Оформление путевых листов вызывает много сложностей и вопросов. Есть и те, кто в силу трудоёмкости процесса этот первичный документ не заполняют или заполняют частично. Между тем, правильное заполнение всех реквизитов путевого листа важно для подтверждения транспортных расходов. Ответим на 8 наиболее острых вопросов по заполнению путевых листов.
1. Обязательно ли оформлять путевой лист на автомобиль, который используется для собственных нужд, а не для оказания услуг по перевозке груза третьим лицам?
Да, обязательно. Если компания перевозит грузы и пассажиров не по договору, а для себя, на неё распространяются все правила и обязанности перевозчиков (п. 2 Состава сведений и порядка оформления путевого листа, утв. Приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390, п. 3 Постановления Пленума ВС от 26.06.2018 № 26).
2. Нужен ли путевой лист для подтверждения расходов по налогу на прибыль, если автомобиль арендуется без экипажа?
Да, нужен. Путевой лист является доказательством того, что организация использует арендованный транспорт в своей деятельности (ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, п. 1 Состава сведений и порядка оформления путевого листа) и служит для подтверждения расходов на ГСМ.
3. Можно ли оформлять путевые листы на срок более одного дня?
Да, можно. Ограничений относительно максимального срока, на который он может быть оформлен, нет. Путевой лист можно оформить на период, превышающий один день, даже если выполняется не один рейс (Письмо Минтранса России от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ).
4. Если компания оформляет путевые листы по формам из Постановления Госкомстата от 28.11.1997 № 78, можно ли отметку о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля в таких листах проставлять дополнительно?
В путевом листе обязательно должны быть дата, время и подпись с указанием фамилии и инициалов должностного лица, ответственного за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств, с отметкой «выпуск на линию разрешён» или «выпуск на линию не разрешён» (пп. 3 п. 5, п. 13 Состава сведений и порядка оформления путевого листа, п. 6 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств от 15.01.2021 № 9). Но в типовой форме реквизиты для этих отметок не предусмотрены. Есть лишь отметка «Автомобиль технически исправен» за подписью механика. Получается, что использование типовых форм путевых листов влечёт за собой нарушение нормативных требований. Форму путевого листа можно разработать самостоятельно с учётом обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе № 390.
5. Если генеральный директор сам управляет служебным автомобилем во время поездок к контрагентам, обязан ли он проходить предрейсовый медосмотр?
Обязательные предрейсовые медосмотры проводятся в отношении лица «в качестве водителя транспортного средства» (абз. 3 п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.95 № 196-ФЗ). А в качестве водителя может выступать любой сотрудник, в том числе генеральный директор. Верховный Суд с этим согласен (Постановление Верховного Суда РФ от 19.12.2016 № 18-АД16-173).
6. Могут ли путевые листы без маршрута подтверждать расходы на приобретение ГСМ в целях налогового учёта?
Приказ № 390 не относит информацию о пройдённом маршруте к числу обязательных реквизитов. Но налоговики так не считают. Без указания конкретного места следования они не могут определить, использовался ли автомобиль в служебных целях (Письма Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 № 20-12/064123.2).
7. Обязательны ли нормы расхода топлива, утверждённые Минтрансом, для принятия расходов по ГСМ при налогообложении?
Нормы расхода топлив и смазочных материалов утверждены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Применять их – это право, а не обязанность компаний (Письма от 27.11.2019 № 03-03-07/92049, от 26.09.2019 № 03-03-07/74189, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 27.09.2018 № 03-11-11/69335). Разрешается утвердить собственные нормы расхода.
8. Путевые листы можно заполнять на компьютере или только от руки?
Путевой лист можно заполнить как на бумаге, так и в электронном формате, утверждённом Приказом ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. При этом все отметки медика и ответственного за технический контроль в бумажных путевых листах могут быть сделаны только от руки. К тому же путевой лист оформляется или формируется до выпуска ТС на линию. Значит, в него не могут быть заранее внесены время, километраж, показания одометра и маршрут.
