⏱️ Время чтения: 3 минуты.
Сегодня речь пойдет об еще одной известной технике тайм-менеджмента под названием Матрица Эйзенхауэра. Она подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, а также научиться планировать свое расписание.
Содержание
- Как пользоваться
- Квадрат 1 — срочно и важно
- Квадрат 2 — не срочно и важно
- Квадрат 3 — срочно и неважно
- Квадрат 4 — не срочно и неважно
- Заключение
Идея методики распределения дел появилась у 34-го президента Соединенных Штатов Дуайта Эйзенхауэра, руководившего страной с 1953-го по 1961 год. Эйзенхауэра считают одним из самых продуктивных президентов в истории США.
«У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные — всегда несрочные». — Дуайт Эйзенхауэр.
Свою популярность метод приобрел благодаря Стивену Кови — американскому консультанту по вопросам руководства и управления жизнью. Он оформил и популяризировал матрицу Эйзенхауэра в книге 📚 «Семь навыков высокоэффективных людей».
Матрица состоит из четырех блоков:
Как пользоваться
Перед заполнением матрицы составьте список дел на неделю и к каждому задайте три вопроса:
1️⃣ Эта задача является для меня срочной?
2️⃣ Эта задача является для меня важной?
3️⃣ Только я могу это сделать?
Обратите внимание на ключевые слова «для меня». При оценке важно выделять результаты, необходимые именно вам, а не близким, коллегам и другим людям.
После распределения задач по блокам посмотрите, в каком квадрате их больше всего. В дальнейшем старайтесь оставлять не более восьми задач в каждом из них. Перед добавлением нового задания сначала завершите одно из списка.
Квадрат 1 — срочно и важно
Это дела, требующие быстрого действия. Они имеют четкие дедлайны и последствия невыполнения. Такие задачи часто возникают из-за кризисов и форс-мажоров.
Пример:
🔸 Необходимость выйти на работу за коллегу.
🔸 Посещение врача из-за острой зубной боли.
🔸 Правки рабочего проекта за несколько часов до сдачи и пр.
Если таких задач больше всего, возможно, у вас трудности с организацией времени и расстановкой приоритетов. Тем не менее появление задач в этом квадрате неизбежно. Всегда будут возникать ситуации, которыми невозможно управлять и которые зависят не только от вас.
Фокусировка только на срочный и важных делах может спровоцировать хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над жизнью. Это приведет к ухудшению общего состояния и снижению продуктивности.
Что делать
✅ Постарайтесь оставить как можно меньше дел в этом блоке.
✅ Разработайте план по достижению актуальных для вас целей.
✅ Поставьте дедлайны и составьте расписание.
В конце недели проанализируйте, что вы успели сделать и какие результаты получились. После составьте расписание на следующую неделю.
Если срочные и важные задачи приходят от других, подумайте, как это предотвратить. Например, поговорите с начальством, коллегами или близкими о перераспределении нагрузки.
Квадрат 2 — не срочно и важно
Задачи, связанные с личностным ростом, а не решением проблем. Они помогают двигаться к долгосрочным целям с ценными для вас результатами. У таких задач может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто может происходить замещение этих дел задачами из списка срочных.
Пример:
🔸 Посещение тренажерного зала.
🔸 Изучение иностранных языков.
🔸 Образовательные курсы и пр.
Если таких задач больше всего, вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается. Вы начинаете чувствовать себя лучше, когда видите первые результаты своих трудов.
Что делать
Это самая оптимальная ситуация.
✅ Поддерживайте и сохраняйте ее как можно дольше.
Квадрат 3 — срочно и неважно
Это повседневные задачи, являющиеся частью рутины. Как правило, результатов ждут другие люди, а их выполнение почти не приближает вас к собственным целям.
Пример:
🔸 Уборка в доме.
🔸 Доставка документов.
🔸 Поверка рабочей почты и месседжеров и пр.
Если таких задач больше всего, можно увидеть эффект срочности: вы можете чувствовать удовлетворение от выполнения этого списка дел. При этом, когда он состоит только из мелких задач, которые почти ничего для вас не значат, велик риск возникновения ощущения, что вы занимаетесь не тем. В этом случае растет недовольство собой и своей жизнью.
Что делать
Если есть возможность, постарайтесь делегировать такие задачи. При этом избегая проявлений авторитаризма и давления на окружающих. Если такой возможности нет, необходимо снизить влияние дел на ваше расписание.
Пример:
✅ Отключайте уведомления на телефоне.
✅ Говорите «нет» если дел слишком много.
✅ Занимайтесь задачами из третьего квадрата только после выполнения предыдущих двух.
Квадрат 4 — не срочно и неважно
Задачи из этого списка называют «убийцы времени». Дело в том, они занимают много времени, не принося практической пользы в будущем. Конечно, желание отвлечься и отдохнуть — естественно и не несет ничего плохого. При этом необходимо соблюдать баланс между личным временем и стрессовой работой. В долгосрочной перспективе «убийцы времени» мешают достигать важных целей.
Пример:
🔸 Просмотр сериалов.
🔸 Мобильные игры типа 3 в ряд.
🔸 Пролистывание ленты соцсетей и пр.
Если таких задач больше всего, вы можете застрять в рутине. Из-за этого нередко появляется стресс, избегание проблем и апатия.
Что делать
✅ Фиксируйте время их выполнения. Это поможет определить главных «убийц времени».
✅ Когда найдете, подумайте, чем можно их заменить или ограничить.
Заключение
Освоив матрицу Эйзенхауэра вы научитесь грамотно распределять дела, у вас появится больше свободного времени, вы начнете успевать делать все своевременно и без спешки. Благодаря этому ваше настроение улучшится, и вы сможете увеличить свою продуктивность.
💡 Обратите внимание на другие техники управления временем, которые могут быть вам полезны:
Тайм-менеджмент: Правило Парето 20/80
Тайм-менеджмент: Помидор