе новостей и событий компании, даже когда они не за своими рабочими местами.
6. Общие собрания
Общие собрания могут проводиться еженедельно, ежемесячно, ежеквартально или всякий раз, когда вы чувствуете необходимость собрать всех в компании вместе. Обычно именно здесь лидеры сообщают о планах на будущее, отмечают отличную работу сотрудников или команд и обычно знакомят людей с миссией компании. Такие собрания могут проводиться очно, онлайн или гибридно и должны уделять 30 % отведенного времени вопросам и ответам или открытому обсуждению. Помимо передачи информации, такие встречи призваны создавать чувство принадлежности и объединять людей для достижения большей цели.
7. Открытые чаты
Открытые чаты — это, по сути, онлайн-чаты, где сотрудники могут свободно обсуждать определенную тему или проект. Создание чатов по темам, проблемам или особым интересам позволяет другим находить и присоединяться к обсуждению, а также может информировать руководство о том, какие проблемы являются наиболее важными для сотрудников. Это также формирует профессиональное сообщество: если у одного сотрудника возникла проблема, здесь могут быстро помочь. Открытое обсуждение помогает предложить решения и укрепляет доверие.
И напоследок.
Эффективная внутренняя коммуникация является жизненно важным аспектом сильной корпоративной культуры. Чтобы обеспечить наилучшие результаты, предоставьте сотрудникам подходящие технологии, инструменты и рекомендации, позволяющие добиться этого. Однако простая передача кому-либо инструмента не означает, что он автоматически будет им пользоваться. Внедрение лучших практик внутренних коммуникаций в вашу культуру, сохранение последовательности и измерение результатов будут способствовать росту эффективности и сплоченности компании.