PMS как эффективный инструмент управления посуточным бизнесом

Если рассматривать общее понятие, PMS-система, или Система управления имуществом (Property Management System), представляет собой программное обеспечение, разработанное для автоматизации и оптимизации операций в различных сферах бизнеса, например, логистики, производства, недвижимости. Оно способно выполнять целый ряд функций, необходимых для эффективного управления предприятием. В статье рассмотрим, чем полезна PMS для посуточного бизнеса и какие задачи можно решить с ее помощью.

Задачи систем управления в отеле

Гостиничный бизнес уже давно пользуется различными инструментами для автоматизации работы. Невозможно обработать вручную огромное количество информации, касающейся всех аспектов деятельности. Задачи, решаемые PMS в отелях:

1. Поддержка операционного управления гостиницей. Автоматизация процессов регистрации гостей и учета проживания. Организация работы персонала. Контроль доступности номеров. Оптимизация работы персонала через распределение задач и контроль исполнения.
2. Улучшение качества обслуживания гостей. Предоставление персонализированного обслуживания на основе данных о гостях. Учет предпочтений и особых запросов гостей для создания уникального опыта. Возможность быстрого реагирования на запросы и жалобы гостей.
3. Оптимизация бронирования и управления номерным фондом. Управление онлайн-бронированием через интеграцию с системами бронирования. Автоматическое уведомление о доступности номеров и ценовых предложениях. Мониторинг загрузки номеров и принятие мер для максимизации заполненности.
4. Управление финансами и отчетностью. Ведение учета финансовых операций, включая оплату проживания и дополнительные услуги. Генерация финансовых отчетов и аналитика для принятия управленческих решений. Интеграция с бухгалтерскими системами для автоматического учета и отчетности.

Это основа функционала PMS-систем, которая позволяет гостиничным предприятиям эффективно управлять своей деятельностью и обеспечивать высокий уровень обслуживания гостей.

Для чего PMS-система посуточнику

Ошибочно было бы думать, что PMS нужна только крупным предприятиям. По сути, задачи, стоящие перед отелем и арендодателем посуточной квартиры, — схожи. Поэтому без системы управления тяжело будет работать и тому, и другому.

Для предпринимателей в сфере посуточной аренды квартир PMS — это инструмент, который облегчает и оптимизирует управление их арендным бизнесом. Говоря о квартирах, мы имеем в виду малые средства размещения — квартиры, апартаменты, гостевые дома и т. п.

В контексте посуточной аренды квартир PMS-система выполняет несколько важных функций:

1. Позволяет эффективно управлять бронированием квартир, принимать заявки на аренду через различные каналы (например, онлайн-платформы, веб-сайт, телефон), автоматически обрабатывать запросы и подтверждать бронирования.
2. Упрощает контроль и управление квартирами. Собственники объектов или администраторы могут легко отслеживать доступность квартир, их статус (свободна/забронирована), необходимость обслуживания (подготовки к выезду или заезду гостей).
3. Предоставляет инструменты для управления ценами в зависимости от спроса, сезонности, специальных событий и других факторов. Это позволяет предпринимателям максимизировать доходы от аренды квартир.
4. Дает возможность удобно вести учет предоплат, оплаты бронирования. С ее помощью хост может обмениваться информацией с гостями, например автоматически отправлять уведомления о бронировании, правила проживания, инструкции по заселению и т. п.
5. Каждому посуточнику важно вести учет финансовых операций, чтобы оценивать эффективность бизнеса. С PMS удобно получать отчеты о доходах и расходах, оценивать результативность работы площадок онлайн-бронирования.

Преимущества ведения бизнеса с использованием PMS RealtyCalendar

Обычно в PMS-систему включают целый набор функций, необходимых для работы. Основная — график бронирований (шахматка). Он представляет собой интерактивную таблицу, куда удобно заносить данные о бронях, а в связке с менеджером каналов информация автоматически поступает с подключенных площадок онлайн-бронирования.

С внедрением программного обеспечения для ведения бизнеса хосты могут забыть о необходимости проверять обращения гостей на каждом из сайтов, где разместили свои объекты. Это за них сделает современная система управления. Она автоматически обрабатывает заявки гостей, принимает предоплаты, закрывает объекты для бронирования, а предприниматель получает время и силы на улучшение сервиса для гостей, подбор персонала или дальнейшее развитие бизнеса.

RealtyCalendar – это PMS, разработанная специально для бизнеса на посуточной аренде квартир. Она включает в себя более 20 функций, упрощающих и облегчающих работу, среди которых:

1. Удобная Шахматка: мгновенная синхронизация с ведущими площадками бронирования (более 20 площадок) для 100% заселения.
2. Мобильное приложение для оперативного управления бизнесом из любого уголка мира.
3. Гибкие права доступа разных членов команды (администратора, горничной, собственника) к определенным разделам личного кабинета и разным объектам размещения для эффективного делегирования.
4. Возможность отправить подборку свободных квартир в смс единой ссылкой (смс 2 руб.) или бесплатно из приложения в мессенджер гостя с описанием, ценами и кнопкой «Забронировать» для победы в конкурентной борьбе.
5. Безопасная предоплата с любой карты мира на ваш счет для гарантированного заселения.
6. Модуль бронирования для сайта и соцсетей уже в базовой стоимости сервиса, чтобы использовать все возможные каналы привлечения гостей.
7. Учет доходов и расходов для анализа и финансового планирования.
8. Общая база нежелательных гостей с бесплатным определителем номера для исключения эксцессов.

Заключение

Использование PMS-системы позволяет предприятиям повысить эффективность операционного управления, улучшить сервис, оптимизировать процессы бронирования и управления объектами, а также автоматизировать рутинные задачи и снизить вероятность ошибок.

Перспективы использования PMS-технологий включают в себя дальнейшее улучшение персонализации обслуживания, внедрение искусственного интеллекта для анализа данных и прогнозирования спроса, а также увеличение уровня автоматизации и интеграции с другими технологическими решениями.

С появлением новых требований со стороны потребителей и дальнейшим развитием цифровых технологий PMS-системы будут продолжать эволюционировать, предлагая более широкий функционал и возможности. Так, например, в RealtyCalendar уже внедрена интеграция с сервисом электронного документооборота, и теперь можно подписывать договоры удаленно в электронном виде. Или другой пример: интеграция с сервисом удаленного заселения Flatsharing, когда гости получают возможность бесконтактного заселения, что удобно и им, и арендодателям.

Благодаря современным технологиям и развитию программного обеспечения PMS-системы становятся все более интегрированными, гибкими и адаптивными, что делает их не только эффективным инструментом управления, но и стратегическим активом всех, кто работает в сфере гостеприимства.

Запишитесь на бесплатную консультацию и узнайте больше о возможностях RealtyCalendar