Немало времени в трудовой деятельности приходиться работать через составление письма. Служебные проверки, ответы на запросы, деловая переписка на корпоративной почте посредством Outlook и т.п. все это формируется самостоятельно. При составлении письма важно передать смысл. Подобная работа требует от работника сосредоточенности и усидчивости. Сам я стараюсь ко всему прочему составлять письма как можно лаконичнее. Это ускорит процесс ознакомления с письмом, а также возможно упростит его понимание. Если письмо готовиться для служебного пользования, к примеру, ходатайство о чем-то, то непременное условие в его положительном решении, представлять аналитические расчеты. Составляя суть запроса, я стараюсь сам себе задавать вопросы, которые возможно мне будут заданы. Ответив на них, я уже делаю тот или иной подсчет, вывожу статистику. Вышестоящий руководитель, получив от меня документ, знакомится с ним, и после этого, как правило, или сразу согласовывает, или согласовывает, предварительно задав уточняющие вопросы. Хорошо если эта статистика уже известна – не раз приходилось с ней работать. Зная, как и где её добыть, можно легко подготовить информацию за интересуемый период времени. Поэтому, для себя я давно решил, чтобы знать положение дел в отделе, организации, важно владеть определенными показателями. А не только полагаться на сбор сведений от работников и клиентов. К этому выводу я пришел опытным путем. И это не раз меня выручало. Как примеру сегодня.
Позвонил сотрудник, скажу сразу, не из легких по характеру. И начал «с порога» брюзжать. Что вот, мол, я один работаю, остальные только и делают, что «чай пьют». Плюс, попытался мне доказать что я ничего не знаю, так как сижу в кабинете, а он работает «в поле», и мне из оного ничего не видно. Да еще в таком недовольном, претензионном тоне. Хотя ему уже ранее, не раз говорил о принципе работы нашего отдела, как передаются заявки, и кем передаются. Так как я ежедневно выгружаю показатели работы каждой рабочей единицы, то заранее знал, что он лукавит, ну или заблуждается. Когда работник не прав, и передает в подобном тоне обращение, не совсем приятно это выслушивать. Но себя стараюсь держать в рамках, и не поддаваться на его настроение. Тем более, некоторые специально провоцируют на конфликт по разным причинам.
Так вот, я тут же, при нем, открываю в компьютере таблицу, которую ежедневно наполняю и начинаю перечислять показатели работы каждого. Как я и думал, он находилсвя в «турнирной таблице» ровно посерёдке. Он что-то промычал, но делать нечего, пришлось согласиться, и мы пошли разбирать второй вопрос. Здесь также я оказался прав, напомнив ему, как работают служебные процессы, и в доказательство направил фото приложений с временными отметками. Тон я выдерживал при этом нейтральный – не грубил, но ласковым его тоже было назвать нельзя. Закончили разговор на том, что он меня понял, и что не только он один, оказывается, работает в организации.
Отдельно хочется сказать о таких людях: пока с кем-то не поругается, день у такого человека пройдет бездарно. А поругавшись с кем-то, его внутренний миропорядок приходит в равновесие, а если он еще смачно с кем-то это обсудит из таких же коллег, людей, то, безусловно, день у него удался.
Если письмо готовится по запросу госорганов, то здесь обязательно необходимо как можно быстрее его подготовить, потому что есть свои сроки подачи документа. Ну и конечно более тщательная проверка собираемых сведений. Немаловажно ответить на запрос строго по существу. Чтобы у получателя истребовавшего документ, не возникло дополнительных вопросов. А это может привести к последующему запросу, который в свою очередь выведет на определенные большие и малые проблемы. Зная сколько у нас в стране контролирующих органов, то важно сохранять определенную дистанцию с ними.
Также с некоторых пор, не отвечаю на устные запросы – конечно, насколько это получается, а если уж никак не удается, то отвечаю размыто, переводя разговор на то, что необходим письменный запрос – лишь с одной целью, не «переболтать» лишнего.