Сколько задач в день планировать и выполнять, чтобы чувствовать удовлетворение от работы, а не испытывать повышенную тревожность.
Многозадачность как заданный контекст
“Многозадачность” полюбилась многим. Словом жонглируют при каждом удобном случае на собеседованиях и в описаниях вакансий. Но давайте честно: вы понимаете, что такое “умение работать в режиме многозадачности”?
Это умение решать несколько дел одновременно? Или навык оперативно переключаться с задачи на задачу? Существует ли она вообще? Или давно пора говорить не о многозадачности, а об умении расставлять приоритеты?
Давайте сравним
“Многозадачность” - лавина дел. “Приоритеты” - это умение ориентироваться, анализировать, что необходимо выполнить качественно в первую очередь.
В исследованиях говорится, когда человек выполняет до трех задач, его продуктивность увеличивается. Если задач больше, сотрудник начинает осознавать, что не справляется. Растут стресс и неудовлетворенность собой.
Виды многозадачности
Одновременно проверять почту, отвечать на звонки, читать и отвечать в рабочих чатах, одновременно выполнять какие-то мелкие и незначительные поручения коллег/руководителя, параллельно решать свои основные, глобальные задачи. Если многозадачность понимать так, сотрудника хватит до середины рабочего дня. Ему кажется, что столько дел сделал устал, а на самом деле основная задача не выполнена и на 50%. Такой режим приводит к выгоранию. Начинается текучка.
Мы в “Биорг” считаем, что гораздо продуктивнее - работать структурно, разделять задачи на блоки. Важно приоритезировать, работать в разных направлениях, переключаясь между ними в зависимости от ситуации. Такая многозадачность, как правило, позволяет уместить все запланированное в рамки рабочего дня.
Как делаю я
Лично я всегда стараюсь структурировать свой день - выписываю задачи, выделяю главное. Выполнив запланированную задачу, обязательно вычеркиваю ее из списка дел - даже такая мелкая моторика приносит значительное удовлетворение.
Чаще всего выполнить все запланированные задачи нельзя и часть перетекает на следующий день. Это и называется рабочим процессом.
Мне удается закрывать три-четыре задачи в определенный отрезок времени. Если количество дел растет, физически чувствую, как уровень стресса начинает повышаться.
Женщины лучше справляются с многозадачностью?
Часто говорят, что женщинам в режиме многозадачности находиться проще,чем мужчинам. Не случайно секретарями в офисе чаще всего работают женщины: им удается одновременно обрабатывать большой поток информации и делать параллельно множество дел. Может быть и так. Но я бы сказала, что способность выдерживать такую нагрузку не означает, что им комфортно и что им нравится постоянно пребывать в таком режиме.
Слишком много каналов коммуникации - не нужно
Слишком много у нас появилось инструментов для коммуникации и взаимодействия: приложения, мессенджеры, многочисленные устройства - смартфоны, планшеты, ноутбуки, умные часы. Все они требуют внимания, забирают время. Да, мессенджеры временами ускоряют процесс принятия решений, помогают оперативнее прийти к конечной цели. Но если вы работаете сразу и по всем каналам, получая огромное количество сообщений, поздоровайтесь со стрессом.
Надо очень хорошо уметь управлять собой и своим временем, чтобы работать во всех существующих каналах без особого ущерба. Уймите технологический зуд. Выберите несколько основных каналов. Например, почта, зум, телеграм. Закрепите приоритетные чаты и реагируйте по мере необходимости. Научитесь говорить “нет” соц.сетям или “нет” незапланированным звонкам.
Три основных задачи в день - это нормально.
Так ли на самом деле важны все дела, которые вы каждый раз вносите в календарь с пометкой “важное"?