10+ советов как быть организованным на работе

Вы перегружены работой, пропускаете важные сроки и чувствуете хаос? Что ж, Вам нужно навести порядок на работе. Не волнуйтесь, я Вас подскажу Вам. Я делюсь здесь тем, как Вы можете быть организованы на работе, это проверенные советы и практики, которые позволили мне быть организованным и продуктивным на работе более 10 лет и сохранять спокойствие.

Чтобы быть организованным на рабочем месте, Вы должны не просто организовать свой рабочий стол, но и организовать все то, что способствует Вашей продуктивности. Вы не сможете оставаться организованным на работе, если Ваш разум загроможден всякими мыслями и Вы не знаете, что делать дальше.

Поэтому я разделила этот пост о том, как быть организованным на работе, на 3 подраздела: организующий разум, организующее пространство на работе и организующий рабочий процесс

Организуй свой разум для работы

Вы не сможете быть организованным на работе, пока ваш разум не будет организован, у вас может быть лучшая система организации ваших файлов и хорошие инструменты для повышения производительности, но беспорядочный разум не даст вам желаемых результатов.

Вот несколько способов организовать свой разум на работе

Совет 1: Не работайте в режиме многозадачности

• Многозадачность может показаться более продуктивной, но на самом деле она создает иллюзию того, что вы успеваете сделать больше. Работая в режиме многозадачности, вы тратите больше времени, и это снижает Вашу эффективность и сосредоточенность. Более того, это заставляет вас чувствовать себя опустошенным и создает хаос в вашем сознании.
• Поэтому избегайте многозадачности при организации.

Совет 2: Запишите свои мысли на бумагу

• Временами возникает много мыслей и идей, связанных с проектами, которые не дают нам скучать. Кроме того, воспоминание о многих задачах, которые Вам нужно выполнить, продолжает беспокоить Ваши мысли и делает их неорганизованными.
• Выполнение упражнения "перенос на бумагу" перенесёт весь хаос в голове на бумагу и поможет Вам упорядочить свой разум.

Совет 3: Делайте перерывы во время работы

• Сделайте перерыв во время работы в течение дня, чтобы успокоиться. Отсутствие перерывов может привести к эмоциональному выгоранию и не позволит Вашему разуму оставаться организованным.
• Всегда выделяйте несколько минут на перерыв в своем ежедневном расписании.
• Кроме того, создайте систему, которая поможет вам расслабиться после работы, отвлечься от работы и найти баланс между работой и личной жизнью.

Совет 4: Помедитируйте несколько минут

• Попробуйте медитацию - это отличный способ очистить свой разум и позволить ему оставаться организованным.
• Вам не нужно быть экспертом в медитации или тратить часы на медитацию, а просто потратьте 5 минут на глубокое дыхание вдали от устройств, чтобы успокоиться и придерживаться своего плана.
• Я предлагаю Вам медитировать в то время, когда Вы чувствуете наибольший стресс.
• Чаще всего мы медитируем утром, но я обнаружил, что мне это нужно и вечером, поскольку дневная суета может вызвать у меня стресс и отвлекает. Медитация в течение нескольких минут помогает моему разуму снова прийти в порядок.

Совет 5: Организуйте свою жизнь

Вы не сможете преуспевать на работе и оставаться организованным, если ваша жизнь вне работы беспорядочная. Мы думаем о работе и жизни как о отдельных сущностях, но факт в том, что они влияют друг на друга.

Если у Вас проблемы в жизни, вы не будете эффективны на работе. Точно так же, если вы столкнулись с проблемами на работе, трудно не думать о работе дома. Итак, чтобы упорядочить свой разум на работе, упорядочьте и свою жизнь. Делайте вещи простыми и непринужденными.

Организуйте свое физическое и виртуальное пространство на работе

Следующий аспект организации на работе - поддерживать порядок на рабочем месте. Это включает в себя не только ваш рабочий стол и физические файлы, но и ваше виртуальное рабочее пространство.

Совет 6: Организуйте свое рабочее пространство

• Убедитесь, что все, что вам часто нужно, находится в пределах вашей досягаемости. Покидать рабочее место в поисках нужных вещей - пустая трата времени и отвлекает Вас от работы.
• Хорошим правилом, которому следует следовать, является правило 360, которое подразумевает, что наиболее часто используемые и необходимые предметы для вашей работы должны быть доступны в пределах 360-градусной досягаемости от Вашего рабочего места без необходимости вставать из-за рабочего стола.
• Держите на рабочем столе минимум предметов, чтобы не отвлекать внимание и сделать пространство менее загроможденным.
• Возможно, вы захотите иметь какие-нибудь необычные вещи, которые придадут вашему рабочему месту мотивацию и оживление, но они не должны отвлекать вас от повседневной работы за рабочим столом.

Совет 7: Уберите свой стол в конце дня

• Заведите привычку убирать свой рабочий стол в конце дня. Храните папки, документы и другие предметы, которыми вы пользуетесь в течение дня, на соответствующих местах, чтобы поддерживать порядок.
• Еженедельно Вы можете убирать свой рабочий стол.
• Выработав привычку каждый день садиться за чистый рабочий стол, Вы сможете начинать все с чистого листа и поддерживать порядок.
• Захламленный стол отрицательно влияет на Вашу работоспособность и усиливает стресс.

Совет 8: Организуйте свою электронную почту

• Мы проводим много рабочего времени за электронной почтой. Они также играют ключевую роль в нашей трудовой жизни, поскольку большая часть информации, связанной с проектами, общением и встречами, передается по электронной почте, и было бы неразумно тратить время на поиск информации по электронной почте.
• Более того, если электронная почта организована плохо, Вы можете пропустить важное сообщение или вернуться к важному электронному письму.
• Следовательно, упорядочивание электронной почты очень важно для того, чтобы быть организованным на работе.

Совет 9: Организуйте свои файлы и документы

• Создайте систему подачи документов и систематизируйте все свои документы таким образом, чтобы вам было легко следить за процессом сортировки и подачи документов и в то же время вам было проще извлекать документы.
• Кроме того, убедитесь, что ваши цифровые файлы также хорошо организованы и хранятся в систематизированных папках и вложенных папках.
• Убедитесь, что соблюдаете согласованную систему хранения файлов. Чтобы не тратить много времени на их поиск.

Совет 10: Используйте Google Диск/Yandex Диск и приложение

• Храните все важные документы на Google/Yandex Диске или аналогичных устройствах, чтобы сохранить резервную копию. Это также позволяет при необходимости получить к ним доступ из любого места.
• Существует множество приложений и инструментов, таких как Trello, Notion, которые помогут Вам упорядочить Ваши документы и заметки. Вы можете выбрать то, которое соответствует вашим потребностям.
• Вы также можете использовать бумажный планировщик и списки Excel, если это упростит Вам задачу.

Совет 11: Почаще убирайте мусор

• Поддержание организованной системы на рабочем месте не заканчивается построением системы для организации, для поддержания которой вам необходимо активно поддерживать порядок.
• Беспорядок затрудняет обеспечение устойчивости организации. На рабочем месте мы можем столкнуться с таким беспорядком, как распечатка черновой версии документа или заметок по завершенному проекту.
• Сохраняйте привычку часто убирать мусор, это может быть ежемесячно или ежеквартально, в зависимости от вашей потребности поддерживать организованность.

Организуйте рабочий процесс

Следующий аспект организованности на работе - это организация рабочего процесса. Вот советы по организации рабочего процесса на работе.

Совет 12: Разработайте рабочий процесс для рутинной работы

• Наличие процесса выполнения дел упрощает выполнение работы последовательно и сокращает количество ошибок. На каждой работе есть разные типы задач и обязанностей, которые имеют решающее значение для данной роли.
• Попробуйте определить эти важные для вас работы и выстроить для них рабочий процесс. Рабочий процесс должен в основном включать различные этапы процесса, ответственность за действия, временные рамки и ресурсы, необходимые для его выполнения.
• Построение рабочего процесса сделает вас очень организованным и ориентированным на результат, а также облегчит работу вашей команде.

Совет 13: Используйте календарь, чтобы быть организованным на работе

• Никогда не полагайтесь на свою память, чтобы запомнить важные вещи, всегда заносите их в календарь. Из-за повседневных дел в жизни и неожиданных событий часто забываются задачи.
• Занесите все свои встречи, сроки выполнения проектов и последующие действия в свой календарь. Вы также можете настроить напоминания в своем календаре.
• Заведите привычку первым делом с утра заглядывать в свой календарь, чтобы убедиться, что вы не пропустили важные дела.

Совет 14: Расставьте приоритеты в работе

• На работе будет много задач, и ваш список дел будет бесконечным. Итак, чтобы быть продуктивным и организованным на работе, вы должны определить задачи, которые важны для вас и связаны с серьезными последствиями.
• Всегда расставляйте приоритеты в задачах, все задачи высокой важности и последствий должны быть вашими приоритетами. Задачи низкой важности и последствий можно делегировать.
• Чтобы быть организованным на работе, вы должны научиться искусству расставлять приоритеты в работе.
• Вам следует прочитать, как расставлять приоритеты в рабочих задачах, чтобы узнать больше об этом.

Совет 15: Распределите время для организации своей работы

• Таймбоксинг - это метод тайм-менеджмента, который очень эффективен для поддержания организованности рабочего процесса.
• Исходя из приоритета работы, определите свои важнейшие задачи на день и выделите наиболее продуктивное время, чтобы сосредоточенно работать над ними.
• Ограничение времени в вашем расписании позволяет вам организовать свой день и эффективно работать.

Совет 16: Составьте еженедельный план работы

• Чтобы быть организованным на работе, планируйте свою неделю в конце каждой недели, на предстоящую неделю.
• Это поможет вам стратегически планировать работу, повысить производительность и позволит четко отслеживать прогресс.
• Еженедельное планирование на работе помогает вам организованно выполнять все рабочие задачи и позволяет хорошо планировать.

Совет 17: Подготовьтесь к следующему дню

• В конце каждого дня заведите привычку вспоминать о достижениях и вещах, которые были упущены. Это заставляет вас целенаправленно подходить к тому, как вы проводите свое время.
• После размышлений о прошедшем дне вы должны составить план на следующий день. Это планирование должно включать все встречи, которые вам предстоит посетить, и максимум 3 ключевые задачи, которые вы бы выполнили.
• Планирование своего дня поможет вам хорошо организовать свой разум и время, а также сделает вас более организованными на работе.

Совет 18: Составьте список дел

• Одна из самых распространенных вещей, наблюдаемых на рабочем месте, - это забывание о задачах или несоблюдение дедлайна. При большом количестве дел очень легко забыть об этом, поэтому всегда сохраняйте привычку составлять постоянный список дел и сверяйтесь с ним при планировании своей недели и дня.
• Всегда записывайте даже самые простые задачи в список дел, чтобы не пропустить их.
• Наличие текущего списка дел является ключом к организованности на работе. Часто мы неправильно составляем список дел.

Быть организованным на работе - это не только способ увеличить производительность, но и улучшить качество жизни. В этой статье мы рассмотрели 10+ советов, которые помогут вам стать более организованным и эффективным на работе. Отправляйтесь в новую неделю с чувством уверенности и контроля над своими задачами. Практикуйте эти советы и наблюдайте, как Ваша продуктивность и уверенность в себе растут.

Не забывайте, что организация - это не только о задачах и графике, но и о Вашем психологическом состоянии. Практикуйте релаксацию и баланс, чтобы не чувствовать себя перегруженным и уставшим.

Следите за своими результатами! Если нужна поддержка, то жду Вас на консультации, напишите мне.