Вы тратите много своего времени на электронные письма, вместо того чтобы заниматься важной работой? Вы не одиноки в том, что электронные письма отнимают много времени. Но не волнуйтесь, есть выход!
Итак, перестаньте тратить время на электронную почту. И используйте эти практические советы, чтобы эффективно управлять своим почтовым ящиком.
Как только Вы освоите навыки работы с электронной почтой, Вы сможете намного лучше управлять своей работой.
- Вы не будете перегружены своим почтовым ящиком.
- Вы сможете сосредоточиться на работе, которая действительно принесет вам результаты.
- Вы сможете лучше извлекать информацию из своих электронных писем.
- Вы не потеряете важные сообщения.
1. Электронные письма не включаются в список задач
- У многих людей в почтовых ящиках скапливаются непрочитанные электронные письма, поскольку им необходимо выполнить ряд работ или поручений, чтобы вернуться к почте.
- Возможно, Вам придется составить отчет или провести некоторое исследование, чтобы ответить на электронное письмо. Вы оставляете их непрочитанными в своем почтовом ящике, думая, что вернетесь к ним позже и добавите их в стопку электронных писем.
- Отправитель недоволен тем, что не получил от Вас ответа, и существует высокая вероятность того, что вы забудете ответить на электронное письмо, поскольку в конечном итоге оно затеряется во входящей почте и вылетит у вас из головы.
- Поэтому не путайте электронную почту со списком задач. Подтвердите отправку почты и добавьте работу в свой список задач.
- Это удовлетворяет отправителя электронной почты и гарантирует, что работа не будет пропущена
2. Разработайте процедуру электронной почты
- Самый большой фактор, снижающий продуктивность электронной почты, - это отвечать на ваши электронные письма в любое время суток. Очень важно, чтобы вы установили режим работы электронной почты, основанный на вашей работе и ваших предпочтениях.
- Это может быть один, два или три раза в день, но обязательно назначьте время и посещайте электронную почту только в это определенное время.
- Это поможет вам лучше сосредоточиться на текущей работе и повысить вашу продуктивность.
- Кроме того, не рекомендуется первым делом просматривать электронную почту утром или после рабочего дня, поскольку это повлияет на баланс между работой и личной жизнью. А кому это нужно?
- Моя рутина работы с электронной почтой включает проверку электронных писем дважды в день - один раз в начале дня и один раз в конце дня. Это гарантирует, что я не пропущу ничего важного за день и отвечу на все свои электронные письма за день.
3. Отключите уведомления по электронной почте, чтобы повысить продуктивность электронной почты.
- Вам следует отключить уведомления по электронной почте, поскольку они будут отвлекать вас на протяжении всего времени, пока вы обрабатываете электронное письмо, от других дел, требующих вашего внимания, и заставят вас беспокоиться о полученном электронном письме.
4. Используйте шаблоны электронной почты для эффективной работы с электронной почтой
- Часто вы будете получать похожие виды писем, и ваш ответ на них будет одинаковым, или вы можете отправлять определенные электронные письма другим пользователям, которые являются повторяющимися и регулярно отправляемыми вами.
- В таких случаях вы можете создать шаблоны электронных писем, чтобы снова не тратить время на ввод текста и составление предложений.
- Это не только сэкономит Ваше время, но и умственную энергию, которую вы тратите на составление ответа на электронные письма.
5.Ярлыки и папки для повышения продуктивности электронной почты.
- В вашей системе электронной почты есть функция помечать электронные письма в зависимости от ваших потребностей и выбранного вами имени. Маркировка электронных писем помогает вам лучше организовывать электронные письма и лучше реагировать на них. Вы можете использовать функцию помечать двумя способами:
- Помечайте электронную почту в зависимости от проектов: С помощью этой системы маркировки, если вам нужно найти какую-либо информацию или запись сообщения о конкретном проекте, вы можете легко перейти к ярлыку и получить все сообщения. Это позволит вам не тратить время на поиск электронных писем и информации по конкретному проекту. Кроме того, если вы работаете над несколькими проектами, очень сложно отслеживать и извлекать информацию. Но при таком подходе Вы сможете получать необходимую информацию на основе различных ярлыков проектов.
- Ярлык на основе рабочего процесса: Вы также можете выбрать ярлык для своего электронного письма на основе действий, требуемых с вашей стороны в отношении полученного письма. В этом случае Вы можете пометить электронное письмо как "Ответить", "следить" и "делегировать". По сути, это означает, что вам нужно будет ответить на письмо, связаться с кем-то по электронному письму или делегировать работу другим соответственно. Итак, когда вы получаете электронное письмо, помечайте его соответствующим образом. Правил нет, эти примеры просто дают вам несколько идей для понимания использования меток в вашей системе электронной почты. Вы можете разработать свой собственный способ маркировки, который наилучшим образом соответствует вам и вашим требованиям.
6. Не злоупотребляйте ярлыками и папками электронной почты
- Хорошо, это может показаться противоречащим предыдущему совету, которым я только что поделился, но позвольте мне объяснить.
- Вы используете ярлыки электронной почты для упорядочивания и удобного хранения информации из своей электронной почты, и, следовательно, это повышает вашу продуктивность.
- Но каждый раз, когда вы помечаете электронные письма или назначаете папку для них, вы тратите некоторое дополнительное время, поэтому до тех пор, пока вы действительно не почувствуете, что электронное письмо важно, не помечайте его.
- Маркировка каждого получаемого вами электронного письма заставит вас тратить больше времени, а также сведет на нет важность маркировки.
7. Используйте фильтр для важных электронных писем
- Фильтры - это предопределенные критерии, которые можно настроить в папке "Входящие" для фильтрации всех писем на основе определенных условий, это мгновенно классифицирует письма по степени получения.
- Например, вы можете создать фильтр с именем “важно” для всех электронных писем, получаемых от вашего начальника. Это поможет вам отвечать на электронные письма, отправленные вашим начальником, не отвлекаясь на другие электронные письма. (И попадите в список эффективных сотрудников ..... Добро пожаловать ...)
- Аналогичным образом вы можете создать фильтр по имени “счет-фактура”, чтобы классифицировать все электронные письма со словом "счет-фактура" вместе, что поможет вам легко получить их позже.
8. Планируйте отправку электронных писем, чтобы повысить продуктивность электронной почты
- Теперь, когда вы работаете со своей электронной почтой только во время обычной работы с электронной почтой, у вас могут возникнуть трудности в определенных случаях, когда вам нужно отправить кому-то письмо в определенное время или вас может не быть в офисе, и вам нужно отправить электронное письмо в течение этого периода. В таких случаях вы можете запланировать отправку писем на более позднее время в течение дня.
- Я нахожу это очень полезным на случай, если мне нужно связаться с кем-то. Если вы ожидаете от кого-то какой-то информации или действий в течение 2 дней, есть вероятность, что через два дня вы можете забыть связаться с кем-то. Чтобы избежать этого, запланируйте повторное электронное письмо через 2 дня после отправки первоначального запроса информации.
9: Значение Inbox Zero переоценено
- Существует популярный метод управления электронной почтой под названием inbox zero, который заключается в категоризации всех электронных писем для выполнения требуемых действий или их удалении, чтобы сохранить ваш почтовый ящик без каких-либо электронных писем, отсюда и название inbox zero.
- Этот метод управления электронной почтой разделяют и ценят многие эксперты по продуктивности. Я ни в коем случае не эксперт по продуктивности, но я нахожу, что маркировать и категоризировать каждое электронное письмо в папке "Входящие" крайне переоценено и непосильно, и трачу больше времени на то, чтобы свести входящие к нулю, вместо того чтобы действовать с электронными письмами.
- Кроме того, я чувствую, что это дает псевдо-удовлетворение от того, что все сделано. Чистый почтовый ящик с нулевым количеством писем заставляет вас чувствовать, что вам осталось сделать меньше или вы выполнили большую часть работы. Но на самом деле вы только что переместили электронное письмо из папки "Входящие" в другую папку, чтобы действовать позже.
10. Вовремя блокируйте электронные письма, чтобы повысить продуктивность
- Согласно закону Паркинсона количество работы увеличивается, чтобы заполнить свободное время. Например, если вы посвятите целый день ответам на электронные письма, вы проведете целый день только за электронной почтой. Но если вы решите потратить на электронную почту всего 30 минут, вы сможете выполнить тот же объем работы за 30 минут.
- Следовательно, очень важно блокировать электронную почту по времени на основе установленного вами для себя режима электронной почты, обязательно включите в свой режим электронной почты то количество времени, которое у вас также есть, и придерживайтесь его.
- В это время не посещайте никакой другой работы. Это позволит вам сосредоточиться на электронных письмах во время обычной работы с электронной почтой. А позже позволит вам сосредоточиться на другой работе, запланированной на день.
11. Отказаться от подписки
- Рекламные, маркетинговые электронные письма и информационные бюллетени, приходящие на ваш почтовый ящик, не только увеличивают объем электронной почты, но и делают ее перегружающей, увеличивая количество электронных писем в вашем почтовом ящике.
- Кроме того, вам необходимо просмотреть все электронные письма, чтобы найти письмо, которое имеет отношение к вам. Следовательно, отпишитесь от таких электронных писем, чтобы они не отвлекали, или же вы можете создать фильтр для таких электронных писем, чтобы прочитать их позже.
12. Правило 2 минут
- Во время обычной работы с электронной почтой, если вы обнаружите какое-либо электронное письмо, к которому можно вернуться всего за две минуты, и вам не потребуется никаких последующих действий для возврата к электронному письму, просто мгновенно ответьте на это письмо прямо сейчас.
- Это сэкономит время на пометку писем и сократит список писем, которые нужно отправлять туда самостоятельно.
- Поэтому каждый раз, когда вы читаете электронное письмо и у вас есть ответ на него, отвечайте немедленно и убирайте его с дороги.
13 Отвечайте только при необходимости
- Электронные письма, на которые не запрашивается ваш ответ или которые передаются в качестве информации, не нужно возвращать. Большинство электронных писем не требуют подтверждения.
- Чаще всего люди отвечают “ок” или “спасибо, получено”, эти ответы ничего не меняют, и, следовательно, вы можете пропустить их и сэкономить массу времени.
- Позвольте мне сказать Вам, что в некоторых организациях поначалу Вы можете встретить людей, недовольных тем, что вы не отвечаете на такие глупые электронные письма, но со временем они поймут, что вы возвращаетесь только к тем электронным письмам, которые важны, или вы можете сообщить им, что отвечаете только при необходимости. В конце концов, они освоятся с этим.
14. Засекайте время для ответа по электронной почте, чтобы повысить продуктивность
- Это очень важно, поскольку большую часть времени вы тратите слишком много времени на ответы на электронное письмо, либо переформулируя предложения, либо переосмысливая лучший способ его написания, либо разрабатывая и форматируя электронное письмо.
- Я полностью понимаю, что важно, чтобы письмо было написано презентабельно, но в то же время вам не нужно тратить на это много времени, поэтому, опять же следуя закону Паркинсона, просто выделите себе максимум 5 минут на ответ, если хотите, используйте таймер.
- Вы будете удивлены, увидев, что то же самое электронное письмо, на написание которого Вы тратили 15 минут, можно отправить за 5 минут.
15. Уничтожайте электронные письма
- Из-за большого количества непрочитанных писем и отсутствия категорий или ярлыков в почтовом ящике очень сложно продуктивно управлять электронной почтой, поэтому хорошо, если вы сможете уменьшить размер своей электронной почты, чтобы сосредоточиться только на той, которая действительно важна для вашей работы.
16. Используйте функцию отложенной отправки
- В вашей системе управления электронной почтой есть возможность отложить отправку писем.
- Если Вы получили конкретное электронное письмо, на которое не хотите отвечать в данный момент, Вы можете отложить его отправку и запланировать, чтобы оно пришло в Ваш почтовый ящик позже.
- Таким образом, Вы сможете заняться этим, когда у Вас будет время, и не пропустите его.
Надеюсь, что эти советы повысят Вашу продуктивность электронной почты.
Обязательно прокомментируйте ваш любимый совет или, если у вас есть какие-либо другие советы, пожалуйста, поделитесь, всегда здорово узнать что-то новое.