Цифровое развитие в Беларуси идет большими шагами, но для достижения оптимальных результатов необходимы эффективные решения. Это возможно с кардинально новыми подходами и возможностью анализировать уже пройденный путь. Именно для этого в апреле прошел Форум «Развитие ЭДО в РБ», где собрались представители разных министерств и других организаций, причастных к внедрению ЭДО.
Основные тезисы спикеров форума из министерства
С.Э. Наливайко, Министр по налогам и сборам, указал на необходимость развития ЭДО во всех направлениях – внутри страны и в ЕАЭС. Он отметил, что сегодня в государстве созданы все условия для цифровизации. По его мнению, теперь должен активизироваться бизнес и постепенно уйти от использования традиционных бумажных документов.
П.Н. Ткач напомнил, что уже сегодня существуют все инструменты для цифрового подписания ЭД. На данный момент ожидается подписание соглашения между РФ и РБ о механизме признания ЭЦП для трансграничных ЭДО. Преимуществом для бизнеса является отсутствие необходимости в получении дополнительных сертификатов – достаточно будет использовать белорусскую ЭЦП.
Также были отмечены плюсы использования ЭДО. Заместитель Министра по налогам и сборам уточнил, что электронный документооборот делает прозрачным каждое движение документа, а также помогает совершать быстрые обмены без задержек.
Также на форуме обсудили роль цифровизации для выполнения государственных закупок. Как отметила И.В. Третьякова, в отделе контроля государственных закупок прилагают усилия для выполнения каждой госзакупки в электронном виде. Это помогает исключить вопросы целесообразности траты бюджета.
Был отмечен положительный переход на ЭДО в области Министерства юстиции. Уже сегодня многие нотариусы предпочитают именно цифровые технологии, ведь они получают доступ к многочисленным электронным реестрам страны. Это несет положительную окраску не только для нотариусов – клиенты могут не приносить бумажные справки, ведь все данные можно достать из реестров.
Выступление спикеров в области первичной бухгалтерской документации в электронном виде
Первым докладчиком был В.С. Майковский от Министерства по налогам и сборам. Темой его выступления стал механизм использования ЭН. Было уточнение, что с 1 мая вступают в действия некоторые постановления, которые касаются именно применения электронных накладных. К ним относят:
- правильный формат составления накладных;
- полный перечень требований ко всем ЭД;
- контроль за ценообразованием и др.
Представительница из Министерства финансов отметила новые подходы к проведению хозяйственных операций. На рабочем примере это выглядит так, что если компания установила предельную дату 5 число, то все подписанные акты оказанных услуг до этой даты следует отражать в бухгалтерском отчете. Это касается и тех актов, которые не завершены по оформлению. А документы, которые будут подписаны после 5 числа, отражают в месячном отчете как ошибку.
Следующим спикером было отмечено, что все первичные документы в любой форме должны быть подписаны уполномоченным лицом. Именно последний должен отвечать за все хозяйственные операции и их оформление. Стоит отметить, что электронная подпись является полным аналогом обычной подписи на бумаге. Правомочность ЭЦП подтверждается специальными правовыми актами компании.
О необходимости предоставлять все документы в электронном виде налоговым органам по запросу напомнила Н.А. Рончко. Это могут копии баз данных или информация на серверах/накопителях/устройствах. При облачном хранении формируется временный логин и пароль для доступа. Все электронные документы для проверки предоставляются в оригинальном виде в личном кабинете сотрудника компании, на электронном носителе, в бумажном виде (заверенные распечатки).
О нововведениях 2024 года напомнила Е.Г. Лихачева. Она рассказала о возможности работы в личном кабинете на портале Фонда без использования ЭЦП. А с середины лета запланировано внедрение возможности цифрового сотрудничества с работодателями в отношении предоставления пособий женщинам по беременности/родам, а также другим сотрудникам из-за временной нетрудоспособности.
Выступление спикеров в области юриспруденции
Первым докладчиком стал Д.В. Москалева, который рассказал про экспериментальный проект внедрения электронной ТН e-CRM в международном формате Россия-Беларусь. Согласно информации, уже есть рабочая группа и подготавливается дорожная карта.
Представители Центра систем идентификации рассказали о ePass – ресурс, где содержатся товары в надлежащей стандартам форме. Благодаря этому возможно полностью проследить движение товара с момента его изготовления, исключив участие человека или значительно снизив его влияние.
Как отметил А.Е. Рыбаков, прямо сейчас присутствует трудности в применении правильной терминологии по отношению к «электронному документу» и «документу в электронном виде». А Т.А. Шевченко указала, что необходим другой подход к технологии делопроизводства и архивного дела. Ведь в первую очередь вся система была построена для документов в бумажном виде, а с развитием цифровизации начали возникать некоторые трудности. Например, дублирование документов в разных форматах.
По поводу хранения электронной документации выступала О.Ю. Жук. Она указала, что после трех лет временного хранения ЭД отправляются на постоянное хранение в госархив.
Заключение
Всего на форум пришло около четырехсот человек, которые внимательно прослушали всех докладчиков. Также был проведен круглый стол, где предлагались разные пути решения проблем при использовании ЭДО на предприятиях и в разных отраслях.
