Без лишних предисловий: мы подготовили план из четырёх шагов, помогающий оформить деловую поездку и ничего не забыть.
Фото обложки: Jirapong Manustrong / Shutterstock.com
Шаг 1: оформить приказ о командировке
Работодатель готовит приказ о командировке, где прописывает срок поездки. Сотрудник и его руководитель должны ознакомиться с приказом и подписать его до даты начала командировки.
Кроме приказа, иногда выпускаются другие служебные документы, которые не обязательны по закону, но приняты в организации. Например, служебное задание, командировочное удостоверение и служебная записка.
Шаг 2: получить аванс и суточные
Компания обязана выдать сотруднику аванс на командировочные расходы. Согласно статье 168 ТК РФ, в них входят:
- проезд;
- проживание;
- суточные;
- иные расходы, например, затраты на оформление визы, если работник направляется в заграничную командировку.
Размер суточных компания определяет самостоятельно, однако стоит учесть: по статье 217 НК РФ, не облагаются налогом суммы в размере до 700 руб. в день при поездке по России и до 2500 руб. при командировке за границу.
Иногда работодатель включает в командировочные затраты представительские расходы, например, такси.
Шаг 3: забронировать билеты и отель
Приобрести тревел-услуги можно разными способами:
- Самостоятельно. В этом случае сотрудник сам оформляет билеты и отели. Лучше всего для этого подходят специализированные сервисы бронирования, например, к таким относится Ostrovok.ru Командировки. Работник выбирает отели, билеты, страховку, трансфер или машину в аренду согласно тревел-политике компании, а руководитель при необходимости согласовывает бюджет. Сделать это можно бесшовно, не покидая систему. Услуги можно оплатить утверждённым способом: по счёту, корпоративной или личной картой.
- Через тревел-менеджера. В некоторых организациях вопросами оформления билетов и отелей для командировок занимается тревел-менеджер. Иногда он также отвечает за контроль над поставщиками услуг.
- Через агентство делового туризма. Вариант, когда организация поездок отдаётся на аутсорс. Заказчик подаёт заявку в бизнес-тревел-агентство по телефону или электронной почте, где указывает направление командировки, данные о сотруднике и особые пожелания по билетам и отелю. Обычно агентство устанавливает сервисный сбор — в этой статье рассказали, как это работает.
Фото: Alexey Smyshlyaev / Shutterstock.com
Шаг 4: заполнить авансовый отчёт после возвращения
Чтобы отчитаться за командировочные расходы, нужно оформить авансовый отчёт в течение трёх дней после деловой поездки и сдать его в бухгалтерию.
Авансовый отчёт — это документ, в котором сотрудник отчитывается о затратах на проезд, проживание, суточных и других согласованных с компанией расходах. Чтобы документ приняла бухгалтерия, нужно приложить к нему все соответствующие чеки и квитанции.
С помощью сервиса Ostrovok.ru Командировки можно не только забронировать отели (на выбор — более 2,5 млн вариантов), ж/д и авиабилеты, трансфер и страховку, но и ускорить связанные с деловой поездкой бизнес-процессы.
- Так, пользователь может мгновенно скачать закрывающие документы по каждому заказу.
- Есть возможность заполнить и скачать авансовый отчёт, не покидая систему, прикрепить фотографии квитанций и чеков, указать суточные.
- В сервисе легко закрепить тревел-политику для каждого сотрудника с фиксированным бюджетным лимитом на покупку тревел-услуг.